Purchase Price Overview

Posted2026-02-05

Updated2026-02-05

BySystem

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

ใช้สำหรับจัดการข้อมูลราคาซื้อสินค้าจากผู้ขาย (Supplier) เพื่อใช้เป็นราคาอ้างอิงในกระบวนการจัดซื้อ (Purchasing)
ช่วยให้ระบบสามารถเลือกราคาที่ถูกต้องตามเงื่อนไขของสินค้า ผู้ขาย และวันที่มีผลใช้งาน

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เมนูหลัก: Master > Purchase Price

3. Main Processes

การค้นหาข้อมูล (Search): ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลราคาซื้อตามเงื่อนไขต่างๆ เช่น ช่วงวันที่มีผล (Effective Date), สินค้า (Item), ผู้ขาย (Supplier), สกุลเงิน (Currency) และหน่วยนับ (Unit) รวมถึงสามารถเลือกแสดงข้อมูลที่ถูกยกเลิกไปแล้วได้
การสร้างข้อมูล (Create): การเพิ่มข้อมูลราคาซื้อใหม่ โดยต้องระบุข้อมูลสำคัญให้ครบถ้วน เช่น สินค้า, ผู้ขาย, หน่วยนับ, สกุลเงิน, ลำดับความสำคัญ (Rank), วันที่มีผล และราคา
การแก้ไขข้อมูล (Update): สามารถแก้ไขข้อมูลบางส่วนได้ เช่น ลำดับความสำคัญ, วันที่มีผล, ราคา และหมายเหตุ แต่จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลหลักที่เป็นกุญแจสำคัญ (เช่น สินค้า, ผู้ขาย, หน่วยนับ, สกุลเงิน) ได้ หากต้องการเปลี่ยนข้อมูลดังกล่าวต้องทำการสร้างใหม่หรือใช้การคัดลอก
การยกเลิกข้อมูล (Delete/Cancel): ใช้สำหรับยกเลิกราคาซื้อที่ไม่ต้องการใช้งานแล้ว โดยระบบจะเปลี่ยนสถานะเป็นยกเลิก (Delete Flag = True)
การนำข้อมูลกลับมาใช้งาน (Recover): สำหรับข้อมูลที่ถูกยกเลิกไปแล้ว ผู้ใช้สามารถกู้คืนสถานะกลับมาเป็นใช้งานปกติได้
การคัดลอกข้อมูล (Copy): สามารถคัดลอกข้อมูลราคาซื้อเดิมเพื่อนำมาสร้างเป็นข้อมูลใหม่ ช่วยลดระยะเวลาในการกรอกข้อมูล

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

DeleteRecoverใช้งาน - Activeยกเลิก - Deleted

ใช้งาน (Active):
- ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูล (Rank, Effective Date, Price, Remark)
- ผู้ใช้สามารถยกเลิกข้อมูลได้
- ระบบนำราคานี้ไปใช้งานในกระบวนการจัดซื้อ
ยกเลิก (Deleted):
- ผู้ใช้ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
- ผู้ใช้สามารถกู้คืนข้อมูลกลับมาใช้งานได้
- ระบบจะไม่นำราคานี้ไปใช้งาน

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

การดึงหน่วยนับเริ่มต้น: เมื่อเลือกสินค้า ระบบจะดึงหน่วยนับที่ตั้งค่าไว้เป็นหน่วยนับเริ่มต้นสำหรับการซื้อ (Purchase Default Unit) มาแสดงให้อัตโนมัติ
การดึงสกุลเงินเริ่มต้น: เมื่อเลือกผู้ขาย ระบบจะดึงสกุลเงินที่ผูกไว้กับผู้ขายรายนั้นมาแสดงให้อัตโนมัติ
การบันทึกประวัติ: ระบบจะบันทึกชื่อผู้สร้าง วันที่สร้าง และผู้แก้ไขล่าสุดให้อัตโนมัติเมื่อมีการบันทึกข้อมูล

