Purchase Order Overview

Posted2026-02-04

Updated2026-02-04

Byadmin

คู่มือการใช้งาน: ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

หน้าจอ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) หรือ PO ใช้สำหรับออกเอกสารยืนยันการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการอย่างเป็นทางการกับผู้ขาย (Supplier) โดยข้อมูลส่วนใหญ่จะถูกส่งต่อมาจาก “ใบขอซื้อ (Purchase Request)” ที่ได้รับอนุมัติแล้ว

หน้าที่หลักของหน้าจอนี้:

ตรวจสอบความถูกต้องของรายการสั่งซื้อและเงื่อนไขการค้าก่อนส่งให้ผู้ขาย
ติดตามสถานะความคืบหน้าของการรับสินค้า (Partial/Completed)
บันทึกการยืนยันวันที่จัดส่งจากผู้ขาย (Confirmed Date)
ส่งเอกสารให้ผู้ขายผ่านทางอีเมลโดยตรงจากระบบ

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เส้นทางเมนู (Menu Path): Purchase (จัดซื้อ) > Purchase Order (ใบสั่งซื้อ)

3. ขั้นตอนการทำงาน (Main Processes)

3.1 การค้นหาและตรวจสอบเอกสาร (Search & Review)

หน้าจอหลักจะแสดงรายการใบสั่งซื้อทั้งหมด ผู้ใช้สามารถค้นหาตาม:

เลขที่ใบสั่งซื้อ (PO No.) หรือเลขที่ใบขอซื้อ (PR No.)
ชื่อผู้ขาย (Supplier)
ช่วงวันที่สั่งซื้อ หรือวันที่ต้องการสินค้า
สถานะเอกสาร

3.2 การยืนยันกำหนดส่ง (Confirmed Date)

ผู้จัดซื้อสามารถระบุวันที่ผู้ขายยืนยันจะส่งสินค้า (Confirmed Date) ในระดับรายการสินค้า:

ไปที่แท็บ Details
กรอกวันที่ในคอลัมน์ Confirm Date
กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูล

3.3 การส่งใบสั่งซื้อให้ผู้ขาย (Send PO)

ระบบรองรับการส่งไฟล์ PO ในรูปแบบ PDF ให้ผู้ขายทางอีเมล:

กดปุ่ม Send จากแถบเครื่องมือ (Toolbar)
ระบบจะแนบไฟล์ PDF และส่งไปยังอีเมลที่ระบุไว้ในข้อมูลผู้ขาย (หรืออีเมลผู้ติดต่อ)
ระบบจะบันทึกประวัติการส่งเมลไว้อัตโนมัติ

3.4 การพิมพ์เอกสาร (Printing)

ผู้ใช้สามารถสั่งพิมพ์เอกสารต่างๆ ได้จากหน้าจอนี้:

P/O: พิมพ์ใบสั่งซื้อในรูปแบบ PDF เพื่อใช้เป็นหลักฐานหรือส่งให้ผู้ขาย
D/O: สำหรับรายการที่เป็นการจ้างผลิต (Outsource) สามารถพิมพ์ใบส่งของให้ผู้รับจ้างได้
Barcode: พิมพ์บาร์โค้ดรายการสินค้าเพื่อให้แผนกคลังสินค้าใช้สแกนรับของได้สะดวก

3.5 การปิดงานด้วยมือ (Make Complete)

ในกรณีที่รับสินค้าไม่ครบตามจำนวนสั่งซื้อ แต่ต้องการปิดสถานะ PO นั้น (เช่น ผู้ขายเลิกผลิต หรือไม่ส่งส่วนที่เหลือแล้ว):

เลือกรายการสินค้าที่ต้องการปิดงาน
กดปุ่ม Make Complete
สถานะรายการจะเปลี่ยนเป็น Completed และจะไม่ปรากฏในรายการรอรับของอีก

3.6 การยกเลิกใบสั่งซื้อ (Cancel PO)

สามารถยกเลิกบางรายการหรือทั้งใบได้โดยเลือกรายการและกดปุ่ม Cancel
เงื่อนไข: รายการที่ถูกนำไปทำรับสินค้า (GR) แล้ว หรือมีการรับสินค้าบางส่วน (Partial) จะไม่สามารถยกเลิกได้

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

graph TD
    D[During] -- รับสินค้าครบ --> C[Completed]
    D -- รับสินค้าบางส่วน --> P[Partial]
    P -- รับสินค้าจนครบ --> C
    P -- ปิดงานด้วยมือ --> C
    D -- ยกเลิก --> CX[Cancelled]

รายละเอียดของสถานะ:

During (ระหว่างดำเนินการ): ออกเอกสารเรียบร้อยแล้ว รอผู้ขายส่งมอบสินค้า
Partial (รับสินค้าบางส่วน): มียอดการรับสินค้าเข้ามาแล้วบางส่วน แต่ยังไม่ครบตามจำนวนสั่ง
Completed (เสร็จสิ้น): รับสินค้าครบถ้วนตามจำนวน หรือถูกปิดงานด้วยมือ (Make Complete)
Cancelled (ยกเลิก): รายการสั่งซื้อถูกยกเลิก (ต้องไม่มีการรับสินค้าเกิดขึ้นก่อนหน้า)

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

Auto-Status Update: ระบบจะเปลี่ยนสถานะจาก During -> Partial หรือ Completed ให้อัตโนมัติทันทีที่มีการบันทึกการรับสินค้า (Goods Receipt) เข้ามาในระบบ
Email Notification: กระบวนการ “Send PO” จะดึงข้อมูลอีเมลผู้ขายมาให้อัตโนมัติ พร้อมแนบไฟล์ PDF ที่ถูกสร้างใหม่ล่าสุด
Inventory Sync (Outsource): สำหรับงานจ้างผลิต ระบบจะทำการตัดสต็อกวัตถุดิบ (Issue) ให้อัตโนมัติเมื่อมีการยกเลิกหรือจัดการรายการ Outsource

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

Lock After GR: เมื่อมีการรับสินค้า (Status: Partial/Completed) ข้อมูลส่วนหัวเอกสารและรายการสินค้าที่รับแล้วจะถูกล็อก ไม่สามารถแก้ไขราคาหรือจํานวนได้
Cancellation Rule: ห้ามยกเลิกรายการที่มีประวัติการรับสินค้า (Receives) ที่ยังมีผลอยู่
Outsource Rule: เฉพาะสินค้าที่ตั้งค่าเป็น Outsource เท่านั้นที่จะแสดงปุ่มจัดการงานจ้างทำและสามารถพิมพ์ D/O ได้

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

Q: ทำไมปุ่ม Save เป็นสีเทา กดไม่ได้? A: ตรวจสอบสถานะเอกสาร หากเป็น Completed หรือถูกยกเลิกไปแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลเพื่อบันทึกได้อีก

Q: ทำไมไม่สามารถยกเลิกรายการสินค้าได้? A: สาเหตุส่วนใหญ่เกิดจากรายการนั้นมีการทำรับเข้า (GR) ไปแล้ว ต้องไปทำการยกเลิกใบรับสินค้าก่อน จึงจะกลับมายกเลิกรายการใน PO ได้

Q: ต้องการแก้ไขราคาต่อหน่วยหลังจากออก PO ไปแล้วทำได้ไหม? A: หากยังไม่มีการรับของ สามารถแก้ไขได้โดยกด Save แต่หากมีการรับของแล้ว (Partial) ต้องทำการยกเลิกรับของออกไปก่อนระบบจึงจะปลดล็อกให้แก้ไขราคา

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Purchase Order