วิธีการรับใบแจ้งหนี้จากใบสั่งซื้อ (Receive Invoice from a Purchase Order)

Posted2025-02-05

Updated2026-02-10

Byadmin

ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่เมนูรับใบแจ้งหนี้

(Step 1: Access the Receive Invoice Menu)

ขยายเมนู การรับ (Receive) ทางด้านซ้ายของหน้าจอ
คลิกที่ รับใบแจ้งหนี้ (Receive Invoice) เพื่อเข้าสู่หน้าจอรับใบแจ้งหนี้

ขั้นตอนที่ 2: เปิดแบบฟอร์มเพิ่มใบแจ้งหนี้ใหม่

(Step 2: Open the Add New Form)

คลิกปุ่ม เพิ่มข้อมูลใหม่ (Add New +) ที่มุมขวาบนของหน้าจอรับใบแจ้งหนี้
ระบบจะแสดงแบบฟอร์มข้อมูลการรับใบแจ้งหนี้ (Receive Invoice Information Form)

ขั้นตอนที่ 3: กรอกข้อมูลใบแจ้งหนี้

(Step 3: Fill in the Invoice Information)

กรอกรายละเอียดใบแจ้งหนี้ ดังนี้:

เลขที่ใบแจ้งหนี้ (Invoice No.): ระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้
วันที่ใบแจ้งหนี้ (Invoice Date): ระบุวันที่ในใบแจ้งหนี้ (เช่น 31/10/2024)
วันที่รับสินค้า (Receive Date): ระบุวันที่รับสินค้า
สถานที่จัดเก็บ (Location): เลือกสถานที่จัดเก็บสินค้า
ผู้จำหน่าย (Supplier): เลือกผู้จำหน่ายจากรายการ
สกุลเงิน (Currency): เลือกสกุลเงินของรายการ
เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Term): เลือกเงื่อนไขการชำระเงิน
วันที่เริ่มนับเครดิต (Payment Term Date): ระบุวันที่อ้างอิงตามเงื่อนไขการชำระเงิน
วันครบกำหนดชำระ (Due Date): ระบุวันครบกำหนดชำระเงิน
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT – Withholding Tax): เลือกประเภทภาษี (ถ้ามี)
ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT): เลือกอัตรา VAT ที่ใช้
อัตราแลกเปลี่ยน (Exchange Rate): ระบุอัตราแลกเปลี่ยน (ถ้ามี)
วันที่ผ่านพิธีการศุลกากร (Customs Date): ระบุวันที่ผ่านพิธีการ (ถ้ามี)
เลขที่เอกสารขนส่ง (Transportation No.): ระบุหมายเลขเอกสารขนส่ง (ถ้ามี)
วันที่ขนส่ง (Transportation Date): ระบุวันที่ขนส่ง (ถ้ามี)
หมายเหตุ (Remark): ระบุหมายเหตุเพิ่มเติม (ไม่บังคับ)

ตัวเลือกการรับสินค้า (Check Options)

รับสินค้า (Receive Item): ทำเครื่องหมายเมื่อต้องการรับสินค้า
รับตามใบส่งของ (Receive D/O): ทำเครื่องหมายเมื่อต้องการรับสินค้าตามใบส่งของ (Delivery Order)
ใช้ Lot ใหม่เท่านั้น (Use New Lot No Only): ทำเครื่องหมายหากต้องการสร้าง Lot ใหม่เท่านั้น

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มรายละเอียดใบสั่งซื้อ

(Step 4: Add Purchase Order Details)

คลิกปุ่ม + ใบสั่งซื้อ (+ Purchase Order) เพื่อเลือกใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง
ระบบจะแสดงรายการใบสั่งซื้อที่สามารถเลือกได้
เลือกใบสั่งซื้อที่ต้องการ โดยทำเครื่องหมายในคอลัมน์ D/O No.
คลิก เลือก (Select) เพื่อเพิ่มรายละเอียดใบสั่งซื้อเข้าสู่ใบแจ้งหนี้

ขั้นตอนที่ 5: กรอกรายละเอียดสินค้า

(Step 5: Enter Item Details)

ในหน้าจอรายละเอียดการรับใบแจ้งหนี้ (Receive Invoice Detail Information):

1) ตรวจสอบข้อมูลอ้างอิง (Read-Only Information)

ตรวจสอบข้อมูลที่ระบบแสดง เพื่อยืนยันความถูกต้อง
ข้อมูลส่วนนี้ถูกดึงมาจากใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ และไม่สามารถแก้ไขได้

2) กรอกข้อมูลที่แก้ไขได้ (Editable Fields)

จำนวนตามใบแจ้งหนี้ (Invoice QTY): ระบุจำนวนตามใบแจ้งหนี้ผู้จำหน่าย
จำนวนรับจริง (Receive QTY): ระบุจำนวนสินค้าที่รับจริง
Lot ผู้จำหน่าย (Supplier Lot No.): ระบุเลข Lot จากผู้จำหน่าย (ถ้ามี)

3) ตรวจสอบยอดรวม (Verify Totals)

ตรวจสอบให้แน่ใจว่า มูลค่า (Amount) และ ยอดรวม (Total Amount)
คำนวณถูกต้องตามข้อมูลที่กรอก

4) บันทึกรายละเอียดสินค้า

เมื่อกรอกและตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว
คลิก ตกลง (OK) เพื่อบันทึก และกลับสู่หน้าจอหลักของการรับใบแจ้งหนี้

ขั้นตอนที่ 6: ตรวจสอบและยืนยันข้อมูล

(Step 6: Review and Confirm Details)

ตรวจสอบรายการสินค้าในแท็บ รายละเอียด (Details)
ตรวจสอบข้อมูลสำคัญ เช่น:
- รหัสสินค้า (Item Code)
- ชื่อสินค้า (Item Name)
- จำนวนตามใบแจ้งหนี้ (Invoice QTY)
- ราคาต่อหน่วย (Unit Price)
ปรับแก้ข้อมูลหากจำเป็น

ขั้นตอนที่ 7: บันทึกใบแจ้งหนี้

(Step 7: Save the Invoice)

หลังจากตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดแล้ว
คลิกปุ่ม บันทึก (Save) เพื่อบันทึกข้อมูลการรับใบแจ้งหนี้
สถานะเอกสารจะเปลี่ยนเป็น ร่าง (Draft) หรือ เสร็จสมบูรณ์ (Completed)
ตามข้อมูลที่กรอก

ขั้นตอนที่ 8: ส่งออกหรือพิมพ์ใบรับสินค้า (ไม่บังคับ)

(Step 8: Export or Generate Receiving Slip – Optional)

หากต้องการเอกสารประกอบ
คลิกปุ่ม ส่งออก (Export) หรือ ใบรับสินค้า (Receiving Slip)
กรณีรับสินค้าบางส่วนจากใบสั่งซื้อ
สถานะใบสั่งซื้อจะแสดงเป็น รับบางส่วน (Partial)
หากรับสินค้าครบทั้งหมด
สถานะใบสั่งซื้อจะแสดงเป็น เสร็จสมบูรณ์ (Completed)

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Receive Invoice