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

การตรวจสอบข้อมูล (Data Validations):
- ราคา (Price) ต้องมีค่ามากกว่าหรือเท่ากับ 0
- ลำดับความสำคัญ (Rank) ต้องมีค่ามากกว่าหรือเท่ากับ 0
- ห้ามบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อน โดยระบบจะตรวจสอบจาก สินค้า, ผู้ขาย, สกุลเงิน, ลำดับความสำคัญ, หน่วยนับ และวันที่มีผล หากมีข้อมูลที่ตรงกันทั้งหมดอยู่แล้วจะไม่สามารถบันทึกได้
ข้อจำกัดตามสถานะ (Status-based Restrictions):
- ข้อมูลที่อยู่ในสถานะ “ยกเลิก” จะไม่สามารถแก้ไขได้จนกว่าจะทำการกู้คืนสถานะ
ข้อจำกัดอื่นๆ (Other Restrictions):
- หน่วยนับที่สามารถเลือกได้ ต้องเป็นหน่วยนับที่ถูกตั้งค่าให้ใช้งานสำหรับการซื้อ (Purchase Flag = True) ในข้อมูลสินค้าเท่านั้น

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

Q: ทำไมถึงบันทึกข้อมูลไม่ได้ และระบบแจ้งว่าข้อมูลซ้ำ (Already Exists)?
- สาเหตุ: มีข้อมูลราคาซื้อที่มี สินค้า, ผู้ขาย, สกุลเงิน, ลำดับ, หน่วยนับ และวันที่มีผล ตรงกับที่กำลังจะบันทึกอยู่แล้วในระบบ
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบข้อมูลเดิมที่มีอยู่ หากต้องการเปลี่ยนราคาในวันเดิมให้ทำการแก้ไขข้อมูลเดิมแทน หรือหากต้องการเปลี่ยนเงื่อนไขให้ปรับปรุงข้อมูลให้ไม่ซ้ำกัน
Q: ทำไมหาหน่วยนับที่ต้องการไม่เจอในรายการเลือก?
- สาเหตุ: หน่วยนับนั้นอาจไม่ได้ถูกตั้งค่าให้ใช้งานสำหรับการซื้อในหน้าจอข้อมูลสินค้า (Master Item)
- วิธีแก้ไข: ไปที่หน้าจอ Master Item และตรวจสอบในส่วนของ Unit Conversion ว่าหน่วยนับนั้นได้ติ๊กถูกที่ช่อง “Purchase” หรือไม่
Q: ต้องการเปลี่ยนผู้ขายในข้อมูลราคาซื้อเดิม ทำไมแก้ไขไม่ได้?
- สาเหตุ: ข้อมูลผู้ขายเป็นข้อมูลหลักที่ไม่สามารถแก้ไขได้หลังจากบันทึกแล้วเพื่อป้องกันความสับสนของข้อมูลประวัติ
- วิธีแก้ไข: ให้ใช้ฟังก์ชัน “Copy” เพื่อคัดลอกข้อมูลเดิมแล้วเปลี่ยนผู้ขายเป็นรายใหม่ จากนั้นจึงบันทึกเป็นข้อมูลใหม่
Q: ทำไมราคาซื้อไม่แสดงในหน้าจอสั่งซื้อสินค้า?
- สาเหตุ: วันที่มีผล (Effective Date) ของราคาซื้ออาจจะยังไม่ถึง หรือข้อมูลถูกยกเลิกไปแล้ว
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบวันที่มีผลในหน้าจอ Purchase Price ให้ครอบคลุมวันที่ต้องการใช้งาน และตรวจสอบว่าข้อมูลไม่ได้ถูกยกเลิก
Q: ลบข้อมูลผิดพลาด สามารถนำกลับมาได้หรือไม่?
- สาเหตุ: ผู้ใช้กดปุ่ม Delete โดยไม่ตั้งใจ
- วิธีแก้ไข: ค้นหาข้อมูลโดยติ๊กช่อง “Show Delete Record” จากนั้นเลือกรายการที่ต้องการแล้วกดปุ่ม “Recover” เพื่อนำข้อมูลกลับมาใช้งาน

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Purchase Price

Purchase Price Overview

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

3. Main Processes

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

Settings detail:

Information details