Item Overview

Posted2026-02-04

Updated2026-02-04

BySystem

Item (ข้อมูลสินค้า)

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

ใช้สำหรับสร้างและจัดการข้อมูลหลักของสินค้า (Item Master) ในระบบ ERP เพื่อกำหนดคุณลักษณะพื้นฐาน การควบคุมสต็อก การจัดซื้อ การผลิต และการขาย รวมถึงการตั้งค่าหน่วยนับและการแปลงหน่วย เพื่อให้ข้อมูลสินค้ามีความถูกต้องและสอดคล้องกันทั้งระบบ

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงหน้าจอจัดการข้อมูลสินค้าได้ผ่านเมนู: Master Data > Item

3. กระบวนการหลัก (Main Processes)

การสร้างข้อมูลสินค้า (Create)

กดปุ่ม Add เพื่อเปิดหน้าจอสร้างสินค้าใหม่
ระบุข้อมูลพื้นฐานในแถบ Information (รหัสสินค้า, ชื่อสินค้า, ประเภทสินค้า, เงื่อนไขสินค้า ฯลฯ)
กำหนดหน่วยนับในแถบ Unit โดยต้องระบุหน่วยนับหลัก (Inventory Unit) อย่างน้อย 1 หน่วย
ระบุรายละเอียดอื่นๆ ในแถบที่เกี่ยวข้อง เช่น Product Detail, Purchase, Production
กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูล ระบบจะสร้างสินค้าในสถานะ New

การแก้ไขข้อมูลสินค้า (Update)

เลือกสินค้าที่ต้องการแก้ไขจากรายการ
แก้ไขข้อมูลในแถบต่างๆ ตามต้องการ
กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
- หมายเหตุ: รหัสสินค้า (Item Code) จะไม่สามารถแก้ไขได้หลังจากบันทึกครั้งแรกแล้ว

การยกเลิกหรือกู้คืนข้อมูลสินค้า (Cancel / Recover)

การยกเลิก (Cancel): ใช้สำหรับปิดการใช้งานสินค้าที่ไม่ต้องการใช้งานแล้ว สินค้าจะเปลี่ยนสถานะเป็น InActive
การกู้คืน (Recover): ใช้สำหรับนำสินค้าที่เคยยกเลิกไปแล้วกลับมาใช้งานใหม่

การยืนยันข้อมูล (Confirm)

ในสถานะ New สินค้าอาจต้องผ่านการยืนยันจากแผนกที่เกี่ยวข้อง:

Confirm (RD): ยืนยันข้อมูลทางด้านเทคนิคหรือการออกแบบ
Confirm (Purchase): ยืนยันข้อมูลทางด้านการจัดซื้อ
เมื่อยืนยันครบทั้งสองส่วน สินค้าจะเปลี่ยนสถานะเป็น Active โดยอัตโนมัติ

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

รายละเอียดสถานะ

ชื่อสถานะ (ไทย/อังกฤษ)	สิ่งที่ทำได้	สิ่งที่ทำไม่ได้	วิธีการเปลี่ยนสถานะ
ใหม่ (New)	แก้ไขข้อมูล, ยืนยัน RD/Purchase, ยกเลิกสินค้า	นำไปใช้งานในหน้าจอธุรกรรมอื่นๆ (เช่น ใบสั่งซื้อ)	กดปุ่ม Confirm RD และ Confirm Purchase
ใช้งาน (Active)	แก้ไขข้อมูล (บางส่วน), ยกเลิกสินค้า, นำไปใช้งานในระบบ	แก้ไขรหัสสินค้า, แก้ไขหน่วยนับหลัก (หากมีการใช้งานแล้ว)	กดปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิก
ยกเลิก (InActive)	ดูข้อมูล, กู้คืนข้อมูล (Recover)	แก้ไขข้อมูล, นำไปใช้งานในระบบ	กดปุ่ม Recover เพื่อกู้คืน

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

การเปลี่ยนสถานะอัตโนมัติ: เมื่อผู้ใช้งานกดปุ่มยืนยันครบทั้ง Confirm (RD) และ Confirm (Purchase) ระบบจะเปลี่ยนสถานะสินค้าจาก New เป็น Active ทันที
การคำนวณการแปลงหน่วย: เมื่อมีการเพิ่มการแปลงหน่วย (Unit Conversion) ระบบจะคำนวณอัตราการแปลงหน่วยที่เกี่ยวข้องให้อัตโนมัติเพื่อให้ครอบคลุมทุกหน่วยที่ระบุไว้
การกำหนดรหัสควบคุมสต็อก: ระบบจะกำหนดรหัสควบคุมสต็อก (Item Control Code) ให้อัตโนมัติโดยพิจารณาจากการเลือกช่อง Stock Control

