On Hand Inquiry Overview

Posted2026-02-04

Updated2026-02-10

BySystem

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

ใช้สำหรับตรวจสอบยอดคงคลังปัจจุบัน (On Hand) และยอดที่สามารถใช้งานได้จริง (Available) ของสินค้าในแต่ละคลังสินค้าและตำแหน่งจัดเก็บ (Location)
ใช้สำหรับตรวจสอบรายการเคลื่อนไหว (Transaction) ของสินค้าอย่างละเอียด เพื่อดูประวัติการรับเข้า จ่ายออก และการจองสินค้า (Allocation)

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เมนูหลัก: Inventory -> On Hand Inquiry

3. Main Processes

การค้นหาข้อมูล (Search): ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลสินค้าคงคลังตามเงื่อนไขต่างๆ เช่น งวดบัญชี (Period), รหัสสินค้า (Item), ตำแหน่งจัดเก็บ (Location), และเลขที่ล็อต (Lot No.)
การดูรายละเอียดรายการเคลื่อนไหว (View Transactions): เมื่อคลิกเลือกรายการสินค้าในตาราง ระบบจะแสดงหน้าต่างรายละเอียดรายการเคลื่อนไหว (Transaction Information) เพื่อดูประวัติการทำรายการทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับสินค้านั้นในงวดที่เลือก
การส่งออกข้อมูล (Export): สามารถส่งออกข้อมูลสรุปยอดคงคลังหรือรายการเคลื่อนไหวเป็นไฟล์ Excel ได้

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

หน้าจอนี้เป็นหน้าจอสำหรับสอบถามข้อมูล (Inquiry) จึงไม่มีการเปลี่ยนสถานะของเอกสารโดยตรง แต่จะแสดงสถานะของล็อตสินค้า (Lot Status) เพื่อให้ทราบเงื่อนไขการใช้งานของสินค้านั้นๆ

รายการสถานะล็อตสินค้า (Lot Status):

Available (ใช้งานได้): สินค้าอยู่ในสถานะปกติ สามารถนำไปใช้งานหรือขายได้
Hold (ระงับการใช้): สินค้าถูกระงับการใช้งานชั่วคราว เช่น รอการตรวจสอบคุณภาพ (QC)
Rejected (เสีย/ไม่ได้มาตรฐาน): สินค้าไม่ได้มาตรฐาน ไม่สามารถนำไปใช้งานปกติได้
Expired (หมดอายุ): สินค้าหมดอายุตามวันที่ระบุไว้

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

การคำนวณยอดคงเหลือ (Balance Calculation): ระบบจะคำนวณยอดคงคลัง (On Hand Qty) และยอดที่ใช้ได้ (Available Qty) ให้อัตโนมัติ โดยพิจารณาจากรายการรับเข้า จ่ายออก และการจองสินค้า (Allocation)
การแสดงข้อมูลข้ามงวด (Next Period Data): ในหน้ารายละเอียดรายการเคลื่อนไหว ระบบจะแสดงข้อมูลของงวดถัดไป (Next Period) ให้อัตโนมัติหากมีการทำรายการล่วงหน้า เพื่อให้ผู้ใช้เห็นภาพรวมของสินค้าที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

การตรวจสอบข้อมูล (Data Validations)
- การค้นหาข้อมูลจะอ้างอิงตามงวดบัญชี (Period) ที่เลือกเป็นหลัก
- ยอด Available Qty คำนวณจาก ยอดคงคลัง (On Hand) + รายการรับเข้าล่วงหน้า - รายการจอง (Allocate) ปัจจุบัน - รายการจองล่วงหน้า
ข้อจำกัดอื่นๆ (Other Restrictions)
- ข้อมูลในหน้าจอนี้เป็นข้อมูลสำหรับอ่านเท่านั้น (Read-only) ไม่สามารถแก้ไขยอดได้โดยตรง หากต้องการปรับปรุงยอดต้องไปที่หน้าจอ Adjustment หรือ Stock Taking

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

ทำไมยอด On Hand Qty กับ Available Qty ถึงไม่เท่ากัน?
- สาเหตุ: มีการจองสินค้า (Allocation) ไว้สำหรับใบสั่งขาย (Sales Order) หรือใบเบิกสินค้าที่ยังไม่ได้ตัดจ่ายจริง
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบรายละเอียดในหน้า Transaction Information ในคอลัมน์ Allocate Qty
ค้นหาสินค้าไม่เจอ ทั้งที่มีของอยู่ในคลัง?
- สาเหตุ: อาจเป็นเพราะสินค้ามียอดเป็น 0 หรือเลือกงวดบัญชีไม่ถูกต้อง
- วิธีแก้ไข: ติ๊กเลือก “Including On Hand Qty = 0” ในส่วน Advance Search และตรวจสอบงวดบัญชีที่เลือก
ทำไมสินค้าบางล็อตถึงแสดงเป็นตัวแดงหรือแจ้งเตือน Safety Stock?
- สาเหตุ: ยอดคงคลังปัจจุบันต่ำกว่าระดับสำรองพึงมี (Safety Stock) ที่ตั้งไว้ใน Master Item
- วิธีแก้ไข: วางแผนการสั่งซื้อหรือสั่งผลิตเพิ่มเติมเพื่อเติมสินค้าให้เพียงพอ
ข้อมูลรายการเคลื่อนไหวแสดงไม่ครบ?
- สาเหตุ: ระบบอาจกรองเฉพาะรายการที่มีการเคลื่อนไหวจริงในงวดนั้น
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบช่วงวันที่ในหน้า Transaction Information ว่าครอบคลุมรายการที่ต้องการดูหรือไม่
ต้องการดูเฉพาะสินค้าที่ต้องเติมของ (Below Safety Stock) ทำอย่างไร?
- สาเหตุ: ผู้ใช้ต้องการทราบรายการสินค้าที่ขาดแคลน
- วิธีแก้ไข: ในส่วน Advance Search ให้ติ๊กเลือก “Show only On Hand < Safety Stock” แล้วกด Search

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Onhand Inquiry