Receive Invoice Overview

Posted2026-02-04

Updated2026-02-04

Byadmin

คู่มือการใช้งาน: การรับใบแจ้งหนี้ (Receive Invoice)

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

หน้าจอ การรับใบแจ้งหนี้ (Receive Invoice) ใช้สำหรับบันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้ (Invoice) หรือใบกำกับภาษีจากผู้ขาย เพื่อรับรองยอดหนี้และเป็นขั้นตอนสำคัญในการ รับสินค้าเข้าคลัง (Stock-In) โดยสามารถอ้างอิงข้อมูลจากใบสั่งซื้อ (P/O) หรือใบรับของชั่วคราว (Temporary D/O) ได้

หน้าที่หลักของหน้าจอนี้:

บันทึกยอดยืนยันการซื้อสินค้า ราคา และภาษี (VAT/WHT)
รับรายการสินค้าเข้าสู่ระบบสต็อก (Inventory) และสร้าง Lot สินค้าอัตโนมัติ
ปรับปรุงยอดค้างส่ง (Outstanding) ในใบสั่งซื้อ
พิมพ์ใบสำคัญรับสินค้า (Receiving Slip) และสติ๊กเกอร์บาร์โค้ด

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เส้นทางเมนู (Menu Path): Receiving (การรับสินค้า) > Receive Invoice (รับใบแจ้งหนี้)

3. ขั้นตอนการทำงาน (Main Processes)

3.1 การสร้างเอกสารรับใบแจ้งหนี้ (Creation)

กดปุ่ม Add New (+) และเลือกประเภทการรับ:
- Receive Invoice: สำหรับรับสินค้าปกติตามใบสั่งซื้อ (P/O)
- Receive D/O: สำหรับรับสินค้าที่เคยทำใบรับของชั่วคราว (DO) ไปแล้ว
เลือก Supplier (ผู้ขาย): ระบบจะดึงข้อมูลที่อยู่และเงื่อนไขการชำระเงินมาให้อัตโนมัติ
ระบุเลขที่ใบแจ้งหนี้ (Invoice No) และวันที่ (Invoice Date) ตามเอกสารของผู้ขาย

3.2 การอ้างอิงใบสั่งซื้อ (Reference PO)

กดปุ่ม PO เพื่อเปิดหน้าต่างเลือกรายการจากใบสั่งซื้อที่ค้างส่ง
เลือกรายการสินค้าที่ต้องการรับเข้า ระบบจะดึงข้อมูลจำนวนและราคามาให้
ตรวจสอบและแก้ไขจำนวนที่รับจริงในช่อง Invoice Qty

3.3 การรับสินค้าเข้าคลัง (Receive Item Flag)

หากติ๊กเลือก “Receive Item”: เมื่อกดบันทึก ระบบจะทำการเพิ่มยอดสต็อกสินค้าทันที (Stock-In) โดยจะมีการสร้างหมายเลข Lot ตามรูปแบบที่ตั้งค่าไว้
หากไม่ติ๊กเลือก: ระบบจะบันทึกเพียงยอดหนี้ (Invoice) เท่านั้น แต่ยังไม่มีการเพิ่มสต็อกสินค้า

3.4 การจัดการภาษีและส่วนลด (Tax & Discount)

ภาษี (VAT/WHT): เลือกประเภทภาษี ระบบจะคำนวณยอดเงินภาษีให้อัตโนมัติ
ส่วนลด (Discount): สามารถใส่ส่วนลดแยกตามรายการ หรือส่วนลดรวมท้ายบิล (Header Discount) ซึ่งระบบจะกระจายเข้าสู่รายการย่อยให้ตามสัดส่วน

3.5 การพิมพ์เอกสารสำคัญ (Printing)

เมื่อบันทึกเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้สามารถ:

Print Receiving Slip: พิมพ์ใบสำคัญรับของเพื่อเป็นหลักฐานการตรวจรับ
Print Barcode: พิมพ์สติ๊กเกอร์บาร์โค้ดเพื่อนำไปติดที่ตัวสินค้าหรือบรรจุภัณฑ์

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

graph TD
    D[During] -- บันทึกรายการคืนบางส่วน --> P[Partial]
    D -- รับครบถ้วน --> C[Completed]
    P -- รับครบถ้วน --> C
    D -- ยกเลิกรายการ --> CX[Cancelled]

รายละเอียดของสถานะ:

