Receive Return Overview

Posted2026-02-05

Updated2026-02-05

Byadmin

คู่มือการใช้งาน: การคืนสินค้าและใบลดหนี้ (Receive Return)

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

หน้าจอ การคืนสินค้าและใบลดหนี้ (Receive Return) หรือที่เรียกทั่วไปว่าหน้าจอทำใบลดหนี้ (Credit Note) หรือใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) มีวัตถุประสงค์เพื่อจัดการรายการปรับลดหรือเพิ่มยอดหนี้ของเจ้าหนี้ (Vendor) หลังจากที่มีการรับสินค้าเขัาไปแล้ว โดยรองรับทั้งกรณีที่มีการคืนสินค้าทางกายภาพ (Physical Return) และกรณีปรับปรุงเฉพาะยอดเงิน

หน้าที่หลักของหน้าจอนี้:

ทำรายการใบลดหนี้ (Credit Note) กรณีคืนสินค้าหรือราคาแพงเกินไป
ทำรายการใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) กรณีที่ราคาต่ำเกินไปหรือรับของเพิ่ม
ตัดสต็อกสินค้าออกโดยอัตโนมัติเมื่อมีการทำรายการคืนสินค้า
อ้างอิงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ (Receive Invoice) ที่สมบูรณ์แล้วเพื่อความถูกต้องของข้อมูล

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เส้นทางเมนู (Menu Path): Receiving (การรับสินค้า) > Receive Return (คืนสินค้า/ใบลดหนี้)

3. ขั้นตอนการทำงาน (Main Processes)

3.1 การเริ่มสร้างเอกสารคืนสินค้า (Creating a Return)

กดปุ่ม Add New (+)
เลือก Return Type (ประเภทการคืน):
- Credit Note (C/N): เลือกเมื่อต้องการปรับลดหนี้ (ยอดหนี้รวมลดลง)
- Debit Note (D/N): เลือกเมื่อต้องการปรับเพิ่มหนี้ (ยอดหนี้รวมเพิ่มขึ้น)
ระบุวันที่ทำรายการ (Return Date) และวันที่ในเอกสาร C/N หรือ D/N (Document Date)
เลือก Supplier (Vendor) ที่ต้องการทำรายการด้วย
เหตุผลในการคืน (Return Reason): ระบุเหตุผลที่ต้องทำรายการคืนสินค้า (เป็นฟิลด์บังคับ)

3.2 การอ้างอิงใบแจ้งหนี้ (Referencing Invoices)

วิธีที่แนะนำที่สุดคือการดึงข้อมูลจากรายการที่เคยรับเข้ามาแล้ว:

กดปุ่ม Add Invoice เพื่อดึงรายการจากใบแจ้งหนี้ที่สมบูรณ์แล้ว
ระบบจะแสดงรายการสินค้าทั้งหมดตามใบแจ้งหนี้ที่เลือก
ระบุจำนวนที่ต้องการคืน (Return Qty) โดยระบบจะตรวจสอบไม่ให้คืนเกินจำนวนที่เคยรับเข้ามาจริง

3.3 การบันทึกรายการคืนสินค้า (Product Return Logic)

ในหน้าจอนี้จะมีตัวเลือกสำคัญคือ “Return Product”:

หากติ๊กถูก (Return Product): หมายถึงมีการส่งสินค้าคืนกลับไปจริงๆ ระบบจะไปตัดสต็อกสินค้าในคลังออก (สำหรับ C/N) หรือเพิ่มเข้า (สำหรับ D/N) พร้อมจัดการหมายเลข Lot ให้ถูกต้อง
หากไม่ติ๊กออก (Financial Only): หมายถึงเป็นการคืนเงินหรือปรับปรุงราคาเท่านั้น โดยไม่มีการเคลื่อนไหวของสินค้าในคลัง

3.4 การตรวจสอบยอดทางการเงิน (Tax & Discount)

ระบบจะคำนวณยอดรวม (Total Amount), ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และยอดสุทธิ (Net Amount) ให้โดยอัตโนมัติ
ผู้ใช้สามารถระบุส่วนลดท้ายบิล (Discount Analysis) หากมีการเจรจาเป็นกรณีพิเศษ

3.5 การยืนยันรายการ (Confirming)

เมื่อตรวจสอบข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม Confirm เพื่อจบกระบวนการ
ระบบจะปรับปรุงยอดหนี้และยอดสต็อกสินค้าทันทีเมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น Completed

3.6 การยกเลิกเอกสาร (Canceling)

หากต้องการยกเลิกรายการที่บันทึกไปแล้ว ให้กดปุ่ม Cancel
ระบบจะดึงสต็อกกลับเข้ามา (สำหรับ C/N) หรือหักออก (สำหรับ D/N) เพื่อให้ยอดคงเหลือกลับไปเป็นเหมือนก่อนเริ่มทำรายการ

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

graph LR
    D[During] -- ยืนยันรายการ --> C[Completed]
    D -- ลบเอกสาร --> X[Deleted]
    C -- ยกเลิกรายการ --> CA[Canceled]

