Receive Special Overview

Posted2026-02-04

Updated2026-02-04

Byadmin

คู่มือการใช้งาน: การรับใบแจ้งหนี้พิเศษ (Receive Special)

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

หน้าจอ การรับใบแจ้งหนี้พิเศษ (Receive Special) ใช้สำหรับบันทึกการรับสินค้าเข้าคลัง (Stock-In) ในกรณีพิเศษที่ไม่มีใบสั่งซื้อ (P/O) อ้างอิง หรือเป็นการรับสินค้าที่ต้องการความยืดหยุ่นในการระบุแหล่งที่มา โดยผู้ใช้สามารถเลือกผูกยอดรับเข้ากับ ผู้ขาย (Vendor) หรือ ลูกค้า (Customer) ก็ได้ตามความเหมาะสมของรายการ

หน้าที่หลักของหน้าจอนี้:

บันทึกการรับสินค้าเข้าสต็อกแบบทันทีโดยไม่ต้องผ่านกระบวนการจัดซื้อปกติ
รองรับการรับเข้าในนามลูกค้า (เช่น กรณีรับสินค้าคืนเพื่อซ่อม หรือฝากส่ง) หรือผู้ขาย
สร้างหมายเลข Lot สินค้าให้อัตโนมัติพร้อมระบบควบคุมอายุการใช้งาน (Shelf Life)
พิมพ์สติ๊กเกอร์บาร์โค้ดและใบสำคัญการรับเข้า

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เส้นทางเมนู (Menu Path): Receiving (การรับสินค้า) > Receive Special (รับใบแจ้งหนี้พิเศษ)

3. ขั้นตอนการทำงาน (Main Processes)

3.1 การสร้างรายการรับเข้าพิเศษ (Create Special Receipt)

กดปุ่ม Add New (+) เพื่อเริ่มสร้างเอกสารใหม่
ระบุวันที่รับสินค้า (Date) โดยระบบจะตั้งค่าเริ่มต้นเป็นวันที่ปัจจุบันตามรอบบัญชีทื่เปิดอยู่
เลือกคลังสินค้า (Location) ที่ต้องการนำสินค้าเข้าเก็บ
การระบุแหล่งที่มา: เลือกอย่างใดอย่างหนึ่งระหว่าง:
- Supplier (ผู้ขาย): กรณีเป็นการรับสินค้าจากผู้ส่งมอบ
- Customer (ลูกค้า): กรณีเป็นการรับสินค้าที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า
[!NOTE] ระบบอนุญาตให้เลือกได้เพียงอย่างเดียวเท่านั้น หากระบุลูกค้าแล้วช่องผู้ขายจะถูกข้ามไปอัตโนมัติ
ระบุเลขที่เอกสารอ้างอิง (Ref. Doc No) หรือเลขที่ P/O (ถ้ามี) เพื่อใช้ในการสืบค้น

3.2 การจัดการรายการสินค้าและ Lot (Items & Lot Management)

กดปุ่มเพื่อเพิ่มรายการสินค้า (Detail)
ระบุจำนวนที่รับเข้า (Qty) และหน่วยนับ (Unit)
ฟีเจอร์ Get New Lot Only:
- หากติ๊กเลือก “Get New Lot Only” ระบบจะทำการสร้างหมายเลข Lot ใหม่ให้กับสินค้ารายการนั้นเสมอ แม้ว่าจะเป็นสินค้าชนิดเดียวกันทื่เคยรับเข้ามาแล้วก็ตาม เพื่อป้องกันการปะปนของสินค้า
ระบุวันผลิต (Production Date) เพื่อให้ระบบคำนวณวันหมดอายุ (Expire Date) ตามนโยบายการเก็บรักษาของสินค้านั้นๆ

3.3 การบันทึกและพิมพ์ (Saving & Printing)

เมื่อบันทึกสำเร็จ ระบบจะเปลี่ยนสถานะเป็น Active และทำการเพิ่มยอดสต็อกสินค้าทันที
ผู้ใช้สามารถสั่งพิมพ์ Barcode เพื่อติดสินค้า หรือพิมพ์ Receiving Slip เพื่อเป็นหลักฐานการรับเข้าได้จากหน้าจอนี้

3.4 การยกเลิกรายการ (Cancel)

หากพบข้อผิดพลาด ผู้ใช้สามารถยกเลิกรายการได้โดยการเลือกรายการที่ต้องการแล้วกดปุ่ม Cancel
เงื่อนไขสำคัญ: ระบบจะอนุญาตให้ยกเลิกได้เฉพาะรายการที่มีสินค้าคงเหลือ (Onhand) เพียงพอที่จะหักออกเท่านั้น หากสินค้าถูกเบิกจ่ายไปแล้วจะไม่สามารถยกเลิกได้

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

graph LR
    D[Draft] -- บันทึกสำเร็จ --> A[Active]
    A -- ยกเลิกรายการ --> C[Canceled]

