Purchase Requisition Overview

Posted2026-02-04

Updated2026-02-04

Byadmin

คู่มือการใช้งาน: ใบขอซื้อ (Purchase Requisition)

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

หน้าจอ ใบขอซื้อ (Purchase Requisition) ใช้สำหรับรวบรวมรายการสินค้าหรือบริการที่ได้รับการยืนยันความต้องการแล้ว เพื่อส่งต่อให้ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการเปรียบเทียบราคา คัดเลือกผู้ขาย และออกใบสั่งซื้อ (PO) ต่อไป

หน้าที่หลักของหน้าจอนี้:

รวบรวมคำขอซื้อจากหน้าจอ User Request (UR) หรือแผนการผลิต (MRP)
ตรวจสอบและยืนยันรายละเอียดผู้ขาย (Supplier), ราคา (Unit Price) และเงื่อนไขการชำระเงิน
จัดกลุ่มรายการเพื่อเตรียมออกใบสั่งซื้อ (Make PO)

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เส้นทางเมนู (Menu Path): Purchase (จัดซื้อ) > Purchase Requisition (ใบขอซื้อ)

สิทธิ์การใช้งาน (User Permissions):

เจ้าหน้าที่จัดซื้อ (Purchaser/Buyer): สามารถสร้าง แก้ไข และจัดการใบขอซื้อที่ได้รับมอบหมายได้
ผู้อนุมัติ (Approver): สามารถพิจารณาพิจารณาอนุมัติ หรือส่งกลับแก้ไขใบขอซื้อตามลำดับขั้น

3. ขั้นตอนการทำงาน (Main Processes)

3.1 การสร้างใบขอซื้อ (Creation)

ใบขอซื้อสามารถเกิดขึ้นได้ 3 รูปแบบ:

การสร้างโดยอัตโนมัติ: จากกระบวนการ Make PR ในหน้าจอ User Request หรือ MRP
การรวมเอกสาร (Merge PR): เลือกใบขอซื้อหลายใบ (ในสถานะ New) ที่หน้ารายการ แล้วกดปุ่ม Merge เพื่อรวมรายการเข้าด้วยกันเป็นใบเดียว
การสร้างใหม่ (Add New): กดปุ่ม Add New (+) เพื่อกรอกข้อมูลเองทั้งหมด

3.2 การจัดการรายละเอียดรายการ (Detail Management)

ส่วนหัวเอกสาร: ระบุวันที่ขอซื้อ (Request Date) แผนก (Division) และผู้จัดซื้อที่รับผิดชอบ (Purchaser)
การระบุผู้ขายและราคา:
- ระบบจะช่วยแสดงรายชื่อผู้ขาย (Supplier) ที่เคยซื้อล่าสุดหรือที่มีการตกลงราคาไว้
- ระบุสกุลเงิน (Currency) และราคาต่อหน่วย (Unit Price) ให้ถูกต้อง
ส่วนลด (Discount): สามารถระบุส่วนลดเป็นเปอร์เซ็นต์หรือจำนวนเงิน ทั้งระดับรายการและระดับท้ายบิล

3.3 การคัดลอกรายการ (Copy to New)

ในกรณีที่มีรายการจำนวนมากและต้องการแยกบางรายการไปสร้างใบขอซื้อใบใหม่:

เลือกรายการที่ต้องการจากตาราง
กดปุ่ม Copy to new
ระบบจะสร้างใบขอซื้อใบใหม่พร้อมรายการที่เลือก และยกเลิกรายการนั้นในใบเดิมอัตโนมัติ

3.4 กระบวนการอนุมัติ (Approval Process)

Send to Approve: ส่งเอกสารให้ผู้อนุมัติตามเงื่อนไขบริษัท
Approve Action: ผู้อนุมัติสามารถกด Approve (อนุมัติ), Revise (ส่งกลับแก้ไข) หรือ Reject (ปฏิเสธ/ยกเลิก)

3.5 การออกใบสั่งซื้อ (Make PO)

เมื่อใบขอซื้อได้รับการอนุมัติ (Status: Approved):