สถานะ: During (กำลังดำเนินการ)
- สามารถ: แก้ไขข้อมูล, เพิ่ม/ลบรายการสินค้า, เปลี่ยนประเภทคืน
- ไม่สามารถ: พิมพ์ใบเสร็จ/ใบลดหนี้ (จนกว่าจะยืนยัน)
- เปลี่ยนเป็น: Completed เมื่อกดปุ่ม “Confirm”
สถานะ: Completed (เสร็จสมบูรณ์)
- สามารถ: พิมพ์เอกสารใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้
- ไม่สามารถ: แก้ไขข้อมูลในหน้าจอได้อีก
- เปลี่ยนเป็น: Canceled เมื่อกดปุ่ม “Cancel”
สถานะ: Canceled (ยกเลิก)
- เป็นสถานะสุดท้ายของเอกสารที่ถูกยกเลิก ไม่สามารถนำกลับมาใช้งานใหม่ได้

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

Inventory Sync: ตัดสินค้าออกจากสต็อกทันทีในกรณี Credit Note + Return Product หรือเพิ่มเข้าในกรณี Debit Note + Return Product
Auto Amount Recalculation: คำนวณ VAT และยอดรวมใหม่ทันทีที่มีการเปลี่ยนราคาหรือจำนวนคืน
Running Number Generation: สร้างเลขที่เอกสาร RS-R (Receive Return) ตามลำดับที่ตั้งค่าไว้
Lot Tracking: จับคู่รายการคืนเข้ากับ Lot สินค้าเดิมที่เคยรับเข้ามาเพื่อความถูกต้องของผู้ส่งและวันหมดอายุ

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

Return Reason Requirement: ต้องระบุเหตุผลในการคืนเสมอ หากไม่ระบุระบบจะไม่ยอมให้ Confirm
Onhand Validation (C/N): กรณีคืนสินค้า (Credit Note) ระบบจะตรวจสอบว่าสินค้าใน Lot นั้นๆ ยังเหลืออยู่ในคลังพอให้ส่งคืนหรือไม่ หากสินค้าไม่มีอยู่แล้วจะไม่สามารถทำรายการได้
Invoice Linkage Restrictions: หากดึงรายการมาจากใบแจ้งหนี้ จำนวนที่คืนรวมทุกใบรวมกันต้องไม่เกินจำนวนเดิมที่เคยรับเข้ามา
Period Control: ไม่สามารถบันทึกข้อมูลย้อนหลังเข้าไปในรอบบัญชีที่ปิดไปแล้วได้
Currency Consistency: สกุลเงินที่ใช้ในใบคืนต้องตรงกับสกุลเงินในใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

Q: ทำไมระบบไม่ยอมให้ Confirm และแจ้งว่า “Available Qty is not enough”? A: สำหรับรายการ Credit Note (คืนสินค้า) ยอดสินค้าในระบบต้องมีอยู่ให้หักออก หากสินค้าถูกขายหรือเบิกออกไปแล้ว คุณต้องนำสินค้าจำนวนนั้นกลับเข้าคลังก่อนจึงจะคืนของตามเอกสารนี้ได้

Q: สามารถคืนสินค้าได้มากกว่าหนึ่งใบแจ้งหนี้ในเอกสารใบเดียวได้หรือไม่? A: ได้ ผู้ใช้สามารถกดปุ่ม Add Invoice หลายครั้งเพื่อเลือกสินค้าจากหลายๆ ใบแจ้งหนี้มาไว้ในใบจัดการคืนใบเดียวได้ (ตราบใดที่เป็นเจ้าหนี้รายเดียวกัน)

Q: ความแตกต่างระหว่าง C/N และ D/N ในหน้าจอนี้คืออะไร? A: C/N (ใบลดหนี้) ใช้เมื่อต้องการลดหนี้ เช่น ของเสีย หรือราคาแพงเกิน ส่วน D/N (ใบเพิ่มหนี้) ใช้เมื่อต้องการเพิ่มยอดหนี้ เช่น รับสินค้าเพิ่มแต่ไม่ได้เปิด PO ใหม่ หรือราคาจริงแพงกว่าหน้าบิลเดิม

Q: ติ๊ก “Return Product” ออกแล้วให้ผลลัพธ์อย่างไร? A: ระบบจะปรับปรุงเพียงยอดเงินและมูลค่าหนี้ในทางบัญชีเท่านั้น แต่จะไม่มีการไปขยับยอดสต็อกสินค้าในคลังของคุณ

Q: ทำไมเปลี่ยนรหัส Supplier (Vendor) ไม่ได้หลังจากเลือกสินค้าไปแล้ว? A: เพื่อป้องกันความสับสนของข้อมูลสินค้าและบัญชี หากต้องการเปลี่ยน Supplier ให้ลบรายการสินค้าทั้งหมดออกก่อนหรือสร้างเอกสารใบใหม่

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Receive Return