Customer Overview

Posted2026-02-05

Updated2026-02-05

BySystem

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

ใช้สำหรับจัดการข้อมูลหลักของลูกค้า (Customer Master) ในระบบ ERP เพื่อเก็บรวบรวมรายละเอียดที่จำเป็นสำหรับการทำธุรกรรมการขาย การส่งสินค้า และการวางบิล รวมถึงการตั้งค่าพฤติกรรมอัตโนมัติสำหรับการสร้างเอกสารในระบบ เพื่อให้การทำงานมีความรวดเร็วและลดความผิดพลาดในการคีย์ข้อมูล

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงหน้าจอจัดการข้อมูลลูกค้าได้ผ่านเมนู: Master Data > Customer

3. กระบวนการหลัก (Main Processes)

การสร้างข้อมูลลูกค้า (Create)

กดปุ่ม Add เพื่อเปิดหน้าจอสร้างลูกค้าใหม่
ระบุข้อมูลพื้นฐานในส่วนหัว (Header):
- Customer Code: รหัสลูกค้า (ต้องไม่ซ้ำในระบบ)
- Customer Name: ชื่อลูกค้า (ภาษาอังกฤษ/ภาษาไทย)
- Customer Type: ประเภทลูกค้า (เช่น Domestic, Export)
- Payment Term: เงื่อนไขการชำระเงิน
เพิ่มข้อมูลสาขาหรือที่อยู่ (Branches):
- กดปุ่ม Add New ในส่วนของ Branches
- ระบุเลขที่สาขา (Branch No), ชื่อสถานประกอบการ (Establishment), ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์ และข้อมูลภาษี
- สำคัญ: ต้องกำหนดสาขาอย่างน้อย 1 สาขาให้เป็น Default (ค่าเริ่มต้น) เพื่อให้ระบบดึงไปใช้งานอัตโนมัติ
ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติในส่วน S/O Auto Gen D/O:
- กำหนดว่าเมื่อสร้างใบสั่งขาย (Sales Order) แล้วต้องการให้ระบบดึงข้อมูลใดไปสร้างใบส่งของ (Delivery Order) ให้อัตโนมัติ (เช่น ข้อมูลสาขา, สกุลเงิน, วิธีการขนส่ง)
กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูล

การแก้ไขข้อมูลลูกค้า (Update)

เลือกลูกค้าที่ต้องการแก้ไขจากรายการ
แก้ไขข้อมูลในส่วนต่างๆ ตามต้องการ
กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
- หมายเหตุ: รหัสลูกค้า (Customer Code) จะไม่สามารถแก้ไขได้หลังจากบันทึกครั้งแรกแล้ว

การยกเลิกหรือกู้คืนข้อมูลลูกค้า (Cancel / Recover)

การยกเลิก (Cancel): ใช้สำหรับปิดการใช้งานลูกค้าที่ไม่ต้องการทำธุรกรรมด้วยแล้ว ข้อมูลจะถูกทำเครื่องหมายว่ายกเลิกและไม่ปรากฏให้เลือกในหน้าจอธุรกรรมใหม่
การกู้คืน (Recover): ใช้สำหรับนำข้อมูลลูกค้าที่เคยยกเลิกไปแล้วกลับมาใช้งานใหม่

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

แผนภาพสถานะ (Status Diagram)

CancelRecoverใช้งาน - Activeยกเลิก - InActive

รายละเอียดสถานะ

ชื่อสถานะ (ไทย/อังกฤษ)	สิ่งที่ทำได้	สิ่งที่ทำไม่ได้	วิธีการเปลี่ยนสถานะ
ใช้งาน (Active)	แก้ไขข้อมูล, เพิ่ม/ลบสาขา, นำไปใช้งานในระบบ	แก้ไขรหัสลูกค้า	กดปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิก
ยกเลิก (InActive)	ดูข้อมูล, กู้คืนข้อมูล (Recover)	แก้ไขข้อมูล, นำไปใช้งานในหน้าจอธุรกรรมใหม่	กดปุ่ม Recover เพื่อกู้คืน

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

การดึงข้อมูลที่อยู่เริ่มต้น: เมื่อเลือกลูกค้าในหน้าจอธุรกรรม (เช่น Sales Order) ระบบจะดึงข้อมูลจากสาขาที่ตั้งค่าเป็น Default มาแสดงให้อัตโนมัติ
S/O Auto Gen D/O Configuration: ระบบจะใช้การตั้งค่าในส่วนนี้เพื่อควบคุมพฤติกรรมการสร้างใบส่งของ (Delivery Order) อัตโนมัติเมื่อมีการยืนยันใบสั่งขาย ช่วยลดขั้นตอนการทำงานของเจ้าหน้าที่คลังสินค้าหรือฝ่ายขาย

