Item Category Overview

Posted2026-02-04

Updated2026-02-04

BySystem

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

หน้าจอนี้ใช้สำหรับจัดการโครงสร้างกลุ่มสินค้า (Item Category) ซึ่งมีการจัดลำดับชั้น (Hierarchy) ได้สูงสุด 4 ระดับ เพื่อช่วยในการจำแนกประเภทสินค้า การควบคุมสต็อก และการออกรายงานตามกลุ่มสินค้าที่กำหนด

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เมนู: Master > Item Category

3. Main Processes

การสร้างกลุ่มสินค้า (Create)

เลือกกลุ่มสินค้าหลัก (Parent) ในระดับที่ต้องการ (หากต้องการสร้างระดับ 1 ไม่ต้องเลือก Parent)
คลิกปุ่ม Add New ในตารางระดับที่ต้องการสร้าง
ระบุข้อมูลในหน้าจอ Item Category Information:
- Item Category Code: รหัสกลุ่มสินค้า (ต้องไม่ซ้ำกันในระบบ)
- Item Category Name: ชื่อกลุ่มสินค้า (ภาษาอังกฤษ)
- Item Category Name (Thai): ชื่อกลุ่มสินค้า (ภาษาไทย)
- Stock Control: เลือกรูปแบบการควบคุมสต็อก (ดึงค่าเริ่มต้นมาจากกลุ่มสินค้าหลักหากมี)
คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูล

การแก้ไขกลุ่มสินค้า (Update)

เลือกกลุ่มสินค้าที่ต้องการแก้ไขจากตาราง
คลิกปุ่ม Edit
แก้ไขข้อมูลที่ต้องการ (รหัสกลุ่มสินค้าจะไม่สามารถแก้ไขได้หลังจากสร้างแล้ว)
คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

การลบกลุ่มสินค้า (Delete)

เลือกกลุ่มสินค้าที่ต้องการลบ
คลิกปุ่ม Delete
ยืนยันการลบข้อมูล
- หมายเหตุ: เมื่อลบกลุ่มสินค้าในระดับบน ระบบจะทำการลบกลุ่มสินค้าย่อย (Children) ทั้งหมดภายใต้กลุ่มนั้นโดยอัตโนมัติ

การกู้คืนกลุ่มสินค้า (Recover)

ติ๊กเลือก Show Deleted Records ในส่วนการค้นหาขั้นสูง (Advance Search)
เลือกกลุ่มสินค้าที่ถูกลบ (จะมีสถานะแสดงว่าถูกลบ)
คลิกปุ่ม Recover เพื่อนำข้อมูลกลับมาใช้งานใหม่

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

DeleteRecoverใช้งานปกติ - Activeถูกลบ - Deleted

ใช้งานปกติ (Active):
- ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูลชื่อกลุ่มสินค้า และการควบคุมสต็อกได้
- สามารถนำไปใช้งานในหน้าจออื่นๆ เช่น การสร้างสินค้า (Item Master)
ถูกลบ (Deleted):
- ข้อมูลจะไม่แสดงในรายการค้นหาปกติ (ยกเว้นเลือก Show Deleted Records)
- ไม่สามารถนำไปใช้งานใหม่ได้จนกว่าจะทำการกู้คืน (Recover)

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

การสืบทอดการควบคุมสต็อก (Stock Control Inheritance): เมื่อสร้างกลุ่มสินค้าย่อย ระบบจะดึงค่าการควบคุมสต็อก (Stock Control) มาจากกลุ่มสินค้าหลัก (Parent) ให้อัตโนมัติเพื่อความสะดวก
การลบข้อมูลแบบลำดับชั้น (Cascading Delete): เมื่อผู้ใช้ลบกลุ่มสินค้าในระดับที่ 1, 2 หรือ 3 ระบบจะทำการเปลี่ยนสถานะเป็น “ลบ” ให้กับกลุ่มสินค้าย่อยทั้งหมดที่อยู่ภายใต้กลุ่มนั้นโดยอัตโนมัติ

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

การตรวจสอบข้อมูล (Data Validations)

Item Category Code: ต้องระบุและต้องไม่ซ้ำกับที่มีอยู่ในระบบ
Item Category Name: ต้องระบุชื่อภาษาอังกฤษ
Stock Control: ต้องเลือกรูปแบบการควบคุมสต็อกเสมอ

ข้อจำกัดตามสถานะ (Status-based Restrictions)

กลุ่มสินค้าที่ถูกลบ (Delete Flag = True) จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้จนกว่าจะกู้คืน

ข้อจำกัดอื่นๆ (Other Restrictions)

ระบบรองรับการจัดกลุ่มสูงสุด 4 ระดับ ได้แก่:
1. Major Category
2. Minor Category
3. Sub Category
4. Production Pool

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

ปัญหา: ไม่สามารถสร้างรหัสกลุ่มสินค้าซ้ำได้
- สาเหตุ: รหัสกลุ่มสินค้า (Item Category Code) มีอยู่แล้วในระบบ
- แนวทางแก้ไข: ตรวจสอบว่ารหัสนั้นถูกลบไปแล้วหรือไม่ (โดยใช้ Show Deleted Records) หรือใช้รหัสอื่นที่สื่อความหมาย
ปัญหา: ลบกลุ่มสินค้าหลักแล้ว กลุ่มสินค้าย่อยหายไป
- สาเหตุ: ระบบทำงานแบบ Cascading Delete เมื่อลบกลุ่มหลัก กลุ่มย่อยจะถูกลบตาม
- แนวทางแก้ไข: หากต้องการนำกลับมา ต้องทำการ Recover ที่กลุ่มสินค้าหลัก
ปัญหา: แก้ไขรหัสกลุ่มสินค้า (Code) ไม่ได้
- สาเหตุ: เพื่อความถูกต้องของความสัมพันธ์ข้อมูล รหัสที่ถูกสร้างแล้วจะไม่สามารถแก้ไขได้
- แนวทางแก้ไข: หากจำเป็นต้องเปลี่ยน ให้ทำการลบและสร้างใหม่ด้วยรหัสที่ถูกต้อง
ปัญหา: หาปุ่ม Recover ไม่เจอ
- สาเหตุ: ปุ่ม Recover จะแสดงเฉพาะเมื่อเลือกดูรายการที่ถูกลบ (Show Deleted Records) เท่านั้น
- แนวทางแก้ไข: คลิกที่ Advance Search และติ๊กเลือก Show Deleted Records
ปัญหา: สร้างกลุ่มสินค้าเกินระดับที่ 4 ไม่ได้
- สาเหตุ: ระบบถูกออกแบบมาให้รองรับสูงสุด 4 ระดับตามโครงสร้างธุรกิจ
- แนวทางแก้ไข: บริหารจัดการโครงสร้างกลุ่มสินค้าให้อยู่ภายใน 4 ระดับที่กำหนด

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Item Category