กดปุ่ม Make PO เพื่อแปลงข้อมูลเป็นใบสั่งซื้อ
ระบบจะจัดกลุ่มรายการตามผู้ขายและเงื่อนไขต่างๆ เพื่อสร้างใบ PO ให้อัตโนมัติ

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

graph TD
    N[New] -- บันทึก/ส่งงาน --> D[During]
    D -- ส่งอนุมัติ --> DA[During Approve]
    DA -- อนุมัติ --> AP[Approved]
    DA -- ส่งกลับ --> R[Revised]
    R -- แก้ไข/ส่งอนุมัติ --> DA
    AP -- ออกใบสั่งซื้อ --> I[Issued]
    D -- ยกเลิก --> C[Cancelled]
    DA -- ปฏิเสธ --> C

รายละเอียดของสถานะ:

New (ใหม่): เอกสารที่เพิ่งสร้างหรือเพิ่ง Merge ยังไม่มีการรันเลขที่เอกสารสมบูรณ์
During (ระว่างดำเนินการ): มีการรันเลขที่เอกสารแล้ว กำลังจัดเตรียมข้อมูล
During Approve (ระหว่างอนุมัติ): รอการพิจารณาจากผู้อนุมัติ
Approved (อนุมัติแล้ว): ผ่านการอนุมัติ พร้อมสำหรับการออกใบสั่งซื้อ (Make PO)
Revised (ส่งกลับแก้ไข): ต้องแก้ไขข้อมูลตามคำแนะนำของผู้อนุมัติ
Issued (ออกเอกสารแล้ว): มีการสร้างใบสั่งซื้อ (PO) เรียบร้อยแล้ว
Cancelled (ยกเลิก): เอกสารถูกยกเลิก

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

Running Number: ระบบจะออกเลขที่ใบ PR (เช่น PR2401-0001) เมื่อเอกสารเข้าสู่สถานะ During
Discount Distribution: เมื่อระบุส่วนลดท้ายบิล ระบบจะกระจายส่วนลดไปยังทุกรายการตามสัดส่วนมูลค่า (Pro-rata)
Status Sync: เมื่อสร้าง PO สำเร็จ สถานะของใบ PR จะเปลี่ยนเป็น Issued โดยอัตโนมัติ
Validation Updates: เมื่อเลือกผู้ขาย ระบบจะกรองราคาและสกุลเงินที่เกี่ยวข้องมาให้เลือกทันที

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

Lead Time Warning: หากวันที่ต้องการ (Required Date) เร็วกว่าระยะเวลาการสั่งซื้อปกติ ระบบจะแสดงไอคอนคำเตือน (สีแดง)
Stop Purchase Warning: หากสินค้าบางรายการถูกระงับการซื้อ ระบบจะแสดงไอคอนคำเตือน (สีส้ม) พร้อมแสดงเหตุผล
Duplicate Items: ระบบไม่อนุญาตให้มีรายการที่เหมือนกัน (สินค้า+ผู้ขาย+สกุลเงิน+วันที่ต้องการ) ซ้ำกันในใบเดียวกัน
Editable Lock: เมื่อส่งอนุมัติหรือออก PO ไปแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้อีก

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

Q: ทำไมกดปุ่ม Make PO ไม่ได้? A: ตรวจสอบว่าใบขอซื้อต้องได้รับสถานะ Approved ครบถ้วนแล้วเท่านั้น

Q: ไอคอนรูปสามเหลี่ยมสีแดงในตารางหมายถึงอะไร? A: หมายความว่าวันที่ต้องการสินค้า (Required Date) กระชั้นชิดเกินไป (น้อยกว่า Lead Time) ควรตรวจสอบกับผู้ขายหรือประสานงานฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

Q: สามารถยกเลิกใบ PR ที่ออก PO ไปแล้วได้หรือไม่? A: ไม่ได้ ต้องไปทำการยกเลิกที่ใบสั่งซื้อ (PO) ก่อน สถานะจึงจะกลับมาจัดการต่อได้

Q: ทำไมการรวม (Merge) ใบ PR ถึงล้มเหลว? A: เอกสารที่จะนำมารวมกันต้องอยู่ในสถานะ New เท่านั้น

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.