หน้าจอประมวลผลสิ้นเดือน (Monthly Process) – Overview

Posted2026-02-04

Updated2026-02-05

Byadmin

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

หน้าจอ ประมวลผลสิ้นเดือน (Monthly Process) ใช้สำหรับปิดงวดการทำงานในแต่ละเดือนของระบบคลังสินค้า เพื่อคำนวณสรุปยอดคงเหลือยกไป (Balance Carry Forward) สำหรับเป็นยอดต้นงวดของเดือนถัดไป และป้องกันการแก้ไขข้อมูลย้อนหลังในงวดที่ปิดไปแล้ว

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เมนู: Inventory (คลังสินค้า) > Monthly Process (ประมวลผลสิ้นเดือน)
รหัสหน้าจอ: INV060
สิทธิ์การใช้งาน: ต้องเป็นผู้ดูแลระบบหรือหัวหน้างานคลังสินค้าที่มีสิทธิ์ในการประมวลผล (Add/Edit)

3. ขั้นตอนการทำงาน (Main Processes)

3.1 การตรวจสอบข้อมูลก่อนปิดงวด (Pre-closing Check)

ก่อนจะเริ่มประมวลผลสิ้นเดือนได้ ระบบจะตรวจสอบเอกสารที่ยังค้างคา (In-progress) หากมีเอกสารเหล่านี้ค้างอยู่ จะ ไม่สามารถ เริ่มการประมวลผลได้:

Receiving Invoice (REC010): รายการรับสินค้าที่ยังไม่เสร็จ
Delivery Order (SHP020): รายการเตรียมจัดส่งที่ยังไม่ได้ Confirm
Sales Invoice (SHP040): รายการออกใบกำกับภาษีที่ยังค้างอยู่
Adjustment (INV020): รายการปรับปรุงสต็อกที่ยังไม่สมบูรณ์
Issue (INV030): รายการเบิกสินค้าที่ยังค้างจ่าย
Stock Taking (INV040): รายการตรวจนับสต็อกที่ยังไม่ Update ยอด

หมายเหตุ: ระบบจะมีรายการแจ้งเตือน (In-complete Documents) ขึ้นมาให้ตรวจสอบและคลิกลิงก์ไปจัดการเอกสารเหล่านั้นให้เรียบร้อยก่อน

3.2 การรันประมวลผล (Run Process)

เลือกงวด (Year-Month): เลือกเดือนและปีที่ต้องการปิดงวด
คลิกปุ่ม Run Process:
- ระบบจะเริ่มคำนวณยอดสต็อก ยอดเคลื่อนไหว และยอดคงเหลือสรุป
- ผู้ใช้สามารถดูความคืบหน้า (Progress Bar) และรายละเอียดการทำงาน (Logs) ได้แบบ Real-time
- ผลลัพธ์: ระบบจะคำนวณยอด Inventory Balance และจัดเตรียมข้อมูลสำหรับเดือนถัดไป

3.3 การตรวจสอบและยืนยัน (Confirm Process)

หลังจาก Run Process เสร็จสิ้น (Progress 100%) ให้ตรวจสอบ Logs ว่ามีข้อผิดพลาด (Error) หรือไม่
เมื่อมั่นใจว่าข้อมูลถูกต้อง ให้คลิกปุ่ม Confirm:
- การ Confirm จะเป็นการ ปิดงวดอย่างถาวร
- หลังจากปิดงวดแล้ว จะไม่สามารถบันทึกหรือแก้ไขเอกสารใดๆ ที่มีวันที่ย้อนกลับไปในงวดนั้นได้อีก

3.4 การยกเลิกการประมวลผล (Rollback)

หาก Run Process ไปแล้วแต่ยังไม่ได้กด Confirm และพบว่าต้องการแก้ไขข้อมูลเพิ่มเติม สามารถคลิกปุ่ม Rollback ได้
เงื่อนไข: จะ Rollback ได้ก็ต่อเมื่อยังไม่มีการทำรายการ (Transaction) ใดๆ เกิดขึ้นในงวดถัดไปแล้วเท่านั้น

4. สถานะการประมวลผล (Process Status)

InProgress: อยู่ระหว่างการคำนวณ (ห้ามปิดหน้าจอหรือหยุดการเชื่อมต่อ)
Finished/Successful: ประมวลผลเสร็จสิ้น รอการตรวจสอบและ Confirm
Confirmed: ปิดงวดเรียบร้อยแล้ว ข้อมูลถูกล็อค
Error: เกิดข้อผิดพลาดระหว่างคำนวณ (ตรวจสอบสาเหตุจาก Logs และแก้ไขก่อนรันใหม่)

5. กฎเกณฑ์และเงื่อนไขสำคัญ (Business Rules)

Previous Period Check: ต้องทำการ Confirm ปิดงวดของเดือนก่อนหน้าให้เรียบร้อยก่อนเสมอ จึงจะสามารถรันประมวลผลของเดือนถัดไปได้
No In-progress Items: ระบบไม่อนุญาตให้ปิดงวดหากมียอดสต็อกที่ยัง “ลอย” อยู่ (เช่น รับสินค้าแต่ยังไม่ได้เก็บเข้าที่ หรือเบิกจองแต่ยังไม่ได้จ่ายจริง)
Accounting Alignment: วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของงวด จะถูกอ้างอิงตามค่าที่ตั้งไว้ในหน้าจอ Inventory Period (Master Data)

6. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

ทำไมปุ่ม Run Process เป็นสีเทา กดไม่ได้?
- ตรวจสอบ: ดูรายการ “In-complete Documents” ด้านซ้ายมือ หากมียังมีเอกสารค้างอยู่ ต้องไปปิดงานเหล่านั้นให้ครบก่อน
กด Confirm ไปแล้ว พบว่าลืมคีย์งาน 1 รายการ ต้องทำอย่างไร?
- คำแนะนำ: ตามมาตรฐานระบบจะไม่ให้เปิดงวดใหม่หลังจาก Confirm แล้ว (เพื่อความถูกต้องของบัญชี) ควรปรึกษาผู้ดูแลระบบเพื่อเปิดงวดเป็นกรณีพิเศษ หรือบันทึกรายการปรับปรุง (Adjustment) ในงวดปัจจุบันแทน
รันประมวลผลแล้วค้างที่ 90% นานมาก?
- สาเหตุ: ระบบกำลังคำนวณยอด balance ของทั้งคลังสินค้า หากมีรายการเคลื่อนไหวจำนวนมากอาจใช้เวลา 2-5 นาที โปรดรอจนกว่าจะมีข้อความ Finished ขึ้นมา
ไม่สามารถ Rollback ได้ เพราะมี Transaction ในเดือนถัดไป?
- สาเหตุ: เนื่องจากมียอดสต็อกถูกนำไปใช้ในเดือนปัจจุบันแล้ว การย้อนกลับค่า Balance ของเดือนที่แล้วจะส่งผลกระทบต่อความถูกต้องของสต็อกปัจจุบัน ระบบจึงทำการบล็อกไว้เพื่อความปลอดภัย

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Monthly Process