Invoice Overview

Posted2026-02-04

Updated2026-02-04

BySystem

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

ใช้สำหรับจัดการใบกำกับภาษี (Invoice) โดยสามารถสร้างจากการอ้างอิงเอกสารใบส่งของ (Delivery Order) หรือสร้างใบกำกับภาษีที่เป็นค่าบริการ (Manual Invoice) เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เข้าผ่านเมนู: Shipment -> Invoice
หรือสร้างจากหน้าจอ Delivery Order โดยเลือกรายการที่ต้องการแล้วกดปุ่ม Issue Invoice

3. Main Processes

การสร้างเอกสาร (Create)

ผู้ใช้สามารถสร้าง Invoice ได้ 2 รูปแบบ:

สร้างจาก Delivery Order (D/O): ระบบจะดึงข้อมูลจากใบส่งของมาแสดงให้อัตโนมัติ
สร้างแบบ Manual (Manual Invoice): สำหรับรายการค่าบริการหรือรายการที่ไม่ได้ตัดสต็อก โดยผู้ใช้ต้องระบุข้อมูลลูกค้าและรายการสินค้าเอง

การแก้ไขข้อมูล (Update)

สามารถแก้ไขข้อมูลได้ในสถานะ New หรือ During
ข้อมูลที่แก้ไขได้ ได้แก่ วันที่เอกสาร (Invoice Date), เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Term), ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT), ข้อมูลการขนส่ง และหมายเหตุต่างๆ

การยกเลิกเอกสาร (Cancel)

สามารถยกเลิกได้ทั้งใบ หรือเลือกยกเลิกเฉพาะบางรายการ (Partial Cancel)
หากเอกสารอยู่ในสถานะ Completed การยกเลิกจะทำได้ต่อเมื่อวันที่ตัดสต็อก (Cut Off Stock Date) ยังอยู่ในงวดบัญชีปัจจุบันที่เปิดอยู่
ระบบจะตรวจสอบว่ามีการสร้างเอกสารรับคืนสินค้า (Customer Return) อ้างอิง Invoice นี้หรือไม่ หากมีจะไม่สามารถยกเลิกได้

การยืนยันเอกสาร (Confirm)

ใช้สำหรับยืนยันความถูกต้องของข้อมูลก่อนเปลี่ยนสถานะเป็น Completed
เมื่อยืนยันแล้ว ระบบจะทำการบันทึกข้อมูลการตัดสต็อก (หากไม่ใช่ Manual Invoice) และเชื่อมโยงข้อมูลไปยังระบบบัญชีลูกหนี้ (AR)

การพิมพ์เอกสาร (Print)

สามารถพิมพ์ใบกำกับภาษีในรูปแบบ PDF ได้จากปุ่ม Print ในหน้าจอรายละเอียดเอกสาร

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

New / DraftDuringCompletedCancelled

New / Draft (ใหม่/ร่าง): เอกสารเพิ่งถูกสร้าง ข้อมูลยังไม่สมบูรณ์ สามารถแก้ไขหรือลบรายการได้
During (ระหว่างดำเนินการ): เอกสารที่บันทึกข้อมูลเบื้องต้นแล้ว รอการตรวจสอบและยืนยัน
Completed (เสร็จสมบูรณ์): เอกสารที่ได้รับการยืนยัน (Confirm) แล้ว ระบบจะบันทึกรายการบัญชีและตัดสต็อก (ถ้ามี) ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลหลักได้
Cancelled (ยกเลิก): เอกสารที่ถูกยกเลิก ไม่สามารถนำไปใช้งานต่อได้ แต่สามารถนำเลขที่เอกสารกลับมาใช้ใหม่ได้ (Re-use Invoice No.)

