การตรวจนับสต็อกสินค้า (How to Perform Stock Taking)

Posted2025-02-21

Updated2026-02-10

Byadmin

1. บทนำ (Introduction)

คู่มือนี้อธิบายขั้นตอนการ ตรวจนับสต็อกสินค้า (Stock Taking)
ในระบบ FLEX Cloud App ตั้งแต่การเตรียมข้อมูล
การพิมพ์ใบตรวจนับ การนับสินค้าจริง
ไปจนถึงการอัปเดตผลการตรวจนับเข้าสู่ระบบ

กระบวนการนี้ช่วยให้ยอดคงเหลือสินค้าในระบบ
ตรงกับสินค้าจริงในคลัง
และรองรับการตรวจสอบทางบัญชีและการควบคุมภายใน

2. ขั้นตอนที่ 1: การเตรียมการตรวจนับสต็อก (Prepare Stock Taking)

2.1 เข้าสู่เมนูตรวจนับสต็อก

(Go to Stock Taking Menu)

เข้าสู่ระบบ FLEX Cloud App
ไปที่เมนู คลังสินค้า → ตรวจนับสต็อก
(Inventory → Stock Taking)

2.2 เริ่มกระบวนการเตรียมตรวจนับ

(Initiate the Stock Taking Process)

คลิกปุ่ม Run Prepare
ระบบจะแสดงหน้าต่างยืนยัน

2.3 ยืนยันการเตรียมข้อมูล

(Confirm the Preparation)

ระบบจะแสดงข้อความยืนยัน
“Do you want to run Prepare process for Stock Taking?”
คลิก Yes เพื่อยืนยันการดำเนินการ

ขั้นตอนนี้เป็นการล็อกข้อมูลสต็อก
เพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลสำหรับการตรวจนับ

3. ขั้นตอนที่ 2: การพิมพ์ใบตรวจนับสินค้า (Print Checking List)

3.1 เข้าสู่หน้าพิมพ์ใบตรวจนับ

(Go to Print Checking List)

คลิกขั้นตอน 2. Print Checking List
จากแถบขั้นตอนด้านบน

3.2 เลือกรายละเอียดการตรวจนับ

(Select Stock Taking Details)

เลือก เลขที่การตรวจนับสต็อก
(Stock Taking No.)
เลือกตัวกรองเพิ่มเติม (ถ้ามี):
- สถานที่จัดเก็บ (Location)
- รายการสินค้า (Item)
- ประเภทสินค้า (Item Type)
เลือก/ไม่เลือกตัวเลือกการแสดงผลรายงาน
ตามความต้องการ

3.3 ส่งออกใบตรวจนับ

(Export the Checking List)

คลิก Export
ระบบจะสร้างไฟล์ ใบตรวจนับสินค้า (Checking List)
สำหรับนำไปพิมพ์ใช้งาน

4. ขั้นตอนภายนอกระบบ: การตรวจนับสินค้าจริง (Physical Stock Counting – External Process)

พิมพ์ ใบตรวจนับสินค้า ที่ได้จากขั้นตอนก่อนหน้า
ดำเนินการตรวจนับสินค้าจริงในคลัง:
- ตรวจสอบสินค้าตามรายการและสถานที่
- นับจำนวนสินค้าจริงในแต่ละตำแหน่ง
บันทึกจำนวนที่นับได้ลงในใบตรวจนับ
ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ก่อนนำเข้าระบบ

5. ขั้นตอนที่ 3: การบันทึกผลการตรวจนับ (Enter Stock Taking Counts)

5.1 เข้าสู่หน้าบันทึกผลตรวจนับ

(Go to Stock Taking Entry)

คลิกขั้นตอน 3. Stock Taking Entry
จากแถบขั้นตอนด้านบน

5.2 กำหนดเงื่อนไขการตรวจนับ

(Enter Stock Taking Criteria)

เลือก Stock Taking No.
เลือก สถานที่จัดเก็บ (Location)
คลิก Search เพื่อดึงรายการสินค้า

5.3 บันทึกจำนวนที่ตรวจนับได้

(Enter the Counted Quantities)

กรอกจำนวนที่นับได้จริง
ในช่อง Counted
ใช้ข้อมูลจากใบตรวจนับที่บันทึกไว้
ตรวจสอบให้ตรงกับสินค้าจริง

5.4 บันทึกข้อมูล

(Save the Entered Counts)

คลิก Save เพื่อบันทึกผลการตรวจนับ

6. ขั้นตอนที่ 4: การอัปเดตผลการตรวจนับ (Update Stock Taking Process)

6.1 เข้าสู่ขั้นตอนอัปเดต

(Go to Update Process)

คลิกขั้นตอน 4. Update Process
จากแถบขั้นตอนด้านบน

6.2 ตรวจสอบข้อมูลการอัปเดต

(Select Update Parameters)

ตรวจสอบข้อมูล:
- Stock Taking No.
- Period
- Prepare By
เลือก สถานที่จัดเก็บ (Location)

6.3 ดำเนินการอัปเดต

(Run the Update Process)

คลิก Run Update
ระบบจะแสดงหน้าต่างยืนยัน
คลิก Yes เพื่อดำเนินการ

ระบบจะปรับยอดคงเหลือสินค้า
ให้ตรงกับผลการตรวจนับที่บันทึกไว้

7. ข้อควรทราบ (Important Notes)

ควรหยุดการเคลื่อนไหวสต็อก
ระหว่างการตรวจนับ
ตรวจสอบข้อมูลก่อนกด Run Update ทุกครั้ง
การอัปเดตมีผลต่อ:
- ยอดคงเหลือสินค้า
- รายงานคลังสินค้า
- ข้อมูลบัญชี

8. สรุป (Conclusion)

การตรวจนับสต็อกสินค้าในระบบ FLEX Cloud App
เป็นกระบวนการสำคัญในการควบคุมและตรวจสอบคลังสินค้า

การดำเนินการตามขั้นตอนอย่างครบถ้วน
ตั้งแต่การเตรียมข้อมูล การนับจริง
จนถึงการอัปเดตผล
จะช่วยให้ข้อมูลสต็อกมีความถูกต้อง
รองรับการตรวจสอบและการวางแผนในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Stock Taking