วิธีการรับสินค้าโดยไม่สร้างใบสั่งซื้อในระบบ (Receive Without Creating a Purchase Order in the System)

Posted2025-02-05

Updated2026-02-10

Byadmin

ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่เมนูรับพิเศษ

(Step 1: Access the Receive Special Menu)

ขยายเมนู รับพิเศษ (Receive Special) ทางด้านซ้ายของหน้าจอ
คลิกที่ รับใบแจ้งหนี้ (Receive Invoice) เพื่อเข้าสู่หน้าจอรับพิเศษ

ขั้นตอนที่ 2: เปิดแบบฟอร์มเพิ่มรายการใหม่

(Step 2: Open the Add New Form)

คลิกปุ่ม เพิ่มข้อมูลใหม่ (Add New +) ที่มุมขวาบนของหน้าจอ Receive Special
ระบบจะแสดงแบบฟอร์ม ข้อมูลการรับพิเศษ (Receive Special Information Form)

ขั้นตอนที่ 3: กรอกข้อมูลในแท็บข้อมูลทั่วไป

(Step 3: Fill in the Information Tab)

กรอกข้อมูลในแท็บ ข้อมูลทั่วไป (Information) ดังนี้:

วันที่รับสินค้า (Receive Date): ระบุวันที่รับสินค้า (เช่น 31/10/2024)
ผู้จำหน่าย (Supplier): เลือกผู้จำหน่ายจากรายการ
เลขที่เอกสารอ้างอิง (Ref Doc No.): ระบุเลขที่เอกสารอ้างอิง (ถ้ามี)
สถานที่จัดเก็บ (Location): เลือกสถานที่จัดเก็บสินค้า
ลูกค้า (Customer): เลือกลูกค้า (ถ้ามี)
เลขที่ใบสั่งซื้อ (P/O No.): ระบุเลขที่ใบสั่งซื้อ (ถ้ามี)
หมายเหตุ (Remark): ระบุหมายเหตุหรือรายละเอียดเพิ่มเติม (ไม่บังคับ)
ใช้ Lot ใหม่เท่านั้น (Use New Lot No Only): ทำเครื่องหมาย หากต้องการสร้างเลข Lot ใหม่เท่านั้น

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มรายการสินค้าในแท็บรายละเอียด

(Step 4: Add Items in the Details Tab)

ไปที่แท็บ รายละเอียด (Details)
คลิกปุ่ม เพิ่ม (+) เพื่อเพิ่มรายละเอียดสินค้า
กรอกข้อมูลสินค้า (บางฟิลด์อาจแสดงหรือไม่แสดง ขึ้นอยู่กับประเภทสินค้า):

ข้อมูลสินค้า (Item Information)

สินค้า (Item): เลือกสินค้าจากรายการ
หน่วยนับ (Unit): ระบุหน่วยนับ (เช่น KGS)
ราคา (Price): ระบุราคาต่อหน่วย
จำนวนรับ (Receive Qty): ระบุจำนวนที่รับ
จำนวนเข้าสต็อก (Stock Qty): ระบบจะแปลงจาก Receive Qty ให้อัตโนมัติ
เลข Lot (Lot No.): ระบุเลข Lot ของสินค้า
Lot ผู้จำหน่าย (Supplier Lot No.): ระบุเลข Lot จากผู้จำหน่าย (ถ้ามี)
วันที่ผลิต (Production Date): ระบุวันที่ผลิต
วันหมดอายุ (Expire Date): ระบุวันหมดอายุ (ถ้ามี)
สภาพสินค้า (Item Condition): เลือกสภาพสินค้า (เช่น Domestic)
ประเภทสินค้า (Item Type): เลือกประเภทสินค้า (เช่น RM: Raw Material)
หมวดสินค้า (Item Category): เลือกหมวดสินค้าที่เหมาะสม

การควบคุม (Controls)

ควบคุมสต็อก (Stock Control): ทำเครื่องหมายเพื่อควบคุมสต็อก
ควบคุม Lot (Lot Control): ทำเครื่องหมายเพื่อเปิดใช้งานการติดตาม Lot
ควบคุมอายุสินค้า (Shelf Life Control): ทำเครื่องหมายเพื่อควบคุมอายุสินค้า (ถ้ามี)
ต้องผ่าน QC (Need QC): ทำเครื่องหมายหากต้องมีการตรวจสอบคุณภาพ
คลิก ตกลง (OK) เพื่อบันทึกรายการสินค้า
สามารถทำซ้ำขั้นตอนนี้เพื่อเพิ่มสินค้าหลายรายการได้

ขั้นตอนที่ 5: บันทึกรายการรับพิเศษ

(Step 5: Save the Receive Special Record)

เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว
คลิกปุ่ม บันทึก (Save) ที่มุมขวาบนของหน้าจอ
สถานะเอกสารจะเปลี่ยนจาก ร่าง (Draft) เป็น ใช้งาน (Active)

ขั้นตอนที่ 6: ตรวจสอบรายการรับพิเศษ

(Step 6: Verify the Receive Special Record)

ตรวจสอบว่ารายการถูกบันทึกเรียบร้อย
โดยค้นหาจาก:
- เลขที่เอกสารอ้างอิง (Ref Doc No.)
- ชื่อผู้จำหน่าย (Supplier)
- เลขที่ใบสั่งซื้อ (P/O No.)
- หรือเงื่อนไขอื่น ๆ
  ในรายการ รับพิเศษ (Receive Special List)

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Receive Special