During (ระหว่างดำเนินการ): เอกสารได้รับการบันทึกและยืนยันแล้ว แต่อาจยังมียอดค้างที่ยังไม่ผ่านกระบวนการคืนสินค้าหรืออื่นๆ
Partial (รับบางส่วน): มียอดที่มีการคืนสินค้าหรือประมวลผลไปแล้วเพียงบางส่วน
Completed (เสร็จสิ้น): รายการทั้งหมดได้รับการประมวลผลสมบูรณ์
Cancelled (ยกเลิก): เอกสารถูกยกเลิก และยอดสต็อก (ถ้ามีการรับเข้า) จะถูกถอนออกให้อัตโนมัติ

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

Auto Lot Generation: ระบบสร้างหมายเลข Lot ตามวันที่รับ หรือตามรูปแบบที่กำหนด (เช่น YYYYMMDD-XXX)
PO Outstanding Update: ปรับลดจำนวนค้างส่งในใบสั่งซื้อ (P/O) ทันทีที่บันทึกรับเข้า
Currency Conversion: หากมีการซื้อเป็นสกุลเงินต่างประเทศ ระบบจะคำนวณยอดเงินบาท (THB) ตามอัตราแลกเปลี่ยนระบุไว้
Shelf Life Calculation: คำนวณวันหมดอายุอัตโนมัติเมื่อระบุวันผลิต (Production Date) สำหรับสินค้าที่มีการควบคุมอายุการใช้งาน

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

Duplicate Invoice: ระบบไม่อนุญาตให้บันทึกเลขที่ใบแจ้งหนี้ซ้ำกันสำหรับผู้ขายรายเดิมในรอบปีเดียวกัน
Locking Rule: หากรายการสินค้ามีการ “Received” (รับเข้าคลัง) ไปแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลราคาหรือจำนวนในใบแจ้งหนี้นั้นได้อีก ต้องทำการยกเลิกแล้วทำใหม่เท่านั้น
Period Control: ไม่สามารถบันทึกรับสินค้าในวันที่ที่รอบบัญชีถูกปิด (Period Off) ไปแล้วได้
Qty Validation: จำนวนที่รับเข้าจริง (Invoice Qty) ต้องไม่เกินจำนวนที่สั่งซื้อในใบสั่งซื้อ (เว้นแต่จะได้รับสิทธิ์พิเศษ)

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

Q: ทำไมช่องราคาหรือจำนวนถึงแก้ไขไม่ได้? A: เนื่องจากรายการนั้นมีการรับสต็อกเข้าคลังไปแล้ว (Received flag = True) หากต้องการแก้ไขต้องทำการ Cancel เอกสารเดิมก่อน

Q: ค้นหา P/O เพื่อมารับเข้าไม่เจอ? A: ตรวจสอบสถานะ P/O ว่าเป็น “Approved” หรือ “During” หรือไม่ และมียอดค้างส่ง (Outstanding) เหลืออยู่หรือไม่

Q: วันที่ครบกำหนด (Due Date) ไม่ตรงกับที่ตกลง? A: ระบบคำนวณจาก Payment Term ที่ระบุไว้ในหน้าจอผู้ขาย (Vendor) สามารถตรวจสอบและแก้ไข Payment Term ในหน้าจอนี้เพื่อให้ระบบ Re-calculate วันที่ใหม่ได้

Purchase Order (PO): ใบสั่งซื้อต้นทาง
Inventory Transaction: รายการเคลื่อนไหวสต็อกที่เกิดขึ้นจากการรับเข้า
Purchase Return: เอกสารส่งคืนสินค้าในกรณีที่สินค้ามีปัญหาหลังการรับเข้า

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Receive Invoice

Receive Invoice Overview

คู่มือการใช้งาน: การรับใบแจ้งหนี้ (Receive Invoice)

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

3. ขั้นตอนการทำงาน (Main Processes)

3.1 การสร้างเอกสารรับใบแจ้งหนี้ (Creation)

3.2 การอ้างอิงใบสั่งซื้อ (Reference PO)

3.3 การรับสินค้าเข้าคลัง (Receive Item Flag)

3.4 การจัดการภาษีและส่วนลด (Tax & Discount)

3.5 การพิมพ์เอกสารสำคัญ (Printing)

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

รายละเอียดของสถานะ:

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

Settings detail:

Information details

Receive Invoice

Receive Invoice Overview

คู่มือการใช้งาน: การรับใบแจ้งหนี้ (Receive Invoice)

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

3. ขั้นตอนการทำงาน (Main Processes)

3.1 การสร้างเอกสารรับใบแจ้งหนี้ (Creation)

3.2 การอ้างอิงใบสั่งซื้อ (Reference PO)

3.3 การรับสินค้าเข้าคลัง (Receive Item Flag)

3.4 การจัดการภาษีและส่วนลด (Tax & Discount)

3.5 การพิมพ์เอกสารสำคัญ (Printing)

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

รายละเอียดของสถานะ:

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

8. เอกสารที่เกี่ยวข้อง (Related Documents)