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

การตรวจสอบข้อมูล (Data Validations)

รหัสสินค้า (Item Code): ต้องไม่ซ้ำกับที่มีอยู่ในระบบ และต้องเป็นไปตามรูปแบบที่กำหนด
หน่วยนับ (Unit): ต้องมีอย่างน้อย 1 หน่วย และต้องกำหนดหน่วยนับหลัก (Inventory Unit) เสมอ
การแปลงหน่วย: หากมีหลายหน่วย ต้องระบุอัตราการแปลงหน่วยให้ถูกต้อง (From Rate / To Rate)
ข้อมูลที่จำเป็น: ช่องที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) เช่น ชื่อสินค้า, ประเภทสินค้า, เงื่อนไขสินค้า ต้องระบุข้อมูลเสมอ

ข้อจำกัดตามสถานะ (Status-based Restrictions)

สินค้าในสถานะ InActive จะไม่สามารถค้นหาเจอในหน้าจอการทำธุรกรรมอื่นๆ เช่น หน้าจอใบสั่งขาย (Sales Order) หรือใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
การแก้ไขหน่วยนับหลัก (Inventory Unit) จะถูกจำกัดหากสินค้านั้นมีการบันทึกสต็อกหรือมีการใช้งานในระบบแล้ว

ข้อจำกัดอื่นๆ (Other Restrictions)

Stock Control: หากเลือกเป็นสินค้าควบคุมสต็อก จะไม่สามารถตั้งค่าเป็น Invoice (Manual) ในแถบ Sales ได้
การลบสินค้า: หากสินค้าถูกนำไปใช้งานในโครงสร้างสินค้า (BOM) ที่ยังมีผลใช้งานอยู่ จะไม่สามารถยกเลิก (Cancel) สินค้านั้นได้

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

ปัญหา: ค้นหาสินค้าไม่เจอในหน้าจอใบสั่งขาย (Sales Order)
- สาเหตุ: สินค้าอาจอยู่ในสถานะ New หรือ InActive หรือไม่ได้ติ๊กเลือกให้ใช้งานในส่วนของ Sales
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบสถานะสินค้าให้เป็น Active และตรวจสอบการตั้งค่าหน่วยนับว่ามีการเปิดใช้งานในส่วนของ Sales หรือไม่
ปัญหา: ไม่สามารถแก้ไขหน่วยนับหลัก (Inventory Unit) ได้
- สาเหตุ: สินค้ามีการบันทึกยอดคงคลัง (On-hand) หรือมีรายการธุรกรรมค้างอยู่ในระบบ
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบยอดสต็อกให้เป็นศูนย์และเคลียร์รายการค้างก่อน หรือสร้างรหัสสินค้าใหม่หากจำเป็น
ปัญหา: วิธีการคำนวณการแปลงหน่วยคิดอย่างไร
- สาเหตุ: ความสับสนในการระบุ From Rate และ To Rate
- วิธีแก้ไข: ให้ยึดหลัก “หน่วยใหญ่ = X หน่วยย่อย” เช่น 1 Box (From) = 12 Pcs (To) โดยระบุ From Rate = 1 และ To Rate = 12
ปัญหา: ปุ่ม Confirm (RD) หรือ Confirm (Purchase) ไม่ปรากฏ
- สาเหตุ: ผู้ใช้งานอาจไม่มีสิทธิ์ (Permission) ในการยืนยัน หรือสินค้าได้รับการยืนยันไปแล้ว
- วิธีแก้ไข: ติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อตรวจสอบสิทธิ์การใช้งาน (Special Permission: CONFIRM_RD / CONFIRM_PUR)
ปัญหา: ไม่สามารถยกเลิกสินค้าได้ (Cancel)
- สาเหตุ: สินค้านี้ถูกใช้งานอยู่ใน Active BOM
- วิธีแก้ไข: ต้องไปยกเลิกหรือแก้ไข BOM ที่เกี่ยวข้องก่อนจึงจะสามารถยกเลิกตัวสินค้าได้

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Item