สถานะ: Draft (ร่าง)
- สามารถ: แก้ไขข้อมูล, เพิ่ม/ลดรายการสินค้า, ลบทิ้ง
- ไม่สามารถ: พิมพ์บาร์โค้ด (จนกว่าจะบันทึกสำเร็จ)
- เปลี่ยนเป็น: Active เมื่อกดปุ่ม “Save”
สถานะ: Active (ใช้งาน)
- สามารถ: พิมพ์บาร์โค้ด, พิมพ์ใบรับสินค้า, ยกเลิกเอกสาร (Cancel)
- ไม่สามารถ: แก้ไขจำนวนหรือเปลี่ยนรหัสสินค้าในรายการที่บันทึกไปแล้ว
- เปลี่ยนเป็น: Canceled เมื่อกดปุ่ม “Cancel”
สถานะ: Canceled (ยกเลิก)
- เป็นสถานะสุดท้ายของเอกสาร ไม่สามารถนำกลับมาแก้ไขหรือใช้งานใหม่ได้

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

Auto Document Number: ระบบรันเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติ (เช่น RS2401-0001) โดยสามารถดึงรหัส Prefix จากข้อมูลผู้ขายมานำหน้าได้
Auto Lot Generation: สร้างหมายเลข Lot ทันทีที่มีการบันทึก โดยจะคำนึงถึงเงื่อนไข “New Lot Only” ที่ผู้ใช้ระบุ
Shelf Life Calculation: คำนวณวันหมดอายุอัตโนมัติทันทีที่ระบุวันผลิต โดยอ้างอิงข้อมูลจากมาตรฐานสินค้า (Item Master)
Inventory Sync: ปรับเพิ่มยอดคงเหลือในคลังและบันทึกประวัติการเคลื่อนไหวสินค้า (Transaction) ทันทีที่เอกสารเปลี่ยนสถานะเป็น Active

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

การตรวจสอบแหล่งที่มา (Source Validation): เอกสารต้องมีการระบุผู้ขาย (Vendor) หรือลูกค้า (Customer) อย่างใดอย่างหนึ่งเสมอ จะเว้นว่างทั้งสองอย่างไม่ได้
การควบคุมรอบบัญชี (Period Lock): ไม่สามารถบันทึกหรือยกเลิกเอกสารในวันที่ที่รอบบัญชีถูกปิด (Period Off) ไปแล้ว
ยอดคงเหลือมือก่อนยกเลิก (Onhand Check): การยกเลิก (Cancel) จะกระทำได้ต่อเมื่อยอดสินค้าใน Lot นั้นๆ ยังคงมีอยู่ครบตามจำนวนที่รับเข้า หากมีการเบิกออกไปบางส่วนแล้ว ระบบจะบล็อกการยกเลิกเพื่อป้องกันยอดสต็อกติดลบ
การควบคุมอายุสินค้า: สำหรับสินค้าที่ต้องเก็บตัวอย่างหรือตรวจคุณภาพ (Batch/QC) ระบบจะบังคับให้ใส่ข้อมูลวันผลิตให้ครบถ้วนก่อนบันทึก

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

Q: ทำไมช่องสำหรับเลือกผู้ขาย (Vendor) ถึงกดไม่ได้? A: ตรวจสอบว่าคุณได้มีการระบุชื่อลูกค้า (Customer) ไปก่อนหน้านี้หรือไม่ เนื่องจากระบบอนุญาตให้เลือกได้เพียงอย่างใดอย่างหนึ่ง

Q: ระบบแจ้งว่า “Onhand not enough” ขณะที่กำลังพยายาม Cancel? A: เกิดจากสินค้าใน Lot ดังกล่าวถูกนำไปใช้งานหรือขายออกไปแล้ว ทำให้ยอดคงเหลือไม่พอให้ระบบดึงคืน คุณต้องทำการปรับสต็อก (Adjust) หรือดึงสินค้ากลับเข้า Lot เดิมก่อนจึงจะทำการยกเลิกเอกสารนี้ได้

Q: ทำไมวันหมดอายุ (Expire Date) ถึงไม่แสดงผล? A: ตรวจสอบใน Item Master ว่าสินค้านั้นๆ ได้เปิดการใช้งาน “Shelf Life Control” ไว้หรือไม่ หากไม่ได้เปิดไว้ ระบบจะไม่คำนวณวันหมดอายุให้

Q: สามารถแก้ไขรายการที่ Save ไปแล้วได้หรือไม่? A: ข้อมูลหลักเช่น รหัสสินค้า และจำนวน จะถูกล็อกเพื่อความถูกต้องของสต็อก หากต้องการแก้ไข ให้ทำรายการ Cancel และสร้างใบใหม่แทน

Q: เลข Lot ที่ระบบสร้างให้มาจากไหน? A: มาจากการตั้งค่าในระบบ โดยปกติจะเป็นการผสมระหว่างรหัสคลังสินค้า วันที่รับเข้า หรือรหัสผู้ขาย

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Receive Special