Shipment Overview

Posted2026-02-04

Updated2026-02-04

BySystem

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

ใช้สำหรับตัดสต็อกสินค้าเพื่อส่งมอบให้ลูกค้าอย่างรวดเร็วและง่ายดาย
รองรับการส่งสินค้าทั้งแบบระบุรายการเอง (Manual) และการส่งสินค้าโดยอ้างอิงจากใบจองสินค้า (Delivery Order)
ช่วยในการบริหารจัดการสต็อกสินค้าให้ลดลงตามการส่งออกจริง (Shipment Out) หรือเพิ่มขึ้นกรณีรับคืน (Shipment Return)

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เข้าใช้งานผ่านเมนู Shipment > Shipment

3. Main Processes

การสร้างเอกสาร (Create)

ระบุข้อมูลหลัก: เลือกวันที่ส่งสินค้า (Ship Date), ลูกค้า (Customer) และประเภทการส่ง (Ship Type)
การเพิ่มรายการสินค้า:
- Add Detail (Manual): กดปุ่มเพิ่มรายการเพื่อเลือกสินค้าจากสต็อกที่มีอยู่จริงในคลัง โดยสามารถเลือก Lot และ Location ที่ต้องการได้
- Delivery Order: กดปุ่ม Delivery Order เพื่อดึงรายการสินค้าที่ได้ทำการจองไว้แล้วจากหน้าจอ Delivery Order มาใช้งาน ระบบจะดึงข้อมูลลูกค้าและรายการสินค้ามาให้โดยอัตโนมัติ
ระบุจำนวน: ใส่จำนวนที่ต้องการส่ง (Ship Qty) โดยระบบจะตรวจสอบไม่ให้เกินจำนวนที่มีอยู่ในสต็อกหรือจำนวนที่จองไว้

การแก้ไขเอกสาร (Update)

สามารถแก้ไขข้อมูลทั่วไป เช่น เลขที่เอกสารอ้างอิง (Ref Doc No.) หรือหมายเหตุ (Remark) ได้ตลอดเวลาในสถานะ Active
สามารถปรับปรุงจำนวนสินค้าที่ส่ง (Ship Qty) หรือลบรายการสินค้าบางรายการออกได้ ระบบจะทำการปรับปรุงสต็อกให้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการบันทึก

การยกเลิกเอกสาร (Cancel)

Cancel Selected: เลือกรายการสินค้าที่ต้องการยกเลิกในตารางแล้วกดปุ่ม Delete (ถังขยะ)
Cancel All: หากยกเลิกรายการสินค้าทั้งหมดในเอกสาร สถานะของเอกสารจะเปลี่ยนเป็น Cancelled (ยกเลิก) โดยอัตโนมัติ และสินค้าจะถูกคืนกลับเข้าสู่สต็อกที่พร้อมใช้งานทันที

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

Delete all detailsCancel headerActiveCancelled

Active (ใช้งานอยู่)
- ทำอะไรได้: เพิ่ม/ลบรายการสินค้า, แก้ไขจำนวนส่ง, แก้ไขข้อมูลอ้างอิงและหมายเหตุ
- ทำอะไรไม่ได้: –
- การเปลี่ยนสถานะ: เมื่อมีการยกเลิกรายการทั้งหมดจะเปลี่ยนเป็น Cancelled
Cancelled (ยกเลิก)
- ทำอะไรได้: ดูข้อมูลได้อย่างเดียว
- ทำอะไรไม่ได้: แก้ไขข้อมูลใดๆ หรือนำกลับมาใช้งานใหม่
- การเปลี่ยนสถานะ: เป็นสถานะสุดท้าย

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

Inventory Sync: ระบบจะทำการตัดสต็อก (Out) หรือรับคืนสต็อก (In) ทันทีที่มีการบันทึกเอกสาร โดยไม่ต้องรอการยืนยันหลายขั้นตอน
Delivery Order Update: หากมีการอ้างอิงใบจองสินค้า (D/O) ระบบจะไปอัปเดตจำนวนที่ส่งแล้ว (Shipped Qty) ในใบ D/O นั้นๆ ให้อัตโนมัติ เพื่อป้องกันการส่งซ้ำหรือส่งเกิน
Unit Conversion: หากหน่วยที่ใช้ส่งสินค้าต่างจากหน่วยที่เก็บในสต็อก ระบบจะคำนวณจำนวนในหน่วยสต็อก (Inventory Qty) ให้โดยอัตโนมัติตามอัตราการแปลงหน่วยที่กำหนดไว้
Running Number: ระบบจะสร้างเลขที่ใบส่งสินค้า (Shipment No.) ให้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการบันทึกครั้งแรก