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

การคำนวณภาษีและส่วนลด: ระบบจะคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และกระจายส่วนลด (Discount Distribution) จากใบสั่งขาย (Sales Order) มายังรายการใน Invoice ให้อัตโนมัติ
การคำนวณวันครบกำหนด (Due Date): ระบบจะคำนวณวันครบกำหนดชำระเงินตามเงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Term) ที่เลือก โดยอ้างอิงจากวันที่ Invoice หรือวันที่อื่นๆ ตามเงื่อนไข
การตัดสต็อก (Stock Cut-off): เมื่อยืนยันเอกสาร (Confirm) ระบบจะบันทึกวันที่ตัดสต็อกตามเงื่อนไข Incoterm หรือวันที่ Invoice ให้อัตโนมัติ
การคำนวณน้ำหนักและปริมาตร: ระบบคำนวณน้ำหนักสุทธิ (Net Weight), น้ำหนักรวม (Gross Weight) และปริมาตร (CBM) ให้อัตโนมัติจากข้อมูลสินค้าและบรรจุภัณฑ์

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

การตรวจสอบข้อมูล (Data Validations)

ต้องระบุข้อมูลที่จำเป็นให้ครบถ้วน เช่น วันที่ Invoice, ลูกค้า (Bill To), เงื่อนไขการชำระเงิน และรายการสินค้า
กรณีเป็นเงินตราต่างประเทศ ต้องระบุอัตราแลกเปลี่ยน (Exchange Rate) ก่อนทำการยืนยัน (Confirm)
จำนวนสินค้าใน Invoice ต้องไม่เกินจำนวนที่เหลืออยู่ในใบส่งของ (D/O)

ข้อจำกัดตามสถานะ (Status-based Restrictions)

เอกสารสถานะ Completed หรือ Cancelled จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
การยกเลิกเอกสารสถานะ Completed จะถูกบล็อกหากวันที่ตัดสต็อกไม่อยู่ในงวดบัญชีปัจจุบัน

ข้อจำกัดอื่นๆ (Other Restrictions)

ไม่สามารถยกเลิกหรือแก้ไข Invoice ได้หากมีการสร้างเอกสารรับคืนสินค้า (Customer Return) อ้างอิงไว้แล้ว

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

คำถาม: ยืนยันเอกสาร (Confirm) แล้ว สามารถแก้ไขหรือยกเลิกได้ไหม?
- คำตอบ: เมื่อ Confirm แล้วสถานะจะเป็น Completed จะไม่สามารถแก้ไขได้ แต่สามารถยกเลิก (Cancel) ได้หากวันที่ตัดสต็อกยังอยู่ในงวดบัญชีที่เปิดอยู่ และยังไม่มีการรับคืนสินค้าอ้างอิงถึง Invoice นี้
คำถาม: การสร้าง Invoice มีการตัดสต็อกสินค้าทันทีหรือไม่?
- คำตอบ: สำหรับ Invoice ที่สร้างจาก Delivery Order ระบบจะบันทึกการตัดสต็อกเมื่อมีการยืนยัน (Confirm) เอกสาร ส่วน Manual Invoice จะไม่มีการตัดสต็อกสินค้า
คำถาม: ทำไมปุ่ม Cancel ถึงกดไม่ได้?
- คำตอบ: อาจเกิดจาก 1) เอกสารถูกยกเลิกไปแล้ว 2) ไม่ได้เลือกรายการที่ต้องการยกเลิก (กรณี Partial Cancel) หรือ 3) วันที่ตัดสต็อกไม่อยู่ในงวดบัญชีปัจจุบัน
คำถาม: สามารถนำเลขที่ Invoice ที่ยกเลิกไปแล้วกลับมาใช้ใหม่ได้หรือไม่?
- คำตอบ: ได้ โดยใช้ฟังก์ชัน Re-use Invoice No. ในหน้าจอสร้างเอกสารใหม่ (สำหรับเอกสารที่ไม่ได้สร้างแบบ Manual)
คำถาม: ทำไมระบบไม่คำนวณอัตราแลกเปลี่ยนให้?
- คำตอบ: ตรวจสอบว่าได้ระบุสกุลเงินที่ไม่ใช่ THB และได้ระบุวันที่อัตราแลกเปลี่ยน (Exchange Date) หรือยัง หากระบุแล้วแต่ยังไม่มีข้อมูล อาจเป็นเพราะยังไม่มีการประกาศอัตราแลกเปลี่ยนในระบบสำหรับวันดังกล่าว

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Shipment

Shipment Report