Sale Order Overview

Posted2026-02-04

Updated2026-02-04

Byadmin

คู่มือการใช้งาน: ใบสั่งขาย (Sale Order)

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

หน้าจอ ใบสั่งขาย (Sale Order) หรือ S/O ใช้สำหรับบันทึกคำสั่งซื้อจากลูกค้า เพื่อนำข้อมูลไปวางแผนการผลิต (MRP), เตรียมการจัดส่งสินค้า (Delivery Order) และออกใบแจ้งหนี้ (Sales Invoice) ต่อไป

หน้าที่หลักของหน้าจอนี้:

บันทึกรายละเอียดสินค้า จำนวน ราคา และเงื่อนไขการส่งมอบที่ตกลงกับลูกค้า
จัดการข้อมูลการส่งออก เช่น ท่าเรือปลายทาง และ Shipping Mark
ควบคุมสถานะการส่งมอบสินค้า (Partial/Completed)
รองรับการปรับปรุงรุ่นเอกสาร (Revision)

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เส้นทางเมนู (Menu Path): Sales (ขาย) > Sale Order (ใบสั่งขาย)

3. ขั้นตอนการทำงาน (Main Processes)

3.1 การสร้างใบสั่งขาย (Creation & Detail Management)

กดปุ่ม Add New (+) เพื่อเริ่มสร้างเอกสาร
เลือก Customer (ลูกค้า): ระบบจะดึงข้อมูล Bill To, Ship To, Currency และ Payment Term มาให้อัตโนมัติ
เพิ่มรายการสินค้า:
- กดปุ่ม Add ในแท็บ Details
- เลือกสินค้า (Item) และระบุจำนวน (Qty)
- ราคาต่อหน่วย (Unit Price): ระบบจะพยายามดึงราคาขายล่าสุดตามเงื่อนไขของลูกค้า หากไม่มีราคาในระบบและได้รับสิทธิ์แก้ไข ผู้ใช้สามารถระบุเองได้
- วันที่ต้องการ (Delivery Date): ระบุวันที่ลูกค้าต้องการรับสินค้า

3.2 การยืนยันใบสั่งขาย (Confirmation)

เมื่อตรวจสอบข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม Confirm:

สถานะจะเปลี่ยนจาก New เป็น During
ข้อมูลจะถูกส่งต่อไปยังส่วนงานวางแผน (Planning) และคลังสินค้า
หมายเหตุ: หากระบบตั้งค่า “Auto Generate DO” ไว้ ระบบจะสร้างใบ Delivery Order (DO) ให้ทันทีหลังกด Confirm

3.3 การจัดการส่วนลด (Discount Management)

ผู้ใช้สามารถระบุส่วนลดได้ 2 ระดับ:

ระดับรายการ (Detail Discount): ระบุในแต่ละช่องรายการสินค้า
ระดับท้ายบิล (Header Discount): คลิกที่ยอดส่วนลดท้ายบิลเพื่อระบุส่วนลดรวม (แบบ % หรือจำนวนเงิน)
ระบบอัตโนมัติ: เมื่อใส่ส่วนลดท้ายบิล ระบบจะกระจายยอดส่วนลดไปยังทุกรายการย่อยตามสัดส่วนมูลค่า (Pro-rata distribution) ให้โดยอัตโนมัติ

3.4 การปรับปรุงรุ่นเอกสาร (Revision)

หากต้องการแก้ไขข้อมูลหลังจากยืนยันไปแล้ว แต่ยังไม่มีการส่งสินค้า:

กดปุ่ม Revision
ระบบจะสร้างใบสั่งขายใบใหม่ที่เป็นรุ่นล่าสุด (Revision No. เพิ่มขึ้น) โดยอ้างอิงข้อมูลเดิม
ใบสั่งขายรุ่นเก่าจะถูกอ้างอิงเพื่อเก็บประวัติ

3.5 การปิดงานด้วยมือ (Make Complete)

ในกรณีที่ส่งสินค้าไปแล้วบางส่วน (Partial) และลูกค้าขอยกเลิกยอดค้างส่งที่เหลือ:

