Adjustment Overview

Posted2026-02-04

Updated2026-02-04

BySystem

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

ใช้สำหรับปรับปรุงยอดสินค้าคงคลังในระบบให้ตรงกับจำนวนสินค้าที่มีอยู่จริง เช่น กรณีสินค้าชำรุด, สินค้าสูญหาย, หรือการปรับปรุงยอดหลังการตรวจนับ (Stock Take) โดยรองรับทั้งการปรับยอดเพิ่ม (Increment) และการปรับยอดลด (Decrement)

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เมนูหลัก: Inventory -> Adjustment

3. Main Processes

การสร้างเอกสาร (Create)

กดปุ่ม Add New เพื่อสร้างเอกสารใหม่
เลือกประเภทการปรับปรุง (Type) ว่าเป็นการปรับเพิ่มหรือปรับลด
ระบุวันที่ปรับปรุง (Adjust Date) โดยต้องอยู่ภายในงวดบัญชีที่เปิดอยู่
เลือกหน่วยงาน (Division) และเหตุผลในการปรับปรุง (Reason)
เลือกสินค้า (Item) และคลังสินค้า/ตำแหน่งเก็บ (Location)
ระบุหมายเลขล็อต (Lot No.) หากสินค้ามีการควบคุมล็อต
ระบุจำนวนที่ต้องการปรับปรุง (Adjust Qty)
ระบบจะแสดงจำนวนสินค้าคงเหลือ (On Hand) และจำนวนที่ใช้ได้ (Available) เพื่อประกอบการตัดสินใจ
ระบุวันที่ผลิต (Production Date) และวันหมดอายุ (Expired Date) หากสินค้ามีการควบคุม
กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูล (สถานะจะเป็น New)

การแก้ไขข้อมูล (Update)

สามารถแก้ไขข้อมูลได้เมื่อเอกสารอยู่ในสถานะ New หรือ Revised
ข้อมูลที่แก้ไขได้จำกัดเฉพาะ จำนวนที่ปรับปรุง (Adjust Qty), หมายเหตุ (Remark) และตัวเลือกการปัดเศษ
หากต้องการแก้ไขข้อมูลส่วนหัว (เช่น วันที่, สินค้า, คลัง) ต้องทำการยกเลิกและสร้างใหม่

การยกเลิกเอกสาร (Cancel)

สามารถยกเลิกเอกสารได้เมื่ออยู่ในสถานะ New หรือ Revised โดยกดปุ่ม Cancel
เอกสารที่ถูกยกเลิกจะไม่สามารถนำกลับมาใช้งานได้อีก

การส่งอนุมัติ (Send to Approve)

เมื่อตรวจสอบข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม Send to Approve เพื่อส่งให้ผู้มีอำนาจพิจารณา
สถานะเอกสารจะเปลี่ยนเป็น During Approve

การอนุมัติ (Approve)

ผู้มีอำนาจอนุมัติสามารถดำเนินการได้ 3 รูปแบบ:
- Approve: อนุมัติรายการ ระบบจะทำการปรับปรุงยอดสินค้าคงคลังทันที และสถานะเปลี่ยนเป็น Active
- Revise: ส่งกลับไปแก้ไข ผู้ขอปรับปรุงต้องแก้ไขข้อมูลและส่งอนุมัติใหม่ สถานะเปลี่ยนเป็น Revised
- Reject: ปฏิเสธรายการ เอกสารจะถูกยกเลิกและปิดรายการทันที สถานะเปลี่ยนเป็น Cancelled

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

Mermaid Diagram

Send to ApproveApproveReviseRejectSend to ApproveCancelDraft / NewDuring ApproveActiveRevisedCancelledNew

รายละเอียดสถานะ

New (สร้างใหม่): เอกสารเพิ่งถูกสร้าง ยังไม่มีผลต่อสต็อก สามารถแก้ไขหรือยกเลิกได้
During Approve (รออนุมัติ): อยู่ระหว่างการพิจารณา ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
Active (ใช้งาน/อนุมัติแล้ว): รายการได้รับการอนุมัติและระบบปรับปรุงสต็อกเรียบร้อยแล้ว ไม่สามารถแก้ไขหรือยกเลิกได้
Revised (ส่งกลับแก้ไข): รายการถูกส่งกลับมาให้แก้ไข สามารถแก้ไขข้อมูลและส่งอนุมัติใหม่ได้
Cancelled (ยกเลิก): รายการถูกยกเลิกโดยผู้ใช้งานหรือถูกปฏิเสธการอนุมัติ

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

การคำนวณวันหมดอายุ: เมื่อระบุวันที่ผลิต ระบบจะคำนวณวันหมดให้อัตโนมัติ (หากมีการตั้งค่า Shelf Life ไว้ที่ข้อมูลหลักสินค้า)
การตัดสต็อก: เมื่อกด Approve ระบบจะสร้างรายการเคลื่อนไหวสินค้า (Transaction) และปรับปรุงยอดคงเหลือในคลังสินค้าทันที
การตรวจสอบงวดบัญชี: ระบบจะตรวจสอบวันที่ปรับปรุงให้อยู่ในช่วงวันที่ของงวดบัญชีปัจจุบันโดยอัตโนมัติ

