Distribute Common Cost Overview

Posted2026-02-05

Updated2026-02-05

Byadmin

คู่มือการใช้งาน: การปันส่วนต้นทุนส่วนกลาง (Distribute Common Cost)

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

หน้าจอ การปันส่วนต้นทุนส่วนกลาง (Distribute Common Cost) มีวัตถุประสงค์เพื่อนำค่าใช้จ่ายส่วนกลางที่เกิดขึ้นในการนำเข้าหรือรับสินค้า (เช่น ค่าขนส่ง, ค่าประกันภัย, ค่าธรรมเนียมต่างๆ) มาปันส่วนเข้าสู่ต้นทุนของสินค้าแต่ละรายการในใบแจ้งหนี้ (Receive Invoice) เพื่อให้ได้ต้นทุนที่แท้จริง (Landed Cost) ของสินค้าแต่ละชิ้น

หน้าที่หลักของหน้าจอนี้:

บันทึกค่าเงินเพิ่ม (Additional Charges) ที่ต้้องปันส่วน
เลือกรายการสินค้าจากใบแจ้งหนี้เพื่อรับการปันส่วน
คำนวณสัดส่วนการกระจายต้นทุนตามมูลค่าสินค้า (Value-based distribution)
ปรับปรุงต้นทุนต่อหน่วย (Cost per Unit) ของสินค้าในระบบโดยอัตโนมัติ

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เส้นทางเมนู (Menu Path): Receiving (การรับสินค้า) > Distribute Common Cost (ปันส่วนต้นทุนส่วนกลาง)

3. ขั้นตอนการทำงาน (Main Processes)

3.1 การสร้างรายการปันส่วนใหม่ (Creating a New Distribution)

กดปุ่ม Add New (+)
ระบุหมายเหตุ (Remark) หากจำเป็นเพื่ออ้างอิงถึงที่มาของค่าใช้จ่ายนี้

3.2 การเลือกใบแจ้งหนี้ที่ต้องการปันส่วน (Selecting Invoices)

กดปุ่ม Add Invoice เพื่อเปิดหน้าต่างค้นหาใบแจ้งหนี้
ค้นหาและเลือกรายการที่ต้องการให้นำค่าใช้จ่ายมาลง
รายการสินค้าจากใบแจ้งหนี้ที่เลือกจะปรากฏในตารางด้านล่างพร้อมจำนวนและมูลค่าเดิม

3.3 การเลือกประเภทค่าใช้จ่ายและระบุจำนวนเงิน (Selecting Charges)

ในส่วนของ Additional Charge:
- เลือกประเภทค่าใช้จ่ายจากรายการที่มี (เช่น Freight, Clearance fee)
- ย้ายรายการที่ต้องการจากฝั่งซ้าย (Available) ไปยังฝั่งขวา (Selected)
ระบุจำนวนเงิน (Amount) ของแต่ละค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง

3.4 การคำนวณและตรวจสอบผลการปันส่วน (Calculation & Review)

เมื่อระบุจำนวนเงินแล้ว ระบบจะคำนวณสัดส่วนการปันส่วน (Distribution Ratio) ให้โดยอัตโนมัติ
หลักการคำนวณ: ระบบจะนำมูลค่าของแต่ละบรรทัดเทียบกับมูลค่ารวมทั้งหมด แล้วคูณด้วยจำนวนเงินค่าใช้จ่ายส่วนกลาง
ตรวจสอบฟิลด์สำคัญ:
- Dist Charge: ยอดเงินที่บรรทัดนั้นได้รับปันส่วนมา
- Cost Per Unit: ต้นทุนที่เพิ่มขึ้นต่อสินค้า 1 หน่วย
- Actual Cost: ต้นทุนใหม่รวมของบรรทัดนั้น (Original + Dist Charge)

3.5 การบันทึกและยืนยัน (Saving & Finalizing)

ตรวจสอบความถูกต้องของยอดรวมทั้งหมด
กดปุ่ม Save เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูลและปรับปรุงต้นทุนในระบบ

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

สถานะ: Active (เปิดใช้งาน)
- เป็นสถานะเริ่มต้นเมื่อมีการบันทึกรายการปันส่วนสำเร็จ
- ข้อมูลต้นทุนจะถูกนำไปใช้ในการคำนวณกำไรขาดทุนของสินค้าใน Lot นั้นๆ
สถานะ: Canceled (ยกเลิก)
- ใช้สำหรับยกเลิกรายการปันส่วนที่มีความผิดพลาด
- ระบบจะคืนค่าต้นทุนสินค้าให้กลับไปเป็นค่าเดิมก่อนมีการปันส่วน

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

Auto Pro-rata Calculation: คำนวณสัดส่วนการปันส่วนตามมูลค่า (Value) ของสินค้าแต่ละรายการทันทีที่ระบุยอดเงิน
Landed Cost Update: ปรับปรุงค่า Actual Cost และ Cost Per Unit ในฐานข้อมูลต้นทุนสินค้าเพื่อให้ฝ่ายบัญชีและคลังสินค้าทราบต้นทุนที่แท้จริง
Multi-Invoice Distribution: รองรับการกระจายค่าใช้จ่ายเที่ยวเดียว (เช่น ค่ารถขนส่ง 1 รอบ) เข้าสู่หลายๆ ใบแจ้งหนี้ที่มาในรถคันเดียวกันได้

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

Invoice Linkage: ต้องเลือกอย่างน้อย 1 ใบแจ้งหนี้จึงจะสามารถบันทึกได้
Charge Selection: ต้องเลือกอย่างน้อย 1 ประเภทค่าใช้จ่ายและระบุยอดเงินที่มากกว่า 0
Period Locking: ไม่สามารถบันทึกหรือยกเลิกรายการปันส่วนในรอบบัญชีที่ปิดไปแล้วได้
Deletion Check: รายการปันส่วนที่ไม่ถูกนำไปใช้งานสามารถยกเลิก (Cancel) เพื่อคืนค่าได้

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

Q: ทำไมช่อง Cost Per Unit ถึงขึ้นเป็น 0? A: อาจเกิดจากไม่ได้ระบุยอดเงินใน Additional Charge หรือสัดส่วนมูลค่าของรายการนั้นน้อยมากจนทศนิยมปัดลง ให้ตรวจสอบยอดเงินรวมที่ปันส่วน

Q: สามารถแก้ไขรายการที่บันทึกไปแล้วได้หรือไม่? A: หากระบบอนุญาตให้แก้ไข คุณสามารถปรับยอด Remark หรือเพิ่ม Invoice ได้ แต่ระบบจะคำนวณสัดส่วนใหม่ทั้งหมดทันที

Q: การปันส่วนนี้มีผลกับราคาสินค้าในสต็อกอย่างไร? A: มีผลโดยตรงกับ “มูลค่าต้นทุนคงเหลือ” ของสินค้าใน Lot นั้นๆ ทำให้เมื่อมีการขายทอดตลาด ระบบจะรู้กำไรขั้นต้นที่ถูกต้องมากขึ้น

Q: ถ้ามีค่าใช้จ่ายหลายประเภท (เช่น ค่าเรือ + ค่าพิธีการ) ต้องแยกเอกสารหรือไม่? A: ไม่ต้อง คุณสามารถเลือก Additional Charge หลายตัวและระบุยอดเงินแยกกันในใบปันส่วนใบเดียวได้เลย ระบบจะแยกคอลัมน์คำนวณให้ตามประเภทค่าใช้จ่าย

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.