Stock Taking Overview

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

ใช้สำหรับกระบวนการตรวจนับสินค้าคงคลังและปรับปรุงยอดในระบบให้ตรงกับจำนวนที่มีอยู่จริง (Physical Count) โดยระบบจะช่วยอำนวยความสะดวกตั้งแต่การเตรียมข้อมูลนับยอด การพิมพ์รายการตรวจนับ การบันทึกผลการนับ และการปรับปรุงยอดสต็อกอัตโนมัติแยกตามตำแหน่งเก็บ (Location)

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

• เมนูหลัก: Inventory -> Stock Taking

3. Main Processes

การเตรียมข้อมูลนับยอด (Prepare Process)

เป็นขั้นตอนแรกเพื่อ “กวาดยอด” สินค้าคงเหลือในระบบ ณ ขณะนั้นมาเป็นฐานในการตรวจนับ

1. เข้าไปที่หน้าจอ Prepare Process
2. ระบุวันที่นับยอด (Stock Taking Date) โดยต้องอยู่ภายในงวดบัญชีที่เปิดอยู่
3. ระบุหมายเหตุ (Remark) ถ้ามี
4. กดปุ่ม Prepare เพื่อให้ระบบสร้างเอกสารนับยอดและดึงรายการสินค้าพร้อมยอดคงเหลือในระบบ (System Qty) มาเก็บไว้
   • หมายเหตุ: หากมีการทำ Prepare ซ้ำในวันเดียวกัน ระบบจะถามเพื่อยืนยันการเขียนทับข้อมูลเดิม

การพิมพ์รายการตรวจนับ (Print Checking List)

1. เข้าไปที่หน้าจอ Print Checking List
2. เลือกเลขที่เอกสารนับยอดที่ต้องการ
3. สามารถเลือกกรองข้อมูลตามประเภทสินค้า หรือตำแหน่งเก็บได้
4. กดปุ่ม Print PDF หรือ Export Excel เพื่อนำเอกสารไปใช้ในการจดบันทึกยอดนับจริง

การบันทึกผลการตรวจนับ (Stock Taking Entry)

1. เข้าไปที่หน้าจอ Stock Taking Entry
2. เลือกตำแหน่งเก็บ (Location) ที่ต้องการบันทึกยอดนับ
3. ระบบจะแสดงรายการสินค้าทั้งหมดที่มีอยู่ในตำแหน่งเก็บนั้น
4. ระบุจำนวนที่นับได้จริงในช่อง Count Qty
   • ระบบจะคำนวณผลต่าง (Diff Qty) ให้โดยอัตโนมัติ
   • หากยอดนับตรงกับยอดในระบบ สามารถกดปุ่ม Copy เพื่อดึงยอดจากระบบมาใส่ในช่องยอดนับได้ทันที
5. กรณีพบสินค้าที่ไม่มีในรายการ (สินค้าส่วนเกิน) สามารถกดปุ่ม Add Item เพื่อเพิ่มรายการสินค้าและระบุล็อตที่พบได้
6. กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูล

การปรับปรุงยอดสต็อก (Update Process)

เป็นขั้นตอนสุดท้ายเพื่อนำผลต่างจากการนับไปปรับปรุงยอดสินค้าคงคลังจริงในระบบ

1. เข้าไปที่หน้าจอ Update Process
2. เลือกตำแหน่งเก็บที่บันทึกยอดนับเสร็จสิ้นแล้ว
3. ระบบจะแสดงกราฟสรุปสถานะการนับ (เช่น จำนวนรายการที่นับแล้ว, รายการที่มีผลต่าง, รายการที่ยังไม่ได้นับ)
4. กดปุ่ม Run Update เพื่อยืนยันการปรับยอด
   • ระบบจะสร้างรายการเคลื่อนไหวสินค้า (Transaction) เพื่อปรับยอดสต็อกให้เท่ากับยอดที่นับได้จริง
   • เมื่อปรับยอดเสร็จสิ้น ตำแหน่งเก็บนั้นจะถูกทำเครื่องหมายว่า Updated และไม่สามารถแก้ไขยอดนับได้อีก

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

Mermaid Diagram

แก้ไขเพิ่มเติมเริ่มกระบวนการPrepare Process
เตรียมข้อมูลนับยอดPrint Checking List
พิมพ์รายการตรวจนับStock Taking Entry
บันทึกผลการนับUpdate Process
ปรับปรุงยอดสต็อกเสร็จสิ้นราย Location

รายละเอียดสถานะและขั้นตอน

• Prepared (เตรียมข้อมูลแล้ว): ระบบสร้างเลขที่เอกสารและเก็บยอดคงเหลือเริ่มต้นไว้แล้ว ผู้ใช้สามารถเริ่มพิมพ์เอกสารและบันทึกยอดนับได้
• In Progress (กำลังบันทึก): อยู่ระหว่างการบันทึกยอดนับในหน้าจอ Entry สามารถแก้ไขยอดนับได้ตลอดเวลาจนกว่าจะมีการ Run Update
• Updated / Adjusted (ปรับปรุงยอดแล้ว): ตำแหน่งเก็บที่ถูก Run Update แล้ว จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลยอดนับได้อีก เพื่อป้องกันความซ้ำซ้อนของข้อมูลสต็อก