เลือกรายการสินค้าที่มีสถานะ Partial
กดปุ่ม Make Complete
สถานะรายการจะเปลี่ยนเป็น Completed ทันที และจะไม่ปรากฏในรายการค้างส่งอีก

3.6 การยกเลิกใบสั่งขาย (Cancellation)

เลือกรายการที่ต้องการยกเลิกแล้วกดปุ่ม Cancel
เงื่อนไข: รายการที่จะยกเลิกได้ต้องมียอดค้างส่ง (Outstanding Qty) เท่ากับยอดสั่งซื้อเดิมเท่านั้น (คือยังไม่มีการทำ DO หรือส่งของเลย)

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

graph TD
    DF[Draft/New] -- Confirm --> D[During]
    D -- มีการส่งของบางส่วน --> P[Partial]
    P -- ส่งครบ หรือ Make Complete --> C[Completed]
    D -- ยกเลิก --> CX[Cancelled]
    D -- ปรับรุ่นเอกสาร --> R[Revision]

รายละเอียดของสถานะ:

New (ใหม่): เอกสารเพิ่งสร้าง ยังสามารถแก้ไขข้อมูลหลักได้ทั้งหมด
During (ระหว่างดำเนินการ): ยืนยันข้อมูลแล้ว พร้อมสำหรับการวางแผนหรือจัดส่ง
Partial (ส่งมอบบางส่วน): มียอดการส่งสินค้า (DO) หรือออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) ไปแล้วบางส่วน
Issued (ออกเอกสารแล้ว): มีการประมวลผลข้อมูลไปสู่ขั้นถัดไปเรียบร้อยแล้ว
Completed (เสร็จสิ้น): ส่งสินค้าครบตามจำนวน หรือถูกปิดงานด้วยมือ
Cancelled (ยกเลิก): เอกสารถูกยกเลิก

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

Auto Price Fetching: ระบบดึงราคาขายอัตโนมัติตามลำดับความสำคัญ (Price List -> Last Sales Price)
Discount Distribution: กระจายส่วนลดท้ายบิลเข้าสู่รายการย่อยเพื่อใช้ในการคำนวณภาษีและต้นทุนที่ถูกต้อง
Auto DO Generation: (ถ้าเปิดใช้งาน) ระบบจะสร้างใบเตรียมส่งของทันทีที่กดยืนยัน S/O
Running Number: ออกเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติเมื่อเริ่มสร้าง (เช่น SO2401-001)

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

Input Validation: ต้องระบุ Customer, Currency และรายการสินค้าอย่างน้อย 1 รายการ
Editing Restriction: เมื่อมีการรับสินค้า (Partial) หรือปิดงาน (Completed) รายการนั้นๆ จะถูกล็อกไม่ให้แก้ไขราคาหรือจำนวน
Export Info: หากเป็นใบสั่งขายประเภทส่งออก (Export) จำเป็นต้องระบุข้อมูลในแท็บ Shipping (Port, Country) ให้ครบถ้วน

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

Q: ทำไมราคาขาย (Unit Price) ไม่ขึ้นให้อัตโนมัติ? A: ตรวจสอบว่าสินค้าดังกล่าวมีการตั้งราคาขายไว้ในระบบ Master หรือมีประวัติการขายให้ลูกค้ารายนี้หรือไม่

Q: สามารถแก้ไขยอดสินค้าหลังจาก Confirm ไปแล้วได้ไหม? A: หากยังไม่มีการทำ DO สามารถกด Revision เพื่อสร้างใบใหม่มาแก้ไขได้ แต่หากมีการส่งของไปแล้วจะไม่สามารถแก้ไขจำนวนที่ส่งไปแล้วได้

Q: ปุ่ม Make Complete ใช้ตอนไหน? A: ใช้เมื่อลูกค้าแจ้งว่ายอดที่ค้างส่งไม่ต้องส่งแล้ว เพื่อให้ระบบปิดสถานะใบ S/O นั้นไม่ให้ค้างอยู่ในรายงาน

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Sales Order