Supplier Overview

Posted2026-02-05

Updated2026-02-05

BySystem

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

ใช้สำหรับจัดการข้อมูลหลักของผู้ขาย (Supplier / Vendor) ในระบบ ERP เพื่อเก็บรวบรวมรายละเอียดที่จำเป็นสำหรับการทำธุรกรรมการจัดซื้อ (Purchase) และการรับสินค้า (Receiving) รวมถึงการตั้งค่าเงื่อนไขการชำระเงิน ภาษี และสกุลเงิน เพื่อให้ข้อมูลในเอกสารจัดซื้อมีความถูกต้องและเป็นมาตรฐานเดียวกัน

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงหน้าจอจัดการข้อมูลผู้ขายได้ผ่านเมนู: Master -> Supplier

3. กระบวนการหลัก (Main Processes)

การสร้างข้อมูลผู้ขาย (Create)

กดปุ่ม Add เพื่อเปิดหน้าจอเพิ่มข้อมูลผู้ขายใหม่
ระบุข้อมูลที่จำเป็นในแถบต่างๆ:
- แถบ Information (ข้อมูลทั่วไป):
  - Supplier Code: รหัสผู้ขาย (ต้องไม่ซ้ำในระบบ)
  - Prefix Code: รหัสขึ้นต้นสำหรับเอกสาร (เช่น ใช้ในการรันเลขที่ Lot สินค้าที่รับจากผู้ขายรายนี้)
  - Supplier Name: ชื่อผู้ขาย (ภาษาอังกฤษ และ ภาษาไทย)
  - Supplier Type: ประเภทผู้ขาย (เช่น Local, Overseas)
  - Currency: สกุลเงินหลักที่ใช้ซื้อขาย
  - VAT: รูปแบบภาษีมูลค่าเพิ่ม
- แถบ Address (ที่อยู่):
  - Address 1: ที่อยู่หลัก (จำเป็นต้องระบุ)
  - Email: อีเมลสำหรับติดต่อ (สามารถระบุได้หลายอีเมลโดยคั่นด้วย ‘,’ หรือ ‘;’)
- แถบ Contact (ผู้ติดต่อ): ระบุชื่อผู้ติดต่อ ตำแหน่ง และเบอร์โทรศัพท์
- แถบ Account (บัญชี): ระบุรหัสบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี)
กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูล

การแก้ไขข้อมูลผู้ขาย (Update)

เลือกผู้ขายที่ต้องการแก้ไขจากรายการ (สามารถใช้ช่องค้นหาเพื่อความรวดเร็ว)
กดปุ่ม Edit (ไอคอนรูปดินสอ) เพื่อเปิดหน้าจอแก้ไข
แก้ไขข้อมูลตามต้องการ
กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
- หมายเหตุ: รหัสผู้ขาย (Supplier Code) จะไม่สามารถแก้ไขได้หลังจากบันทึกครั้งแรกแล้ว

การลบหรือกู้คืนข้อมูลผู้ขาย (Delete / Recover)

การลบ (Delete): ใช้สำหรับปิดการใช้งานผู้ขายที่ไม่ได้ติดต่อแล้ว ข้อมูลจะถูกทำเครื่องหมายว่า “ลบแล้ว” และจะไม่ปรากฏให้เลือกในหน้าจอทำธุรกรรมใหม่ (เช่น หน้าจอใบสั่งซื้อ)
การกู้คืน (Recover): หากต้องการนำผู้ขายที่เคยลบไปแล้วกลับมาใช้งานใหม่ ให้เลือกรายการที่ถูกลบ (ติ๊กเลือก Show Deleted Records ในหน้าค้นหา) แล้วกดปุ่ม Recover

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

แผนภาพสถานะ (Status Diagram)

DeleteRecoverใช้งาน - Activeลบแล้ว - Deleted

รายละเอียดสถานะ

ชื่อสถานะ (ไทย/อังกฤษ)	สิ่งที่ทำได้	สิ่งที่ทำไม่ได้	วิธีการเปลี่ยนสถานะ
ใช้งาน (Active)	แก้ไขข้อมูล, นำไปใช้งานในระบบจัดซื้อ/รับสินค้า	แก้ไขรหัสผู้ขาย	กดปุ่ม Delete เพื่อลบ
ลบแล้ว (Deleted)	ดูข้อมูล (Read-only), กู้คืนข้อมูล (Recover)	แก้ไขข้อมูล, นำไปใช้งานในหน้าจอธุรกรรมใหม่	กดปุ่ม Recover เพื่อกู้คืน

