User Request Overview

Posted2026-02-04

Updated2026-02-04

Byadmin

คู่มือการใช้งาน: คำขอของผู้ใช้ (User Request)

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

หน้าจอ คำขอของผู้ใช้ (User Request) หรือ U/R ถูกออกแบบมาเพื่อให้พนักงานหรือหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร สามารถแจ้งความประสงค์ในการขอซื้อสินค้าหรือบริการ เพื่อส่งต่อเข้าสู่กระบวนการจัดซื้ออย่างเป็นระบบ

หน้าที่หลักของหน้าจอนี้:

บันทึกรายการสินค้าหรือบริการที่ต้องการซื้อ
ตรวจสอบความถูกต้องเบื้องต้นและผ่านการอนุมัติภายในหน่วยงาน
แปลงข้อมูลคำขอให้กลายเป็น ใบขอซื้อ (Purchase Requisition – PR) เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการต่อ

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เส้นทางเมนู (Menu Path): Purchase (จัดซื้อ) > User Request (คำขอของผู้ใช้)

สิทธิ์การใช้งาน (User Permissions):

ผู้ขอซื้อ (Requester): สามารถสร้าง แก้ไข และส่งอนุมัติคำขอของตนเองได้
ผู้อนุมัติ (Approver): สามารถดูข้อมูลคำขอ และทำการอนุมัติ ส่งกลับ หรือปฏิเสธคำขอได้
เจ้าหน้าที่จัดซื้อ (Buyer): สามารถดูคำขอที่ได้รับการอนุมัติแล้ว เพื่อนำไปสร้างใบขอซื้อ (PR)

3. ขั้นตอนการทำงาน (Main Processes)

3.1 การค้นหาข้อมูล (Searching)

ใช้สำหรับตรวจสอบสถานะคำขอที่เคยสร้างไว้:

ปรับปรุงเงื่อนไขการค้นหาในส่วน Advance Search:
- ค้นหาตามช่วงวันที่ (Request Date Range)
- ค้นหาตามเลขที่เอกสาร (U/R No.)
- ค้นหาตามชื่อสินค้า หรือศูนย์ต้นทุน (Cost Center)
- ค้นหาตามสถานะ (Status) เช่น เฉพาะที่ “ระหว่างอนุมัติ”
กดปุ่ม Search เพื่อแสดงรายการ

3.2 การสร้างเอกสารใหม่ (Create User Request)

กดปุ่ม Add New (+)
ส่วนหัวเอกสาร (Header Information):
- Request Date: เลือกวันที่ต้องการทำรายการ (ระบบจะ default วันที่ปัจจุบัน)
- Division: แผนกของผู้ขอ (ระบบดึงข้อมูลมาให้อัตโนมัติ)
- Cost Center: ระบุศูนย์ต้นทุนหลักที่รับผิดชอบค่าใช้จ่าย
- Remark: ระบุเหตุผลหรือความจำเป็นในการขอซื้อ
ส่วนรายละเอียด (Item Details):
- คลิก Add Item เพื่อเลือกจากฐานข้อมูลสินค้า
- หรือคลิก Add เพื่อกรอกชื่อสินค้าเอง (ในกรณีที่เป็นบริการหรือสินค้าไม่มีในฐานข้อมูล)
- ระบุจำนวน (Qty), หน่วยนับ (Unit) และ วันที่ต้องการสินค้า (Required Date)
กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูลเบื้องต้น (สถานะจะเป็น New)

3.3 กระบวนการอนุมัติ (Approval Process)

เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้ดำเนินการดังนี้:

ส่งอนุมัติ (Send to Approve): กดปุ่มนี้เพื่อให้ระบบส่งข้อมูลไปยังผู้อนุมัติตามลำดับขั้น (สถานะเปลี่ยนเป็น During Approve)
การพิจารณา: ผู้อนุมัติสามารถตัดสินใจได้ 3 รูปแบบ:
- อนุมัติ (Approve): หากเป็นผู้อนุมัติลำดับสุดท้าย ระบบจะส่งข้อมูลไปรอสร้าง PR (สถานะเป็น Approved)
- ส่งกลับแก้ไข (Revise): ส่งกลับให้ผู้ขอแก้ไขข้อมูล (สถานะเป็น Revised)
- ปฏิเสธ (Reject): ไม่อนุมัติคำขอนี้ เอกสารจะถูกยกเลิกทันที (สถานะเป็น Cancelled)

3.4 การสร้างใบขอซื้อ (Make PR)

เป็นขั้นตอนสุดท้ายเพื่อส่งงานให้ฝ่ายจัดซื้อ:

แบบอัตโนมัติ: ระบบอาจถูกตั้งค่าให้สร้างใบขอซื้อทันทีที่ได้รับการอนุมัติครบถ้วน
แบบกำหนดเอง: ผู้มีสิทธิ์สามารถกดปุ่ม Make PR จากเอกสารที่สถานะเป็น Approved
ข้อควรทราบ: ในขั้นตอนนี้ ระบบจะแยกใบ PR ออกตามหมวดหมู่สินค้าและผู้รับผิดชอบ (Person in Charge) โดยอัตโนมัติ

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

graph TD
    N[New / Revised] -- ส่งอนุมัติ --> DA[During Approve]
    DA -- แก้ไข --> DA
    DA -- ส่งกลับ --> N
    DA -- อนุมัติ --> AP[Approved]
    DA -- ปฏิเสธ --> C[Cancelled]
    AP -- สร้างใบขอซื้อ --> I[Issued]
    N -- ยกเลิก --> C

