Payment Term Overview

Posted2026-02-05

Updated2026-02-05

BySystem

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

ใช้สำหรับจัดการข้อมูลเงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Term) เพื่อกำหนดระยะเวลาและเงื่อนไขในการชำระเงินสำหรับลูกค้า (Customer) และผู้จำหน่าย (Supplier)
ช่วยให้ระบบสามารถคำนวณวันครบกำหนดชำระเงิน (Due Date) ในเอกสารซื้อและขายได้อย่างถูกต้องตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เข้าใช้งานผ่านเมนู: Master > Payment Term (รหัสหน้าจอ: MAS140)

3. Main Processes

การสร้างข้อมูล (Create): ผู้ใช้สามารถเพิ่มเงื่อนไขการชำระเงินใหม่ โดยระบุรหัส ชื่อ และกำหนดเงื่อนไขจำนวนวัน/เดือน/ปี
การแก้ไขข้อมูล (Update): สามารถแก้ไขรายละเอียดชื่อและเงื่อนไขเวลาได้ (ยกเว้นรหัสเงื่อนไขการชำระเงินที่ไม่สามารถแก้ไขได้)
การลบข้อมูล (Delete): สามารถลบเงื่อนไขการชำระเงินที่ไม่ต้องการใช้งานแล้วออกจากระบบ (Soft Delete) โดยข้อมูลจะยังคงอยู่ในระบบแต่จะไม่ถูกนำไปแสดงผลในการใช้งานปกติ
การกู้คืนข้อมูล (Recover): สามารถกู้คืนข้อมูลที่เคยถูกลบไปแล้วให้กลับมาใช้งานได้ใหม่

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

DeleteRecoverใช้งานปกติ - Activeลบข้อมูล - Deleted

ใช้งานปกติ (Active)
- ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูลและนำเงื่อนไขการชำระเงินนี้ไปเลือกใช้งานในหน้าจออื่นๆ ได้
- การเปลี่ยนสถานะ: กดปุ่ม Delete เพื่อเปลี่ยนเป็นสถานะลบข้อมูล
ลบข้อมูล (Deleted)
- ข้อมูลจะถูกซ่อนจากการค้นหาปกติ (เว้นแต่จะเลือก “Show Deleted Records”)
- ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
- การเปลี่ยนสถานะ: กดปุ่ม Recover เพื่อกู้คืนกลับมาเป็นสถานะใช้งานปกติ

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

การคำนวณจำนวนวันรวม (Total Days): ระบบจะคำนวณจำนวนวันรวมโดยอัตโนมัติจากเงื่อนไขที่ระบุ (ปี * 365 + เดือน * 30 + วัน) เพื่อใช้ในการคำนวณวันครบกำหนดในระบบ
การบันทึกประวัติการทำรายการ: ระบบจะบันทึกข้อมูลผู้สร้าง วันที่สร้าง ผู้แก้ไขล่าสุด และวันที่แก้ไขล่าสุดโดยอัตโนมัติ
การตรวจสอบความซ้ำซ้อน: ระบบจะตรวจสอบรหัสเงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Code) โดยอัตโนมัติขณะบันทึก หากพบว่ามีรหัสซ้ำกันในระบบ จะไม่อนุญาตให้บันทึกข้อมูล

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

การตรวจสอบข้อมูล (Data Validations)
- Payment Code: ต้องระบุข้อมูล และต้องเป็นรูปแบบรหัสที่ระบบกำหนด (ตัวอักษรหรือตัวเลข) และห้ามซ้ำกับที่มีอยู่แล้วในระบบ
- Payment Name: ต้องระบุชื่อเงื่อนไขการชำระเงิน (ภาษาอังกฤษ)
- After Date: เลือกเงื่อนไขเริ่มต้นของการนับวัน (เช่น นับจากวันที่ในใบแจ้งหนี้ หรือ นับจากสิ้นเดือน)
ข้อจำกัดตามสถานะ (Status-based Restrictions)
- ข้อมูลที่อยู่ในสถานะ “ลบข้อมูล” (Deleted) จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้จนกว่าจะทำการกู้คืน (Recover)
ข้อจำกัดอื่นๆ (Other Restrictions)
- Concurrency Check: หากมีผู้ใช้งานมากกว่าหนึ่งคนพยายามแก้ไขข้อมูลเดียวกันในเวลาเดียวกัน ระบบจะอนุญาตให้ผู้ที่กดบันทึกก่อนทำรายการสำเร็จ ส่วนผู้ที่กดบันทึกทีหลังจะได้รับข้อความแจ้งเตือนเนื่องจากข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงไปแล้ว

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

ปัญหา: ไม่สามารถบันทึกข้อมูลเงื่อนไขการชำระเงินใหม่ได้
- สาเหตุ: รหัส (Payment Code) ซ้ำกับที่มีอยู่ในระบบ หรือไม่ได้ระบุข้อมูลที่จำเป็น เช่น ชื่อเงื่อนไขการชำระเงิน
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบรหัสไม่ให้ซ้ำ และระบุข้อมูลที่มีเครื่องหมายดอกจันให้ครบถ้วน
ปัญหา: เงื่อนไขการชำระเงินหายไปจากรายการค้นหา
- สาเหตุ: ข้อมูลอาจถูกลบไปแล้ว
- วิธีแก้ไข: ติ๊กเลือกช่อง “Show Deleted Records” ในหน้าค้นหาเพื่อดูข้อมูลที่ถูกลบ
ปัญหา: ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
- สาเหตุ: ข้อมูลอยู่ในสถานะถูกลบ (Deleted)
- วิธีแก้ไข: ต้องทำการกู้คืนข้อมูล (Recover) ก่อนจึงจะแก้ไขได้
ปัญหา: ระบบแจ้งเตือน “Invalid data” ขณะพยายามบันทึกการแก้ไข
- สาเหตุ: มีผู้ใช้งานท่านอื่นแก้ไขข้อมูลนี้ไปก่อนหน้าแล้ว หรือข้อมูลถูกลบไปแล้วโดยผู้ใช้อื่น
- วิธีแก้ไข: ปิดหน้าจอแก้ไขแล้วเปิดขึ้นมาใหม่เพื่อรับข้อมูลล่าสุดก่อนทำการแก้ไขอีกครั้ง
ปัญหา: ไม่สามารถลบข้อมูลได้
- สาเหตุ: ผู้ใช้งานอาจไม่มีสิทธิ์ (Permission) ในการลบข้อมูล หรือข้อมูลนั้นถูกลบไปแล้ว
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบสิทธิ์การใช้งานกับผู้ดูแลระบบ หรือตรวจสอบสถานะของข้อมูลว่าถูกลบไปแล้วหรือไม่

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Payment Term

Payment Term Overview

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

3. Main Processes

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

Settings detail:

Information details