Issue Invoice Overview

Posted2026-02-04

Updated2026-02-04

BySystem

วัตถุประสงค์ (Objective)
- ใช้สำหรับสร้างใบกำกับภาษี (Sales Invoice) จากใบส่งสินค้า (Delivery Order) ที่มีการยืนยันการส่งสินค้าแล้ว
- ช่วยลดความซ้ำซ้อนในการคีย์ข้อมูล โดยระบบจะดึงข้อมูลจากใบส่งสินค้ามาสร้างเป็นร่างใบกำกับภาษีให้โดยอัตโนมัติ
- รองรับการรวมใบส่งสินค้าหลายใบเพื่อออกใบกำกับภาษีใบเดียว (ภายใต้เงื่อนไขที่กำหนด)
วิธีการเข้าใช้งาน (How to Access)
- เมนูหลัก: Shipment -> Issue Invoice
Main Processes
- ค้นหาข้อมูล (Search): ค้นหาใบส่งสินค้าที่พร้อมออกใบกำกับภาษี โดยสามารถระบุเงื่อนไข เช่น วันที่ใบส่งสินค้า (D/O Date), เลขที่ใบส่งสินค้า (D/O No.), ลูกค้า (Customer) เป็นต้น
- สร้างใบกำกับภาษี (Create Invoice): เลือกรายการใบส่งสินค้าที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม “Create” เพื่อเข้าสู่หน้าจอการจัดทำใบกำกับภาษี
- ตรวจสอบและแก้ไขข้อมูล (Edit Information): ในหน้าจอ Invoice Information ผู้ใช้สามารถตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลต่างๆ เช่น วันที่ใบกำกับภาษี (Invoice Date), เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Term), ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และรายละเอียดสินค้า
- บันทึกร่าง (Save): บันทึกข้อมูลใบกำกับภาษีไว้เป็นสถานะ Draft เพื่อกลับมาแก้ไขภายหลัง
- ยืนยันใบกำกับภาษี (Confirm): เมื่อตรวจสอบข้อมูลถูกต้องครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม “Confirm” เพื่อยืนยันการออกใบกำกับภาษี ระบบจะรันเลขที่ใบกำกับภาษีให้ตามรูปแบบที่กำหนด
- พิมพ์เอกสาร (Print): พิมพ์ใบกำกับภาษีในรูปแบบ PDF
- ยกเลิก (Cancel): ยกเลิกใบกำกับภาษีหรือรายการสินค้าบางรายการในใบกำกับภาษี
สถานะและการเปลี่ยนแปลงสถานะ (Status Flow)

CreateSaveConfirmCancelCancelReady to IssueDraft / DuringCompletedCancelled

Ready to Issue (พร้อมออกใบกำกับภาษี):
- รายการใบส่งสินค้าที่ยืนยันแล้ว (Confirmed) และยังไม่ได้ออกใบกำกับภาษีครบตามจำนวน
- ผู้ใช้สามารถเลือกรายการเพื่อสร้างใบกำกับภาษีได้
Draft / During (ร่าง):
- ใบกำกับภาษีที่สร้างขึ้นใหม่หรือบันทึกไว้แต่ยังไม่ได้ยืนยัน
- ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูล เพิ่ม/ลบรายการสินค้า (กรณี Manual) และแนบไฟล์ได้
- สามารถกด Confirm เพื่อเปลี่ยนสถานะเป็น Completed หรือกด Cancel เพื่อยกเลิก
Completed (เสร็จสมบูรณ์):
- ใบกำกับภาษีที่ยืนยันแล้ว ระบบจะรันเลขที่เอกสารให้
- ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลส่วนใหญ่ได้ (Read-only)
- สามารถพิมพ์เอกสารได้
- สามารถยกเลิก (Cancel) ได้หากอยู่ในงวดบัญชีที่เปิดอยู่
Cancelled (ยกเลิก):
- ใบกำกับภาษีที่ถูกยกเลิกแล้ว ไม่สามารถนำกลับมาใช้งานได้อีก

