Incoterm Overview

Posted2026-02-05

Updated2026-02-05

BySystem

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

ใช้สำหรับจัดการข้อมูลเงื่อนไขการส่งมอบ (Incoterm) ซึ่งเป็นมาตรฐานสากลที่ใช้ในการกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบ ค่าใช้จ่าย และความเสี่ยงระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายในการขนส่งสินค้า ข้อมูลนี้จะถูกนำไปใช้อ้างอิงในเอกสารการซื้อและการขายภายในระบบ

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงหน้าจอนี้ได้ผ่านเมนู: Master > Incoterm

3. Main Processes

การค้นหาข้อมูล (Search)

ผู้ใช้งานสามารถค้นหาข้อมูล Incoterm ได้โดยระบุเงื่อนไขดังนี้:
- Incoterm Code: รหัสเงื่อนไขการส่งมอบ
- Incoterm Name: ชื่อเงื่อนไขการส่งมอบ (ค้นหาได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ)
- Show Deleted Records: ติ๊กถูกเพื่อแสดงรายการที่ถูกลบไปแล้ว
ระบบจะแสดงรายการข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไขในรูปแบบตาราง

การสร้างข้อมูลใหม่ (Create)

คลิกปุ่ม Add เพื่อเปิดหน้าจอเพิ่มข้อมูล
ระบุข้อมูลที่จำเป็น (มีเครื่องหมายดอกจันสีแดง):
- Incoterm Code: รหัสเงื่อนไขการส่งมอบ (เช่น FOB, CIF)
- Incoterm Name: ชื่อเงื่อนไขการส่งมอบ (ภาษาอังกฤษ)
- Cut off Date: เลือกเงื่อนไขวันตัดรอบจากรายการ
ระบุข้อมูลเพิ่มเติม (ถ้ามี):
- Incoterm Name (Thai): ชื่อเงื่อนไขการส่งมอบ (ภาษาไทย)
- Sequence: ลำดับการแสดงผล (ระบบจะเรียงลำดับตามค่านี้)
คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูล

การแก้ไขข้อมูล (Update)

คลิกที่รายการ Incoterm ที่ต้องการแก้ไขจากหน้าตาราง
แก้ไขข้อมูลตามต้องการ (หมายเหตุ: Incoterm Code จะไม่สามารถแก้ไขได้หลังจากสร้างข้อมูลแล้ว)
คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง หมายเหตุ: ข้อมูลที่ถูกลบไปแล้วจะไม่สามารถแก้ไขได้จนกว่าจะทำการกู้คืนข้อมูล

การลบข้อมูล (Delete)

ลบทีละรายการ: คลิกปุ่ม Delete ในหน้าจอรายละเอียดของรายการนั้นๆ
ลบหลายรายการ: เลือกรายการที่ต้องการในหน้าตาราง แล้วคลิกปุ่ม Delete ที่แถบเครื่องมือด้านบน
ระบบจะทำการลบแบบ Soft Delete (ข้อมูลยังคงอยู่ในระบบแต่จะไม่ถูกนำไปใช้งาน)

การกู้คืนข้อมูล (Recover)

หากต้องการนำข้อมูลที่เคยลบไปแล้วกลับมาใช้งานใหม่ ให้ค้นหาโดยเลือก Show Deleted Records
คลิกที่รายการที่ต้องการกู้คืน แล้วคลิกปุ่ม Recover

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

Mermaid Diagram

DeleteRecoverActiveDeleted

รายละเอียดสถานะ

Active (ปกติ):
- ข้อมูลพร้อมใช้งานในระบบ
- ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลได้
- ผู้ใช้งานสามารถลบข้อมูลได้
Deleted (ลบแล้ว):
- ข้อมูลจะไม่ปรากฏในรายการเลือกใช้งานทั่วไป
- ผู้ใช้งานไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
- ผู้ใช้งานสามารถกู้คืนข้อมูล (Recover) เพื่อกลับมาเป็นสถานะ Active ได้

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

การรันลำดับ ID: ระบบจะกำหนดรหัส ID ภายในให้อัตโนมัติเมื่อมีการสร้างข้อมูลใหม่
การบันทึกประวัติ: ระบบจะบันทึกชื่อผู้ใช้งานและวันเวลาที่มีการสร้าง (Create By/Date), แก้ไข (Update By/Date) หรือลบข้อมูล (Delete By/Date) โดยอัตโนมัติ

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

การตรวจสอบข้อมูล (Data Validations)

Incoterm Code: ต้องระบุและต้องไม่ซ้ำกับที่มีอยู่ในระบบ
Incoterm Name: ต้องระบุชื่อภาษาอังกฤษ
Cut off Date: ต้องเลือกจากรายการที่กำหนดไว้เท่านั้น
Sequence: ต้องเป็นตัวเลขที่มีค่าตั้งแต่ 0 ขึ้นไป

ข้อจำกัดตามสถานะ (Status-based Restrictions)

ข้อมูลที่มีสถานะ Deleted จะถูกล็อคไม่ให้แก้ไข (Read-only) จนกว่าจะมีการกู้คืนข้อมูล

ข้อจำกัดอื่นๆ (Other Restrictions)

Concurrency Check: หากมีผู้ใช้งานอื่นแก้ไขข้อมูลเดียวกันในเวลาเดียวกัน ระบบจะไม่อนุญาตให้บันทึกและจะแจ้งเตือนให้ผู้ใช้งานโหลดข้อมูลใหม่ก่อน

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

ปัญหา (Problem)	สาเหตุ (Cause)	การแก้ไข (Solution)
ไม่สามารถบันทึกข้อมูลใหม่ได้ และระบบแจ้งว่ารหัสซ้ำ	มีการใช้รหัส Incoterm Code นี้ไปแล้วในระบบ	ตรวจสอบรหัสที่ต้องการบันทึก หรือค้นหาข้อมูลเดิม (รวมถึงรายการที่ถูกลบ) เพื่อตรวจสอบ
ต้องการแก้ไข Incoterm Code แต่ช่องข้อมูลถูกล็อค	รหัส Code เป็นข้อมูลหลักที่ใช้เชื่อมโยงกับส่วนอื่น จึงไม่อนุญาตให้แก้ไขหลังจากสร้างแล้ว	หากจำเป็นต้องเปลี่ยนรหัส ให้ทำการลบรายการเดิมและสร้างรายการใหม่ด้วยรหัสที่ถูกต้อง
ค้นหาข้อมูลไม่เจอ ทั้งที่เคยสร้างไว้แล้ว	ข้อมูลอาจถูกลบไปแล้ว	ให้ติ๊กเลือก “Show Deleted Records” ในหน้าค้นหาเพื่อดูรายการที่ถูกลบ
ปุ่ม Save หรือ Delete หายไปในหน้าจอรายละเอียด	ข้อมูลรายการนั้นถูกลบไปแล้ว (Delete Flag เป็น True)	หากต้องการจัดการข้อมูล ให้ทำการกู้คืนข้อมูล (Recover) ก่อน
ระบบแจ้งเตือนว่าข้อมูลไม่เป็นปัจจุบัน (Invalid/Concurrency Error)	มีผู้ใช้งานท่านอื่นทำการแก้ไขและบันทึกข้อมูลนี้ไปก่อนหน้า	ให้ปิดหน้าจอแล้วเปิดขึ้นมาใหม่เพื่อโหลดข้อมูลล่าสุดก่อนทำการแก้ไขอีกครั้ง

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Incoterm