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

การรันเลขที่ Lot (Lot Number Generation): ระบบจะใช้ Prefix Code ที่ตั้งค่าไว้ในข้อมูลผู้ขาย ไปเป็นส่วนหนึ่งของเลขที่ Lot เมื่อมีการรับสินค้าจากผู้ขายรายนี้ ช่วยให้สามารถติดตามย้อนกลับ (Traceability) ได้ง่ายขึ้น
การดึงข้อมูลอัตโนมัติ: เมื่อเลือกผู้ขายในหน้าจอใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ระบบจะดึงข้อมูลเงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Term), สกุลเงิน (Currency) และรูปแบบภาษี (VAT) มาแสดงให้อัตโนมัติตามที่ตั้งค่าไว้

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

การตรวจสอบข้อมูล (Data Validations)

รหัสผู้ขาย (Supplier Code): ต้องเป็นรหัสที่ไม่เคยมีอยู่ในระบบ และประกอบด้วยตัวอักษรหรือตัวเลขตามรูปแบบที่กำหนด
Prefix Code: จำเป็นต้องระบุเพื่อใช้ในกระบวนการรับสินค้า
ข้อมูลที่จำเป็น: ช่องที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) เช่น ชื่อผู้ขาย, ประเภทผู้ขาย, สกุลเงิน, และที่อยู่ 1 ต้องระบุข้อมูลเสมอ
รูปแบบอีเมล: หากระบุอีเมล ระบบจะตรวจสอบความถูกต้องของรูปแบบ (เช่น ต้องมี @ และ .com)

ข้อจำกัดตามสถานะ (Status-based Restrictions)

ผู้ขายที่มีสถานะ “ลบแล้ว” จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้จนกว่าจะทำการกู้คืน
ในหน้าจอทำธุรกรรมใหม่ จะไม่แสดงรายชื่อผู้ขายที่ถูกลบ เพื่อป้องกันการเลือกข้อมูลที่ผิดพลาด

ข้อจำกัดอื่นๆ (Other Restrictions)

การลบข้อมูลผู้ขายเป็นการลบแบบ Soft Delete (ข้อมูลยังอยู่ในฐานข้อมูลแต่ถูกปิดการใช้งาน) เพื่อรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลในเอกสารย้อนหลัง

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

ปัญหา: แก้ไขข้อมูลผู้ขายไม่ได้ ปุ่ม Save ไม่ปรากฏหรือกดไม่ได้
- สาเหตุ: ผู้ขายรายนั้นอาจถูกลบไปแล้ว (สถานะ Deleted) หรือผู้ใช้งานไม่มีสิทธิ์ในการแก้ไข (Permission)
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบว่ารายการถูกลบหรือไม่ หากถูกลบให้ทำการกู้คืน (Recover) ก่อน หรือติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อตรวจสอบสิทธิ์การใช้งาน
ปัญหา: ค้นหาผู้ขายไม่เจอในหน้าจอหลัก
- สาเหตุ: ผู้ขายอาจถูกลบไปแล้ว หรือใส่เงื่อนไขการค้นหาที่เจาะจงเกินไป
- วิธีแก้ไข: ลองติ๊กเลือกช่อง “Show Deleted Records” ในหน้าค้นหา หรือล้างเงื่อนไขการค้นหาแล้วค้นหาใหม่อีกครั้ง
ปัญหา: ใส่ Email หลายอันแล้วระบบแจ้งเตือนว่ารูปแบบไม่ถูกต้อง
- สาเหตุ: การคั่นระหว่างอีเมลอาจใช้สัญลักษณ์ไม่ถูกต้อง
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้เครื่องหมายคอมม่า (,) หรือ เซมิโคลอน (;) ในการคั่นระหว่างอีเมลแต่ละอัน และไม่มีช่องว่างเกินจำเป็น
ปัญหา: Prefix Code คืออะไร และต้องใส่อย่างไร
- สาเหตุ: เป็นรหัสย่อที่ใช้ระบุตัวตนผู้ขายในเลขที่ Lot สินค้า
- วิธีแก้ไข: ระบุรหัสย่อที่สื่อถึงผู้ขาย (เช่น รหัสย่อบริษัท 2-3 ตัวอักษร) เพื่อให้ง่ายต่อการจำแนกสินค้าในคลัง
ปัญหา: แก้ไขรหัสผู้ขาย (Supplier Code) ไม่ได้
- สาเหตุ: รหัสผู้ขายถูกใช้เป็นคีย์หลักในการเชื่อมโยงข้อมูลกับเอกสารจัดซื้อและบัญชี จึงไม่อนุญาตให้แก้ไขเพื่อป้องกันข้อมูลผิดพลาด
- วิธีแก้ไข: หากจำเป็นต้องเปลี่ยนรหัส ให้ทำการลบ (Delete) รหัสเดิม และสร้างข้อมูลผู้ขายใหม่ด้วยรหัสที่ถูกต้อง

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Supplier