กระบวนการอัตโนมัติ (Automatic Processes)
- การดึงข้อมูล: เมื่อเลือกใบส่งสินค้า ระบบจะดึงข้อมูลลูกค้า, ที่อยู่, รายการสินค้า, ราคาต่อหน่วย, และส่วนลดจากใบส่งสินค้ามาให้โดยอัตโนมัติ
- การคำนวณภาษีและยอดสุทธิ: ระบบคำนวณยอดรวม (Total Amount), ส่วนลด (Discount), ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และยอดเงินสุทธิ (Net Amount) ให้อัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- การคำนวณวันครบกำหนด (Due Date): ระบบคำนวณวันครบกำหนดชำระเงินให้อัตโนมัติโดยอ้างอิงจากเงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Term) และวันที่อ้างอิง (เช่น วันที่ใบกำกับภาษี หรือ วันที่ส่งสินค้า)
- การรันเลขที่เอกสาร: ระบบจะรันเลขที่ใบกำกับภาษีให้โดยอัตโนมัติเมื่อกดปุ่ม “Confirm”
กฎเกณฑ์และข้อจำกัด (Business Rules & Validations)
- การตรวจสอบข้อมูล (Data Validations)
  - ต้องระบุวันที่ใบกำกับภาษี (Invoice Date), เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Term), และภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
  - กรณีเป็นเงินตราต่างประเทศ ต้องระบุอัตราแลกเปลี่ยน (Exchange Rate) ก่อนยืนยัน
  - รายการสินค้าต้องมีอย่างน้อย 1 รายการ
- ข้อจำกัดตามสถานะ (Status-based Restrictions)
  - ใบส่งสินค้าที่จะนำมาออกใบกำกับภาษีได้ ต้องมีสถานะยืนยัน (Confirmed) และมียอดค้างส่ง (Outstanding Qty) มากกว่า 0
  - ใบกำกับภาษีสถานะ Completed ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
- เงื่อนไขการรวมใบส่งสินค้า (Grouping Rules)
  - การรวมใบส่งสินค้าหลายใบมาออกใบกำกับภาษีใบเดียว จะทำได้ต่อเมื่อข้อมูลต่อไปนี้ตรงกัน:
    - ลูกค้า (Bill To)
    - ประเภทสินค้า (Item Condition)
    - สกุลเงิน (Currency)
    - ข้อมูลอื่นๆ ตามที่ตั้งค่าไว้ในระบบ (เช่น ที่อยู่สาขา, เงื่อนไขการส่งมอบ, BOI เป็นต้น)
- ข้อจำกัดอื่นๆ (Other Restrictions)
  - การยกเลิกใบกำกับภาษีสถานะ Completed จะทำได้เฉพาะในงวดบัญชีที่ยังเปิดอยู่เท่านั้น
คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา (FAQ & Troubleshooting)
- ใบส่งสินค้าสามารถแยกออกใบกำกับภาษีได้ไหม?
  - คำตอบ: ได้ โดยผู้ใช้สามารถแก้ไขจำนวนเงินหรือจำนวนสินค้าในหน้าจอ Invoice Information ก่อนทำการบันทึกหรือยืนยัน
- สามารถรวมใบส่งสินค้าหลายๆ ใบ มาออกใบกำกับภาษีใบเดียวได้ไหม?
  - คำตอบ: ได้ หากใบส่งสินค้าเหล่านั้นมีข้อมูลลูกค้า, สกุลเงิน และเงื่อนไขอื่นๆ ตรงกันตามกฎการรวมกลุ่มของระบบ
- ทำไมถึงหาใบส่งสินค้าไม่เจอในหน้า Issue Invoice?
  - สาเหตุ: ใบส่งสินค้าอาจจะยังไม่ได้กด Confirm หรือถูกนำไปออกใบกำกับภาษีจนครบจำนวนแล้ว
  - แนวทางแก้ไข: ตรวจสอบสถานะของใบส่งสินค้าในหน้าจอ Delivery Order
- ต้องการแก้ไขข้อมูลหลังจากกด Confirm ไปแล้วต้องทำอย่างไร?
  - สาเหตุ: ระบบไม่อนุญาตให้แก้ไขข้อมูลในสถานะ Completed
  - แนวทางแก้ไข: ต้องทำการยกเลิก (Cancel) ใบกำกับภาษีใบเดิม แล้วจึงสร้างใบกำกับภาษีใหม่จากใบส่งสินค้าอีกครั้ง
- ทำไมปุ่ม Confirm ถึงกดไม่ได้?
  - สาเหตุ: ข้อมูลที่จำเป็นยังระบุไม่ครบถ้วน เช่น ยังไม่ได้ระบุอัตราแลกเปลี่ยนสำหรับสกุลเงินต่างประเทศ หรือสถานะของเอกสารไม่ถูกต้อง
  - แนวทางแก้ไข: ตรวจสอบการกรอกข้อมูลในช่องที่มีเครื่องหมายดอกจันสีแดง (*) ให้ครบถ้วน