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

• การดึงยอดคงเหลือ (System Qty Snapshot): ระบบจะบันทึกยอดคงเหลือของสินค้าทุกรายการ ณ เวลาที่กด Prepare เพื่อใช้เป็นตัวเปรียบเทียบ
• การคำนวณผลต่าง (Auto Calculation): ระบบคำนวณ Diff Qty ทันทีเมื่อมีการระบุยอดนับ (Count Qty)
• การตรวจสอบการเคลื่อนไหวระหว่างนับ (Real-time Validation): หากมีการเบิกหรือรับสินค้าในระหว่างที่ผู้ใช้กำลังบันทึกยอดนับ ระบบจะแจ้งเตือนและบังคับให้โหลดข้อมูล On-hand ใหม่เพื่อป้องกันยอดนับผิดพลาด
• การสร้างรายการปรับยอด (Auto Transaction): เมื่อกด Run Update ระบบจะสร้างรายการ Adjustment (In/Out) ให้อัตโนมัติเพื่อให้ยอดสต็อกปัจจุบันตรงกับยอดที่นับได้

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

การตรวจสอบข้อมูล (Data Validations)

• งวดบัญชี (Period): วันที่นับยอดต้องอยู่ภายในงวดบัญชีที่เปิดอยู่เท่านั้น
• ลำดับวันที่: ไม่สามารถนับยอดย้อนหลังไปก่อนวันที่นับยอดครั้งล่าสุดได้
• ยอดนับติดลบ: ไม่อนุญาตให้ระบุยอดนับเป็นค่าลบ

ข้อจำกัดตามสถานะ (Status-based Restrictions)

• Location Adjusted: ตำแหน่งเก็บที่ทำการ Run Update ไปแล้ว จะถูก Lock ไม่ให้แก้ไขยอดนับในหน้าจอ Entry
• Prepare Lock: หากยังไม่ได้ทำขั้นตอน Prepare จะไม่สามารถเข้าใช้งานหน้าจอ Entry หรือ Print ได้

ข้อจำกัดอื่นๆ (Other Restrictions)

• สต็อกติดลบ (Negative Stock): หากตำแหน่งเก็บไม่ได้รับอนุญาตให้สต็อกติดลบ ยอดนับ (Count Qty) จะต้องไม่น้อยกว่าจำนวนสินค้าที่ถูกจองไว้ (Allocate Qty)
• การ Run Update: สามารถทำได้ทีละ 1 ตำแหน่งเก็บ เพื่อความถูกต้องและตรวจสอบได้ง่าย

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

1. คำถาม: ทำไมไม่สามารถเลือกวันที่นับยอดย้อนหลังได้?
   • สาเหตุ: ระบบป้องกันการทำรายการย้อนหลังเข้าไปในงวดที่ปิดไปแล้ว หรือย้อนหลังไปก่อนการนับยอดครั้งก่อนหน้าซึ่งจะทำให้ยอดสะสมผิดพลาด
   • วิธีแก้ไข: ตรวจสอบงวดบัญชีปัจจุบัน และเลือกวันที่นับยอดให้เป็นปัจจุบันหรืออยู่ภายในงวดที่เปิดอยู่
2. คำถาม: ระบบแจ้งเตือนว่า “Some on-hand have been changed” หมายความว่าอย่างไร?
   • สาเหตุ: มีการทำรายการเคลื่อนไหวสินค้า (เช่น การขาย หรือการรับเข้า) ในตำแหน่งเก็บนั้นขณะที่คุณกำลังเปิดหน้าจอบันทึกยอดนับอยู่
   • วิธีแก้ไข: กดตกลงเพื่อให้ระบบโหลดค่า On-hand ล่าสุดมาแสดงใหม่ แล้วจึงตรวจสอบและบันทึกยอดนับอีกครั้ง
3. คำถาม: พบสินค้าในคลังแต่ไม่มีชื่อในรายการนับยอด ต้องทำอย่างไร?
   • สาเหตุ: สินค้านั้นอาจไม่มีมียอดคงเหลือในระบบ ณ วันที่ทำ Prepare
   • วิธีแก้ไข: ใช้ปุ่ม Add Item ในหน้าจอ Entry เพื่อเพิ่มรายการสินค้า ระบุล็อต และใส่จำนวนที่นับได้จริง
4. คำถาม: ทำไมปุ่ม Run Update ในหน้าจอ Update Process ถึงเป็นสีเทาหรือกดไม่ได้?
   • สาเหตุ: คุณอาจยังไม่ได้เลือกตำแหน่งเก็บ หรือตำแหน่งเก็บนั้นได้รับการปรับยอด (Updated) ไปเรียบร้อยแล้ว
   • วิธีแก้ไข: ตรวจสอบสถานะของตำแหน่งเก็บในรายการ หากมีคำว่า (Updated) ต่อท้าย แสดงว่าดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว
5. คำถาม: หาก Run Update ผิดตำแหน่งเก็บ สามารถแก้ไขได้หรือไม่?
   • สาเหตุ: เมื่อ Run Update แล้ว ระบบจะบันทึกรายการเคลื่อนไหวเข้าสต็อกทันที
   • วิธีแก้ไข: ไม่สามารถยกเลิกการ Run Update ได้โดยตรง หากต้องการแก้ไขให้ใช้เมนู Inventory Adjustment เพื่อปรับยอดให้ถูกต้องตามจริงอีกครั้ง หรือทำการนับยอดใหม่ในวันถัดไป