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

การตรวจสอบข้อมูล (Data Validations)

รหัสลูกค้า (Customer Code): ต้องไม่ซ้ำกับที่มีอยู่ในระบบ
ข้อมูลสาขา (Branches): ลูกค้า 1 รายต้องมีข้อมูลสาขาอย่างน้อย 1 รายการ
สาขาเริ่มต้น (Default Branch): ต้องมีการกำหนดสาขาใดสาขาหนึ่งเป็น Default เสมอ (ระบบจะแจ้งเตือนหากไม่มีสาขาเริ่มต้น)
ข้อมูลที่จำเป็น: ช่องที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) เช่น ชื่อลูกค้า, ประเภทลูกค้า, เงื่อนไขการชำระเงิน ต้องระบุข้อมูลเสมอ

ข้อจำกัดตามสถานะ (Status-based Restrictions)

ลูกค้าที่ถูกยกเลิก (InActive) จะไม่สามารถค้นหาเจอในหน้าจอการทำธุรกรรมใหม่ๆ เช่น ใบสั่งขาย (Sales Order) หรือใบกำกับภาษี (Invoice)
ในโหมดแก้ไข (Edit Mode) ข้อมูลบางอย่างที่เป็นข้อมูลหลัก (เช่น รหัสลูกค้า) จะถูกล็อคไม่ให้แก้ไขเพื่อรักษาความถูกต้องของข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน

ข้อจำกัดอื่นๆ (Other Restrictions)

การลบสาขาจะไม่สามารถทำได้หากสาขานั้นเป็นสาขาเดียวที่เหลืออยู่ หรือเป็นสาขาที่ถูกนำไปอ้างอิงในเอกสารธุรกรรมที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

ปัญหา: ค้นหาลูกค้าไม่เจอในหน้าจอใบสั่งขาย (Sales Order)
- สาเหตุ: ลูกค้าอาจถูกยกเลิก (InActive) หรือยังไม่ได้สร้างข้อมูลในระบบ
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบสถานะลูกค้าในหน้าจอ Master Data และทำการกู้คืน (Recover) หากจำเป็น
ปัญหา: ระบบแจ้งเตือนว่า “Customer must have default branch”
- สาเหตุ: ไม่มีการติ๊กเลือกช่อง Default ในรายการสาขา (Branches)
- วิธีแก้ไข: เข้าไปที่หน้าจอแก้ไขข้อมูลลูกค้า และติ๊กเลือกสาขาที่ต้องการให้เป็นค่าเริ่มต้นในคอลัมน์ Default
ปัญหา: แก้ไขรหัสลูกค้า (Customer Code) ไม่ได้
- สาเหตุ: รหัสลูกค้าเป็นข้อมูลหลักที่ใช้เชื่อมโยงกับเอกสารอื่นๆ จึงไม่อนุญาตให้แก้ไขหลังจากบันทึกแล้ว
- วิธีแก้ไข: หากจำเป็นต้องเปลี่ยนรหัสจริงๆ ให้ทำการยกเลิก (Cancel) รหัสเดิมและสร้างรหัสลูกค้าใหม่
ปัญหา: เพิ่มสาขาใหม่แล้วแต่ระบบไม่ดึงไปใช้ในใบสั่งขายใบเดิม
- สาเหตุ: เอกสารที่สร้างไปแล้วจะเก็บข้อมูล ณ ขณะที่สร้าง หากต้องการเปลี่ยนที่อยู่ต้องเลือกที่อยู่ใหม่ในหน้าจอเอกสารนั้นๆ
- วิธีแก้ไข: ในหน้าจอใบสั่งขาย ให้ทำการเลือกที่อยู่ (Branch) ใหม่จากรายการที่ระบบแสดง
ปัญหา: การตั้งค่า S/O Auto Gen D/O ไม่ทำงาน
- สาเหตุ: อาจไม่ได้ติ๊กเลือกเปิดใช้งานในส่วนของ Config หรือเงื่อนไขในใบสั่งขายไม่ตรงตามที่กำหนด
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบการตั้งค่าในแถบ Config ของข้อมูลลูกค้า และตรวจสอบว่ามีการระบุข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วนในใบสั่งขายหรือไม่

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Customer