Category	Description
Company	Used to set up customer company information, including company name, address, tax ID, and other relevant business details.
Division	Used to define different divisions within the company, such as Sales, Production, and Finance, to structure the organization and manage access control.
Position	Used to manage employee job positions within the organization, such as Manager, Supervisor, and Staff, which may affect document approval workflows.
Cost Center	Used to define cost centers to allocate expenses by department, project, or function, ensuring accurate budgeting and cost analysis.
Responsible	Used to assign responsible personnel for specific processes or modules, such as accounting, purchasing, or production. It may be linked to approval workflows.
Working Calendar	Used to set up the company’s working schedule, including working days, working hours, shifts, and holidays.
Non-Working	Used to specify non-working days, such as public holidays, company holidays, or special leave days, ensuring accurate workday calculations.
Currency	Used to set up currencies used in the system, such as THB (Baht), USD (US Dollar), and EUR (Euro), along with related exchange rates.
Exchange Rate	Used to import or update exchange rates from sources like the Bank of Thailand (BOT) through Excel file import or API integration.
TAX	Used to configure tax-related settings, such as withholding tax rates, tax rules, and compliance with business tax regulations.
VAT	Used to define VAT (Value Added Tax) calculations, including VAT rates (e.g., 7%), VAT exemptions, and tax breakdowns.
BOI	Used to set up tax and investment privileges from the Board of Investment (BOI), including corporate tax exemptions and import duty reductions.
Additional Charge	Used to define additional charges such as shipping fees, insurance costs, bank fees, or any extra costs associated with orders.
Item Condition	Used to classify item conditions, such as new, used, defective, or repackaged items, which may affect pricing or quality control.
Item Type	Used to categorize items into groups such as raw materials, finished goods, semi-finished goods, or service items.
Location Type	Used to define types of storage locations, such as the main warehouse, secondary warehouse, receiving area, or distribution center.
Order Type	Used to define different types of orders, such as Job Order (work orders), Purchase Order (orders from suppliers), Remark (orders with special conditions or notes), and Delivery Order (orders for product delivery). Not Sure!!
Running No.	Used to configure automatic document numbering, such as invoice numbers, purchase order numbers, and tax invoice numbers, based on predefined formats.
Running Lot No.	Used to generate lot numbers for products, enabling efficient tracking of items through production and inventory management.
Approve Route	Used to configure document approval workflows, such as purchase order approvals, quotation approvals, and other approval processes.
Mail	Used to configure email notifications for system alert users, such as order confirmations, approval status updates, or inventory alerts.
Screen Label	Used to define labels for system screens, such as renaming buttons, field names, or customizing language settings.
Class List	Used to classify data types such as product categories, customer types, supplier categories, or cost groups for better data organization.
System Config	Used to configure system settings such as date formats, currency units, security policies, and general system behavior. Not Sure!!
Password Policy	Used to manage password policies, including minimum length, complexity requirements and security compliance.
User Group	Used to define user roles, such as Admin, General User, Accounting, or Sales, with different access rights to system modules. It also allows managing permissions for viewing, adding, editing, deleting, printing, and performing special actions on specific screens within the system.
User	Used to manage user accounts, including creating new users, assigning roles, resetting passwords, and disabling inactive accounts.

Shipment

Shipment Report

Issue Invoice Overview

Settings detail:

Information details