Purchase Order Summary Overview

Posted2026-02-04

Updated2026-02-04

Byadmin

คู่มือการใช้งาน: สรุปใบสั่งซื้อสินค้า (Purchase Order Summary)

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

หน้าจอ สรุปใบสั่งซื้อสินค้า (Purchase Order Summary) ใช้สำหรับติดตามสถานะรายการสินค้าในใบสั่งซื้อ (P/O) ที่ยังดำเนินการไม่เสร็จสิ้น และเป็นเครื่องมือหลักในการ พิมพ์สติ๊กเกอร์บาร์โค้ด (Barcode Printing) เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการรับสินค้าเข้าคลัง (Receiving)

หน้าที่หลักของหน้าจอนี้:

ตรวจสอบรายการสินค้าค้างส่ง (Outstanding Qty) ตามใบสั่งซื้อ
พิมพ์สติ๊กเกอร์บาร์โค้ดระบุจำนวนตามหน่วยที่ต้องการรับเข้า
คำนวณจำนวนดวงของสติ๊กเกอร์และยอดคงเหลือให้อัตโนมัติ
ส่งออกข้อมูลสรุปเป็นไฟล์ Excel

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เส้นทางเมนู (Menu Path): Purchase (จัดซื้อ) > Purchase Order Summary (สรุปใบสั่งซื้อสินค้า)

3. ขั้นตอนการทำงาน (Main Processes)

3.1 การค้นหาและติดตามสถานะ (Search & Tracking)

ระบุเงื่อนไขการค้นหาในส่วน Advance Search:
- Required Date: ค้นหาตามช่วงวันที่ต้องการสินค้า (ระบบจะตั้งค่าเริ่มต้นเป็นวันที่ปัจจุบัน)
- P/O No.: ระบุเลขที่ใบสั่งซื้อ (สามารถใส่เป็นช่วงได้ เช่น PO2401-001 – PO2401-010)
- Supplier / Item / Category: กรองข้อมูลตามผู้ขาย หรือประเภทสินค้า
กดปุ่ม Search เพื่อแสดงรายการสินค้า
ข้อมูลจะถูกแสดงรวมกลุ่มตามผู้ขาย (Vendor) เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ

3.2 การพิมพ์สติ๊กเกอร์บาร์โค้ด (Barcode Sticker Printing)

ฟีเจอร์นี้ใช้สำหรับจัดเตรียมบาร์โค้ดก่อนการรับสินค้าจริง:

เลือกรายการสินค้าที่ต้องการพิมพ์โดยคลิกที่ Checkbox หน้าแถว
ระบุรายละเอียดการพิมพ์ในแต่ละรายการ:
- Qty (Barcode): จำนวนสินค้าต่อ 1 ดวงสติ๊กเกอร์
- Unit: หน่วยของสินค้าที่ต้องการพิมพ์ (ระบบจะดึงหน่วยเก็บสต็อกมาให้เป็นค่าเริ่มต้น)
- Number of Copy: จำนวนดวงที่ต้องการพิมพ์
การคำนวณอัตโนมัติ: เมื่อระบุจำนวนต่อดวง ระบบจะคำนวณ Number of Copy ที่เหมาะสมกับยอดสั่งซื้อให้ทันที และแสดง Remain Qty (ยอดที่เหลือจากการพิมพ์) เพื่อให้มั่นใจว่าครอบคลุมจำนวนที่สั่งซื้อทั้งหมด
ตรวจสอบความถูกต้องและกดปุ่ม Barcode เพื่อสั่งพิมพ์

3.3 การส่งออกข้อมูล (Exporting)

ผู้ใช้สามารถกดปุ่ม Export เพื่อนำข้อมูลที่แสดงบนหน้าจอทั้งหมดออกเป็นไฟล์ Excel สำหรับนำไปทำรายงานหรือวิเคราะห์ข้อมูลต่อนอกระบบ

4. ข้อมูลที่แสดงผล (Display Information)

เพื่อให้เข้าใจสถานะสินค้าได้ชัดเจน หน้าจอจะแสดงคอลัมน์สำคัญดังนี้:

Order Qty: จำนวนสินค้าที่สั่งซื้อทั้งหมดใน P/O
Outstanding Qty: จำนวนสินค้าที่ ยังไม่ได้รับเข้า (ยอดค้างส่งจริง)
Barcode Qty/Unit: ข้อมูลที่กำหนดเพื่อพิมพ์สติ๊กเกอร์ (ช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องของบรรจุภัณฑ์)
Remain Qty: ยอดเศษที่เหลือจากการคำนวณจำนวนดวง (เช่น สั่ง 10 ชิ้น พิมพ์ดวงละ 3 ชิ้น จำนวน 3 ดวง จะเหลือเศษ 1 ชิ้น)

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

Default Date Range: ระบบจะตั้งช่วงวันที่ค้นหาให้อัตโนมัติเป็นวันที่ปัจจุบันเพื่อให้เห็นรายการที่ต้องจัดการทันที
Unit Conversion Logic: ระบบจะคำนวณการแปลงหน่วยระหว่างหน่วยสั่งซื้อ (Order Unit) และหน่วยบาร์โค้ด (Barcode Unit) ให้อัตโนมัติ เพื่อให้ยอดจำนวนดวงและยอดคงเหลือมีความแม่นยำตามการตั้งค่า Conversion ในระบบ Master
Auto-Calculation of Labels: เมื่อเปลี่ยนจำนวนต่อดวง ระบบจะ Re-calculate จำนวนดวงที่ต้องพิมพ์ให้สูงที่สุดที่ไม่เกินยอดสั่งซื้อ

6. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

Q: ทำไมค้นหาแล้วไม่เจอรายการ P/O? A: ตรวจสอบสถานะ P/O ว่าได้รับการยืนยัน (Confirmed) แล้วหรือไม่ และตรวจสอบว่าช่วงวันที่ (Required Date) ครอบคลุมวันที่ระบุในใบสั่งซื้อนั้นหรือไม่

Q: ปุ่ม Barcode กดไม่ได้ (เป็นสีเทา)? A: ตรวจสอบว่าได้เลือก (Tick) รายการที่ต้องการและระบุจำนวน Qty, Unit, และ Number of Copy ครบถ้วนแล้วหรือไม่ รวมถึงผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์ในการพิมพ์ (Print Right) ด้วย

Q: ทำไมค่า Remain Qty ถึงผิดปกติ? A: ตรวจสอบการตั้งค่าหน่วยนับและอัตราการแปลงหน่วย (Unit Conversion) ในหน้าจอ Item Master ว่าถูกต้องหรือไม่

Purchase Order (PO): เอกสารต้นทางที่ใช้ดึงข้อมูลมาแสดงสรุป
Goods Receipt (GR): เมื่อมีการรับสินค้าจริง ข้อมูลค้างส่งในหน้าจอนี้จะถูกปรับลดลงอัตโนมัติ
Item Master: แหล่งข้อมูลสำหรับชื่อสินค้า หน่วยนับ และการแปลงหน่วย

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.