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

การตรวจสอบข้อมูล (Data Validations)

จำนวนที่ปรับปรุง: ต้องมากกว่า 0 เสมอ
การควบคุมล็อต: หากสินค้ามีการควบคุมล็อต จำเป็นต้องระบุหมายเลขล็อต
วันที่ผลิตและวันหมดอายุ: หากสินค้ามีการควบคุม Shelf Life จำเป็นต้องระบุข้อมูลให้ครบถ้วน

ข้อจำกัดตามสถานะ (Status-based Restrictions)

เอกสารสถานะ Active และ Cancelled ไม่สามารถแก้ไขหรือลบได้
เอกสารสถานะ During Approve ไม่สามารถแก้ไขได้จนกว่าจะได้รับการอนุมัติหรือส่งกลับแก้ไข

เงื่อนไขการอนุมัติ (Approval Conditions)

ต้องมีการตั้งค่าสายการอนุมัติ (Approve Route) สำหรับเมนู Adjustment ก่อนจึงจะใช้งานระบบอนุมัติได้
ผู้ขออนุมัติและผู้อนุมัติต้องเป็นคนละบุคคลกัน (ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าระบบ)

ข้อจำกัดอื่นๆ (Other Restrictions)

สต็อกติดลบ: หากตำแหน่งเก็บ (Location) ไม่ได้รับอนุญาตให้สต็อกติดลบ ระบบจะไม่อนุญาตให้อนุมัติรายการปรับลดที่ทำให้ยอดคงเหลือต่ำกว่าศูนย์
งวดบัญชี: ไม่สามารถบันทึกหรือปรับปรุงรายการย้อนหลังเข้าไปในงวดบัญชีที่ปิดไปแล้วได้

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

คำถาม: ทำไมไม่สามารถกดปุ่ม Save ได้?
- สาเหตุ: ข้อมูลจำเป็นไม่ครบถ้วน (เช่น ไม่ได้ระบุเหตุผล) หรือวันที่ปรับปรุงไม่อยู่ในงวดบัญชีที่เปิดอยู่
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบฟิลด์ที่มีเครื่องหมายดอกจันสีแดง และตรวจสอบว่างวดบัญชีปัจจุบันครอบคลุมวันที่ที่เลือกหรือไม่
คำถาม: ทำไมระบบแจ้งว่า “สินค้าคงคลังไม่เพียงพอ” ทั้งที่มีของอยู่ในคลัง?
- สาเหตุ: จำนวนที่ต้องการปรับลดมากกว่าจำนวนที่ “ใช้งานได้” (Available Qty) ซึ่งอาจถูกจองไว้โดยรายการอื่น หรือตำแหน่งเก็บนั้นไม่อนุญาตให้สต็อกติดลบ
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบยอด Available Qty ในหน้าจอ หรือตรวจสอบว่ามีรายการ Adjustment อื่นที่ยังค้างสถานะรออนุมัติอยู่หรือไม่
คำถาม: ต้องการแก้ไขวันที่ปรับปรุงหลังจากบันทึกไปแล้ว ทำได้หรือไม่?
- สาเหตุ: ระบบไม่อนุญาตให้แก้ไขวันที่หลังจากบันทึกเพื่อป้องกันความผิดพลาดในการรันเลขที่เอกสาร
- วิธีแก้ไข: ให้ทำการยกเลิก (Cancel) เอกสารใบเดิม และสร้างเอกสารใบใหม่ด้วยวันที่ที่ถูกต้อง
คำถาม: ปุ่ม Send to Approve ไม่แสดง หรือกดไม่ได้?
- สาเหตุ: ระบบอนุมัติอาจไม่ได้ถูกเปิดใช้งานสำหรับเมนูนี้ หรือสถานะเอกสารไม่อยู่ในเงื่อนไขที่ส่งได้
- วิธีแก้ไข: ติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อตรวจสอบการตั้งค่า Approve Module หรือตรวจสอบว่าสถานะเอกสารเป็น New หรือ Revised หรือไม่
คำถาม: อนุมัติรายการไปแล้ว แต่ยอดสต็อกไม่เปลี่ยน?
- สาเหตุ: รายการอาจยังอยู่ในสถานะ During Approve (รอผู้อนุมัติลำดับถัดไป) หรือเกิดข้อผิดพลาดขณะบันทึกรายการเคลื่อนไหว
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบสถานะเอกสารว่าเป็น Active หรือยัง หากเป็น Active แล้วให้ตรวจสอบที่หน้าจอ On-hand Inquiry เพื่อดูรายการเคลื่อนไหว (Transaction)

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Adjustment