การปิดงวดประจำเดือน (How to Close the Month in Monthly Process)

Posted2025-02-24

Updated2026-02-10

Byadmin

1. บทนำ (Introduction)

คู่มือนี้อธิบายขั้นตอนการ ปิดงวดประจำเดือน (Monthly Closing)
ในระบบ FLEX Cloud App ผ่านเมนู Monthly Process

การปิดงวดประจำเดือนเป็นขั้นตอนสำคัญในการสรุปข้อมูลคลังสินค้า
เพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูลย้อนหลัง
และใช้เป็นฐานข้อมูลสำหรับการรายงาน บัญชี และการวางแผนในงวดถัดไป

2. ขั้นตอนที่ 1: เปิดหน้าจอปิดงวดประจำเดือน (Open the Monthly Process Screen)

เข้าสู่ระบบ FLEX Cloud App
ไปที่เมนูด้านซ้าย
เลือก คลังสินค้า → กระบวนการประจำเดือน
(Inventory → Monthly Process)

3. ขั้นตอนที่ 2: ตรวจสอบเอกสารที่ค้างอยู่ (Check Pending Documents)

ในหน้าจอ Monthly Process
ระบบจะแสดงกล่องแจ้งเตือนจำนวนเอกสารที่ยังค้างการดำเนินการ
(Pending Documents) ซึ่งอาจประกอบด้วย:

ใบรับสินค้า / ใบแจ้งหนี้รับ
(Receipt Invoice)
ใบส่งของ
(Delivery Order – D/O)
ใบแจ้งหนี้ขาย
(Invoice)
ใบแจ้งหนี้เบิกจ่าย
(Issue Invoice)
รายการปรับปรุงสต็อก
(Adjustment)

⚠️ หากยังมีเอกสารใดเอกสารหนึ่งค้างอยู่
ระบบจะ ไม่อนุญาตให้ปิดงวดประจำเดือน

4. ขั้นตอนที่ 3: ดำเนินการเอกสารที่ค้างอยู่ให้ครบถ้วน (Complete Pending Documents)

หากพบเอกสารที่ยังค้างอยู่
ให้คลิกที่กล่องแจ้งเตือน ระบบจะพาไปยังเมนูที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ:

Receipt Invoice
→ ไปที่ รับสินค้า → ใบรับสินค้า / ใบแจ้งหนี้รับ
(Receive → Receipt Invoice)
Delivery Order (D/O)
→ ไปที่ จัดส่ง → ใบส่งของ
(Shipment → Delivery Order)
Invoice
→ ไปที่ จัดส่ง → ใบแจ้งหนี้
(Shipment → Invoice)
Issue Invoice
→ ไปที่ จัดส่ง → ใบแจ้งหนี้เบิกจ่าย
(Shipment → Issue Invoice)
Adjustment
→ ไปที่ คลังสินค้า → ปรับปรุงสต็อก
(Inventory → Adjustment)

ให้ตรวจสอบและดำเนินการเอกสารทั้งหมด
จนมีสถานะเสร็จสมบูรณ์ (Completed / Active) ครบทุกรายการ

5. ขั้นตอนที่ 4: เริ่มกระบวนการปิดงวด (Run the Monthly Process)

เมื่อเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดถูกดำเนินการเรียบร้อยแล้ว:

กลับมาที่หน้าจอ Monthly Process
คลิกปุ่ม Run Process
ระบบจะเริ่มกระบวนการปิดงวดประจำเดือน

6. ขั้นตอนที่ 5: การย้อนกลับกระบวนการ (ถ้าจำเป็น) (Rollback Process – If Necessary)

หากตรวจพบความผิดพลาด
หรือจำเป็นต้องยกเลิกการปิดงวด
ให้คลิกปุ่ม Rollback Process
เพื่อย้อนสถานะระบบกลับไปก่อนการ Run Process

⚠️ คำเตือน (Warning):
หลังจากกด Confirm Process แล้ว
ระบบจะ ไม่สามารถ Rollback ได้อีก

7. ขั้นตอนที่ 6: ยืนยันการปิดงวดประจำเดือน (Confirm the Monthly Closing)

ระบบจะแสดงผลการดำเนินการปิดงวด
ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้อง
คลิก Confirm Process เพื่อยืนยันการปิดงวด
หลังจากยืนยันแล้ว:
- การปิดงวดจะเสร็จสมบูรณ์
- ข้อมูลในงวดนั้นจะไม่สามารถแก้ไขย้อนหลังได้

8. ข้อควรทราบ (Important Notes)

ต้องตรวจสอบเอกสารทุกประเภทให้ครบถ้วนก่อนปิดงวด
การปิดงวดมีผลต่อ:
- ยอดคงเหลือสินค้า
- รายงานคลังสินค้า
- ข้อมูลบัญชีประจำเดือน
ควรดำเนินการปิดงวดโดยผู้ที่ได้รับมอบหมายหรือมีสิทธิ์เท่านั้น
แนะนำให้สำรองข้อมูลหรือพิมพ์รายงานสำคัญก่อนยืนยันปิดงวด

9. สรุป (Conclusion)

การปิดงวดประจำเดือนในระบบ FLEX Cloud App
เป็นขั้นตอนสำคัญในการควบคุมความถูกต้องของข้อมูลคลังสินค้าและบัญชี

การตรวจสอบเอกสารให้ครบถ้วน
การดำเนินการตามขั้นตอนอย่างเป็นระบบ
และการยืนยันปิดงวดอย่างรอบคอบ
จะช่วยให้ข้อมูลในระบบมีความถูกต้อง โปร่งใส
และพร้อมสำหรับการดำเนินงานในงวดถัดไป

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Monthly Process