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

การตรวจสอบข้อมูล (Data Validations)

Shipment Date: วันที่ส่งสินค้าต้องอยู่ในงวดบัญชีที่เปิดอยู่ (Inventory Period) เท่านั้น
Stock Validation: จำนวนที่ส่งต้องไม่เกินจำนวนสินค้าที่พร้อมใช้งาน (Available Qty) ใน Lot และ Location นั้นๆ
Mandatory Fields: ต้องระบุวันที่ส่งสินค้า, ประเภทการส่ง และต้องมีรายการสินค้าอย่างน้อย 1 รายการ

ข้อจำกัดตามสถานะ (Status-based Restrictions)

เอกสารที่อยู่ในสถานะ Cancelled จะไม่สามารถแก้ไขหรือลบข้อมูลได้

ข้อจำกัดอื่นๆ (Other Restrictions)

หากมีการดึงข้อมูลจาก Delivery Order มาแล้ว ระบบจะล็อคไม่ให้เปลี่ยนประเภทการส่งและลูกค้า เพื่อให้ข้อมูลตรงตามใบจองสินค้าต้นทาง
สินค้าที่เลือกต้องมีอัตราการแปลงหน่วย (Unit Conversion) ที่ถูกต้องระหว่างหน่วยที่ส่งและหน่วยสต็อก

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

ทำไมบันทึกเอกสารไม่ได้ และระบบแจ้งว่า “Invalid Period”?
- สาเหตุ: วันที่ส่งสินค้า (Ship Date) ไม่อยู่ในช่วงวันที่ของงวดบัญชีปัจจุบันที่เปิดอยู่
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบและระบุวันที่ส่งสินค้าให้ถูกต้องตามงวดบัญชี หรือติดต่อแผนกบัญชี/คลังสินค้าเพื่อเปิดงวดใหม่
ทำไมจำนวนสินค้าในสต็อกไม่พอ ทั้งที่ตรวจสอบในคลังแล้วมีของ?
- สาเหตุ: สินค้าใน Lot หรือ Location นั้นอาจถูกจองไว้ในเอกสารอื่น (เช่น Delivery Order ใบอื่น) หรืออยู่ใน Location ที่ไม่อนุญาตให้ส่งออก
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบจำนวนที่พร้อมใช้งาน (Available Qty) ในหน้าจอ On-hand หรือตรวจสอบว่ามีการจองค้างไว้ใน D/O ใบอื่นหรือไม่
สามารถส่งสินค้าเกินจำนวนที่ระบุไว้ใน Delivery Order ได้ไหม?
- สาเหตุ: ระบบไม่อนุญาตให้ส่งเกินจำนวนที่จองไว้ (Outstanding Qty) เพื่อป้องกันการส่งสินค้าผิดพลาด
- วิธีแก้ไข: หากต้องการส่งเพิ่ม ต้องไปแก้ไขจำนวนในใบ Delivery Order ต้นทางให้เรียบร้อยก่อน หรือเพิ่มรายการแบบ Manual (หากนโยบายบริษัทอนุญาต)
ถ้าต้องการเปลี่ยนลูกค้าหลังจากดึงข้อมูลจาก D/O มาแล้ว ต้องทำอย่างไร?
- สาเหตุ: ระบบล็อคข้อมูลลูกค้าไว้เพื่อให้สอดคล้องกับใบจองสินค้า
- วิธีแก้ไข: ต้องลบรายการสินค้าที่อ้างอิงจาก D/O ออกให้หมดก่อน ระบบจึงจะเปิดให้เลือกเปลี่ยนลูกค้าใหม่ได้
ทำไมปุ่มบันทึก (Save) ถึงกดไม่ได้?
- สาเหตุ: ข้อมูลที่จำเป็นยังระบุไม่ครบถ้วน เช่น ยังไม่ได้เลือกรายการสินค้า หรือจำนวนที่ระบุเป็น 0 หรือเกินกว่าสต็อกที่มี
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบว่าระบุวันที่, ลูกค้า และรายการสินค้าครบถ้วนแล้ว และจำนวนส่งต้องถูกต้องตามเงื่อนไขสต็อก

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Shipment

Shipment Report

Shipment Overview

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

3. Main Processes

การสร้างเอกสาร (Create)

การแก้ไขเอกสาร (Update)

การยกเลิกเอกสาร (Cancel)

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

การตรวจสอบข้อมูล (Data Validations)

ข้อจำกัดตามสถานะ (Status-based Restrictions)

ข้อจำกัดอื่นๆ (Other Restrictions)

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

Settings detail:

Information details