รายละเอียดของสถานะ:

New (ใหม่): ทะเบียนใหม่ที่ยังไม่ได้ส่งอนุมัติ สามารถแก้ไขหรือลบได้
During Approve (ระหว่างอนุมัติ): อยู่ในขั้นตอนการพิจารณา ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
Approved (อนุมัติแล้ว): ผ่านการอนุมัติครบถ้วน รอการสร้างใบ PR
Revised (ส่งกลับแก้ไข): ผู้อนุมัติมีคำถามหรือต้องการให้แก้ข้อมูล ให้แก้ไขแล้วส่งอนุมัติใหม่
Issued (ออกเอกสารแล้ว): ข้อมูลถูกส่งไปยังระบบจัดซื้อ (PR) เรียบร้อยแล้ว สิ้นสุดกระบวนการ UR
Cancelled (ยกเลิก): เอกสารถูกยกเลิกโดยผู้ใช้งาน หรือถูกปฏิเสธโดยผู้อนุมัติ

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

Auto-Gen Number: ระบบจะออกเลขที่ใบ UR ให้โดยอัตโนมัติเมื่อกดบันทึกครั้งแรก
Status Locking: เมื่อเอกสารเข้าสู่สถานะ During Approve หรือ Issued ระบบจะล็อคข้อมูลทั้งหมดไม่ให้มีการแก้ไข เพื่อความถูกต้องของข้อมูล
PR Splitting: เมื่อมีการสร้าง PR ระบบจะนำรายการใน UR มาจัดกลุ่มใหม่ตามแผนกและผู้รับผิดชอบที่ดูแลสินค้านั้นๆ (เช่น สินค้าคอมพิวเตอร์ไปส่งที่ฝ่ายไอที, วัสดุสำนักงานไปส่งที่ฝ่ายจัดสื่อทั่วไป) แม้จะขอมาในใบ UR ใบเดียวกันก็ตาม
Notification: ระบบจะส่งการแจ้งเตือน (Notification/Email) ไปยังผู้อนุมัติเมื่อมีรายการใหม่ส่งเข้ามา และแจ้งผู้ขอเมื่อผลการพิจารณาออกมาแล้ว

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

สินค้าซ้ำ: ในเอกสารหนึ่งใบ ไม่ควรมีสินค้าชนิดเดียวกันที่มีวันที่ต้องการ (Required Date) เป็นวันเดียวกันซ้ำกันเกิน 1 รายการ
จำนวนติดลบ: ระบบไม่อนุญาตให้กรอกจำนวนสินค้าเป็นค่าติดลบ หรือเป็น 0
วันที่ย้อนหลัง: วันที่ต้องการสินค้า (Required Date) ควรเป็นวันที่ปัจจุบันหรือในอนาคตเท่านั้น
การยกเลิก: หากมีการสร้าง PR (Issued) ไปแล้ว จะไม่สามารถยกเลิกใบ UR ได้ ต้องไปดำเนินการที่ใบ PR แทน
ฟิกซ์ข้อมูล: แผนก (Division) ของใบ UR จะถูกฟิกซ์ตามสิทธิ์ของผู้ใช้งานที่ Login ไม่สามารถเปลี่ยนข้ามแผนกเองได้โดยไม่ได้รับอนุญาต

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

Q: ทำไมกดปุ่ม Send to Approve ไม่ได้? A: ตรวจสอบว่ากรอกข้อมูลที่มีเครื่องหมายดอกจัน () ครบถ้วนหรือไม่ และสถานะเอกสารต้องเป็น New หรือ Revised เท่านั้น*

Q: จะทราบได้อย่างไรว่าตอนนี้เอกสารอยู่ที่ใคร? A: สามารถกดปุ่ม Approve History เพื่อดูรายชื่อผู้อนุมัติที่ดำเนินการแล้ว และผู้ที่กำลังรอการพิจารณา

Q: ถ้าส่งอนุมัติไปผิดคน ต้องทำอย่างไร? A: ติดต่อผู้อนุมัติคนนั้นให้กดปุ่ม Revise เพื่อส่งเอกสารกลับมาให้เราแก้ไข หรือติดต่อ Admin เพื่อดึงเรื่องกลับ

Q: สินค้าที่จะขอซื้อไม่มีในรายการให้เลือก? A: สามารถใช้ฟังก์ชั่น Add (Manual) เพื่อพิมพ์ชื่อสินค้าและหน่วยนับเองได้ แต่ควรระบุรายละเอียดในหมายเหตุให้ชัดเจนเพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อหาได้ถูกต้อง

Q: ทำไมในใบ UR มีสินค้า 10 รายการ แต่ตอนเป็น PR ถึงแยกเป็น 2 ใบ? A: เป็นการทำงานปกติของระบบ โดยระบบจะแยกใบ PR ตามผู้รับผิดชอบจัดซื้อ (PIC) ของหมวดหมู่สินค้านั้นๆ เพื่อความรวดเร็วในการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ

8. กระบวนการถัดไป (Next Steps)

เมื่อใบ UR เปลี่ยนสถานะเป็น Issued ข้อมูลจะไหลเข้าสู่หน้าจอ:

Purchase Requisition (ใบขอซื้อ): เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อยืนยันราคา คัดเลือกซัพพลายเออร์ และออกใบสั่งซื้อ (PO) ต่อไป

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

User Request