Customer Return Overview

Posted2026-02-04

Updated2026-02-04

BySystem

1. วัตถุประสงค์ (Objective)

ใช้สำหรับสร้างเอกสารรับคืนสินค้าจากลูกค้า เพื่อออกใบลดหนี้ (Credit Note) หรือใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) โดยสามารถอ้างอิงข้อมูลจากใบกำกับภาษี (Invoice) ที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว หรือสร้างรายการขึ้นใหม่เอง (Manual) เพื่อปรับปรุงยอดเงินและสต็อกสินค้าให้ถูกต้อง

2. วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)

เข้าผ่านเมนู: Shipment -> Customer Return

3. Main Processes

การสร้างเอกสาร (Create)

ผู้ใช้สามารถสร้างเอกสารได้ 2 รูปแบบ:

สร้างโดยอ้างอิง Invoice: ระบบจะแสดงรายการใบกำกับภาษีที่สถานะ Completed มาให้เลือก เมื่อเลือกแล้วระบบจะดึงข้อมูลลูกค้า รายการสินค้า และราคามาแสดงให้อัตโนมัติ
สร้างแบบ Manual: สำหรับกรณีที่ไม่ได้อ้างอิง Invoice เดิม ผู้ใช้ต้องระบุข้อมูลลูกค้าและเลือกรายการสินค้าเอง

การแก้ไขข้อมูล (Update)

สามารถแก้ไขข้อมูลได้ในสถานะ During
ข้อมูลที่แก้ไขได้ ได้แก่ วันที่คืนสินค้า (Return Date), เหตุผลการคืน (Return Reason), คลังสินค้าที่รับคืน (Location), รายละเอียดสินค้า และจำนวน/ราคาที่ต้องการปรับปรุง

การยกเลิกเอกสาร (Cancel)

สามารถยกเลิกเอกสารได้ทั้งในสถานะ During และ Completed
การยกเลิกเอกสารที่ Completed แล้ว จะทำได้ต่อเมื่อวันที่ในเอกสารยังอยู่ในงวดบัญชีสต็อกที่เปิดอยู่เท่านั้น
เมื่อยกเลิกแล้ว ระบบจะทำการคืนสต็อกสินค้ากลับสู่สภาพเดิม (หากมีการรับคืนเข้าสต็อกไปก่อนหน้า)

การยืนยันเอกสาร (Confirm)

ใช้สำหรับยืนยันความถูกต้องของรายการเพื่อเปลี่ยนสถานะเป็น Completed
เมื่อยืนยันแล้ว ระบบจะทำการบันทึกสต็อกสินค้า (หากระบุว่ามีการคืนสินค้า) และส่งข้อมูลไปยังระบบบัญชีเพื่อออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้อย่างเป็นทางการ

การพิมพ์เอกสาร (Print)

สามารถพิมพ์ใบลดหนี้ (Credit Note) หรือใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) ในรูปแบบ PDF ได้จากปุ่ม Print

4. สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

DuringCompletedCancelled

During (ระหว่างดำเนินการ):
- สิ่งที่ทำได้: แก้ไขข้อมูลทั่วไป, เพิ่ม/ลบรายการสินค้า, ระบุล็อตสินค้า, บันทึกร่างเอกสาร, ยกเลิกเอกสาร และยืนยันเอกสาร (Confirm)
- สิ่งที่ทำไม่ได้: พิมพ์เอกสารที่เป็นทางการ (จนกว่าจะ Confirm)
- การเปลี่ยนสถานะ: กดปุ่ม Confirm เพื่อเปลี่ยนเป็นสถานะ Completed หรือกดปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิกเอกสาร
Completed (เสร็จสมบูรณ์):
- สิ่งที่ทำได้: พิมพ์เอกสาร (Print), ดูข้อมูล และยกเลิกเอกสาร (Cancel)
- สิ่งที่ทำไม่ได้: แก้ไขข้อมูลในเอกสาร
- การเปลี่ยนสถานะ: กดปุ่ม Cancel เพื่อเปลี่ยนเป็นสถานะ Cancelled (หากงวดบัญชียังเปิดอยู่)
Cancelled (ยกเลิก):
- สิ่งที่ทำได้: พิมพ์เอกสาร และดูข้อมูล
- สิ่งที่ทำไม่ได้: แก้ไขข้อมูล หรือเปลี่ยนสถานะกลับไปเป็นสถานะอื่น
- การเปลี่ยนสถานะ: ไม่สามารถเปลี่ยนสถานะได้อีก

5. กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)

