วิธีการสร้างใบขอซื้อด้วยตนเอง (Create Purchase Requisition Manually)

Posted2025-02-04

Updated2026-02-10

Byadmin

ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่เมนูใบขอซื้อ

(Step 1: Access the Purchase Requisition Menu)

ขยายเมนู การจัดซื้อ (Purchases) ทางด้านซ้ายของหน้าจอ
คลิกที่ ใบขอซื้อ (Purchase Requisition) เพื่อเข้าสู่หน้าจอจัดการใบขอซื้อ

ขั้นตอนที่ 2: เปิดแบบฟอร์มเพิ่มใบขอซื้อใหม่

(Step 2: Open the Add New Form)

คลิกปุ่ม เพิ่มข้อมูลใหม่ (Add New +) ที่มุมขวาบนของหน้าจอใบขอซื้อ
ระบบจะแสดงแบบฟอร์มข้อมูลใบขอซื้อ (Purchase Requisition Information Form)

ขั้นตอนที่ 3: กรอกข้อมูลใบขอซื้อ

(Step 3: Fill in the Purchase Requisition Information)

วันที่ขอ (Request Date): ระบุวันที่ของการขอซื้อ
แผนก (Division): เลือกแผนกที่เกี่ยวข้องจากรายการ (เช่น “Flex”)
ผู้ขอซื้อ (Purchaser): ระบุชื่อผู้ขอซื้อ
ศูนย์ต้นทุน (Cost Center): เลือกศูนย์ต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการขอซื้อนี้
หมายเหตุ (Remark): ระบุข้อมูลหรือหมายเหตุเพิ่มเติม (ไม่บังคับ)

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มรายการสินค้าในใบขอซื้อ

(Step 4: Add Items to the Purchase Requisition)

ไปที่แท็บ รายละเอียด (Details)
คลิกปุ่ม เพิ่มสินค้า (Add Item +) เพื่อเปิดหน้าจอเลือกสินค้า
เลือกรายการสินค้าที่ต้องการจากรายการ แล้วคลิก เลือก (Select)
กรอกรายละเอียดสินค้าในตาราง ดังนี้:
- จำนวน (Quantity / Qty): ระบุจำนวนที่ต้องการ
- หน่วยนับ (Unit): เลือกหน่วย เช่น PCS, KG, BOX
- วันที่ต้องการ (Required Date): ระบุวันที่ต้องการใช้สินค้า
- ผู้จำหน่าย (Supplier): เลือกผู้จำหน่ายที่ต้องการ
- ราคาต่อหน่วย (Unit Price): ระบุราคาต่อหน่วยของสินค้า
- ส่วนลด (Discount % / Discount Amount): ระบุส่วนลด (ถ้ามี)
- ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT): เลือกอัตรา VAT ที่เหมาะสม (เช่น 7%)
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT – Withholding Tax): ระบุหากมี (ไม่บังคับ)
- เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Term): เลือกเงื่อนไข เช่น CASH
- วิธีการขนส่ง (Shipment Via): ระบุวิธีการจัดส่ง เช่น รถบรรทุก (Truck)
- Incoterm: เลือก Incoterm ที่ใช้ (ไม่บังคับ)
- สิทธิ์ BOI (BOI): ระบุว่าสินค้าเข้าข่ายสิทธิ์ BOI หรือไม่ (ไม่บังคับ)
- สถานที่จัดส่ง (Delivery To): ระบุสถานที่จัดส่ง เช่น สำนักงานใหญ่ (Head Office)
- ข้อมูลเพิ่มเติม (More Information): ระบุข้อมูลหรือเอกสารอ้างอิงเพิ่มเติม (ไม่บังคับ)
- หมายเหตุ (Remark): หมายเหตุระดับใบขอซื้อ (ไม่บังคับ)
- หมายเหตุสินค้า (Item Remark): หมายเหตุเฉพาะรายการสินค้า (ไม่บังคับ)

ขั้นตอนที่ 5: แนบเอกสารประกอบ

(Step 5: Attach Supporting Documents)

ไปที่แท็บ เอกสารแนบ (Attachments)
คลิกปุ่ม เพิ่ม (Add +) เพื่ออัปโหลดไฟล์ที่เกี่ยวข้อง
เช่น สเปกสินค้า (Specification), ใบเสนอราคา (Quotation) หรือใบแจ้งหนี้ (Invoice)

ขั้นตอนที่ 6: บันทึกใบขอซื้อ

(Step 6: Save the Purchase Requisition)

หลังจากกรอกข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วน
คลิกปุ่ม บันทึก (Save) ที่มุมขวาบนของหน้าจอ
สถานะของแบบฟอร์มจะถูกตั้งค่าเป็น ร่าง (Draft) โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 7: ตรวจสอบและส่งอนุมัติใบขอซื้อ

(Step 7: Verify and Submit the Purchase Requisition for Approval)

ส่งข้อมูลเพื่อขออนุมัติ (Submit for Approval)

คลิกปุ่ม ส่งอนุมัติ (Send to Approve)

วิธีการอนุมัติใบขอซื้อ

(How to Approve PR Information)

คลิกปุ่ม อนุมัติ (Approve) สีเขียว ที่มุมขวาบนของหน้าจอ
ระบบจะแสดงหน้าต่างยืนยัน โดยถามว่า “ต้องการอนุมัติหรือไม่”
- คลิก ใช่ (Yes) เพื่อยืนยัน
- คลิก ไม่ (No) เพื่อยกเลิก
เมื่อยืนยันแล้ว ระบบจะประมวลผลการอนุมัติ
และอัปเดตสถานะของใบขอซื้อให้สอดคล้องกับขั้นตอน

การดำเนินการเพิ่มเติม

(Additional Actions)

ปฏิเสธ (Reject): ใช้เมื่อไม่ต้องการอนุมัติใบขอซื้อ
แก้ไข (Revise): ใช้เมื่อจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลก่อนการอนุมัติ

ดูประวัติการอนุมัติ

(View Approval History)

คลิกปุ่ม ประวัติการอนุมัติ (Approve History)
เพื่อดูรายละเอียดขั้นตอนการอนุมัติย้อนหลัง

ขั้นตอนที่ 8: สร้างใบสั่งซื้อ

(Step 8: Create a Purchase Order – PO)

เมื่อกระบวนการอนุมัติเสร็จสมบูรณ์
ปุ่ม สร้างใบสั่งซื้อ (Make PO) จะปรากฏขึ้น
คลิก Make PO เพื่อสร้างใบสั่งซื้อ (Purchase Order) จากใบขอซื้อนี้
ระบบจะแสดงหน้าจอใบสั่งซื้อ
ให้คลิกปุ่ม ส่ง (Send) ที่มุมขวาบนของหน้าจอ
ระบบจะส่งใบสั่งซื้อไปยังผู้จำหน่าย
โดยใช้อีเมลที่ระบุไว้ในคอลัมน์ Email

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Purchase Requisition