การดึงข้อมูลลูกค้า: เมื่อเลือก Invoice หรือเลือกชื่อลูกค้า ระบบจะดึงที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และเงื่อนไขการชำระเงินมาแสดงให้อัตโนมัติ
การคำนวณอัตราแลกเปลี่ยน: หากเลือกสกุลเงินต่างประเทศ ระบบจะดึงอัตราแลกเปลี่ยนตามวันที่ระบุมาให้ (หากมีการบันทึกไว้ในระบบ)
การคำนวณวันครบกำหนด (Due Date): ระบบคำนวณวันครบกำหนดชำระเงินให้อัตโนมัติจากวันที่เอกสารและเงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Term)
การคำนวณภาษีและยอดสุทธิ: ระบบคำนวณยอดรวม ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และยอดเงินสุทธิให้อัตโนมัติเมื่อมีการแก้ไขจำนวนหรือราคา
การจัดสรรล็อตสินค้า (Auto Pick Lot): กรณีรับคืนสินค้าเข้าสต็อก ระบบจะพยายามจัดสรรล็อตสินค้าให้อัตโนมัติโดยอ้างอิงจากล็อตที่เคยส่งออกไปใน Invoice นั้น

6. กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)

การตรวจสอบข้อมูล (Data Validations)

ใบลดหนี้ (Credit Note): จำนวนสินค้าที่รับคืนต้องไม่เกินจำนวนที่เคยเปิด Invoice ไว้ และยอดเงินที่ลดต้องไม่เกินยอดเงินเดิมใน Invoice
ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note): หากเป็นการปรับปรุงราคาโดยไม่คืนสินค้า (Return Product = No) ระบบจะจำกัดจำนวนสินค้าไว้ที่ 1 รายการต่อบรรทัด
อัตราแลกเปลี่ยน: หากใช้สกุลเงินต่างประเทศ ต้องระบุอัตราแลกเปลี่ยนให้ถูกต้องก่อนทำการยืนยัน (Confirm)
ล็อตสินค้า: หากระบุว่ามีการคืนสินค้าเข้าสต็อก (Return Product = Yes) ยอดรวมจำนวนในแต่ละล็อตต้องเท่ากับจำนวนที่ระบุในรายการสินค้า

ข้อจำกัดตามสถานะ (Status-based Restrictions)

เอกสารที่สถานะ Completed หรือ Cancelled จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
การยกเลิกเอกสารที่ Completed จะถูกบล็อกหากงวดบัญชีสต็อกของวันที่นั้นถูกปิดไปแล้ว

ข้อจำกัดอื่นๆ (Other Restrictions)

ไม่สามารถเพิ่มรายการสินค้าแบบ Manual เข้าไปในเอกสารที่สร้างจากการอ้างอิง Invoice ได้ (ต้องเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง)
การรับคืนสินค้าจะทำได้เฉพาะคลังสินค้าที่อนุญาตให้รับคืนเท่านั้น

7. คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)

คำถาม: ทำไมไม่สามารถเลือก Invoice บางใบมาทำรายการรับคืนได้?
- สาเหตุ: Invoice นั้นอาจจะยังไม่อยู่ในสถานะ Completed หรืออาจจะถูกนำไปทำรายการรับคืนจนครบจำนวนแล้ว
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบสถานะของ Invoice และตรวจสอบว่ามีการสร้าง Customer Return อ้างอิง Invoice นั้นไปแล้วหรือไม่
คำถาม: ยืนยัน (Confirm) เอกสารไม่ได้ ระบบแจ้งว่า “Qty not match”?
- สาเหตุ: จำนวนสินค้าที่ระบุในหน้าจอหลัก ไม่ตรงกับจำนวนรวมของสินค้าในแต่ละล็อต (Lot Information)
- วิธีแก้ไข: กดปุ่มดูรายละเอียดล็อต (View Lots) และตรวจสอบว่าได้ระบุจำนวนคืนในแต่ละล็อตให้ครบถ้วนตามจำนวนที่ต้องการรับคืน
คำถาม: ใบลดหนี้ (Credit Note) กับ ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) มีผลกับสต็อกอย่างไร?
- คำตอบ: หากเลือก “Return Product” เป็น Yes:
  - Credit Note: ระบบจะรับสินค้าคืนเข้าสต็อก (Stock In)
  - Debit Note: ระบบจะตัดสินค้าออก (Stock Out) เช่น กรณีส่งสินค้าสลับหรือต้องการปรับปรุงสต็อกออก
คำถาม: ทำไมปุ่ม Cancel ถึงกดไม่ได้ในเอกสารที่ Completed แล้ว?
- สาเหตุ: วันที่ของเอกสารนั้นอยู่ในงวดบัญชีที่ปิดไปแล้ว (Closed Period)
- วิธีแก้ไข: ตรวจสอบงวดบัญชีสต็อก หากจำเป็นต้องยกเลิกจริงๆ ต้องให้ผู้มีอำนาจเปิดงวดบัญชีนั้นก่อน
คำถาม: สามารถแก้ไขราคาต่อหน่วย (Unit Price) ในขณะที่ทำใบลดหนี้ได้หรือไม่?
- คำตอบ: ได้ โดยระบบจะคำนวณส่วนต่าง (Difference Amount) ระหว่างราคาเดิมกับราคาใหม่ให้ เพื่อนำไปออกใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้ตามยอดส่วนต่างนั้น

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Shipment

Shipment Report